Городской архив Саранска – это центральный архивный центр Республики Мордовия, расположенный в столице региона. Он обслуживает как органы государственной власти, так и население, предоставляя доступ к уникальным документам, отражающим историю города, области и всей республики.

Исторический фон

Становление архивной службы в Саранске началось в советский период, однако официальное оформление деятельности архива было закреплено в распоряжении Администрации городского округа Саранск от 6 марта 2018 года № 26‑р, в котором утверждены:

• Положение об Архивной службе Администрации городского округа Саранск;
• Должностные инструкции начальника и главного специалиста Архивной службы.

Эти нормативные акты определяют правовой статус архива, его задачи и порядок взаимодействия с другими государственными учреждениями.

Организационная структура

Архивная служба входит в состав Государственного казенного архивного учреждения (ГКАУ) «Центральный государственный архив Республики Мордовия». Ключевые подразделения:

1. Отдел управления архивными фондами;
2. Отдел научно‑справочного обеспечения;
3. Отдел цифровых технологий и оцифрования;
4. Отдел обслуживания пользователей (приём заявок, выдача копий, консультации).

Адрес и контактные данные

Главный офис архива находится по адресу:

Телефон: +7 (8342) -8‑56‑40

Электронная почта: info@cga-mordovia.ru

Основные функции и задачи

Согласно Положению об Архивной службе, архив выполняет следующие функции:

• Сохранение и охрана государственных и муниципальных документов, а также частных архивных фондов, представляющих историческую ценность.
• Оцифрование и создание электронных копий документов для обеспечения их долгосрочного доступа и защиты от физического износа.
• Обеспечение доступа к архивным материалам для исследователей, историков, журналистов и всех заинтересованных граждан.
• Консультационная деятельность по вопросам использования архивных источников, составления запросов и оформления копий.
• Взаимодействие с другими архивными учреждениями России и за её пределами, участие в научных конференциях и выставках.

Фонд архива

Фонд Центрального государственного архива Республики Мордовия (ЦГА РМ) насчитывает более 30 миллионов единиц хранения. Среди них:

• Документы XIX–XX веков, связанные с образованием и развитием Саранска;
• Материалы о Великой Отечественной войне, в т.ч. личные дела жителей города;
• Кадастровые и земельные реестры, отражающие изменения градостроительной структуры;
• Фотографии, карты, газеты и журналы, издававшиеся в регионе;
• Личные архивы известных мордовских деятелей культуры и науки.

Оцифрование и онлайн‑доступ

В последние годы архив активно внедряет цифровые технологии. На портале НашиПредки.Центральный государственный архив Республики Мордовия доступны:

• Оцифрованные описи фондов;
• Электронные копии наиболее востребованных документов;
• Поисковый сервис по ключевым словам, датам и тематикам.

Эти ресурсы позволяют исследователям работать с материалами удалённо, не посещая архив лично.

Как воспользоваться услугами архива

Для получения доступа к документам необходимо выполнить несколько простых шагов:

1. Подать запрос через форму на официальном сайте или лично в приёмной архива.
2. Указать точные реквизиты интересующего документа (фонд, дело, лист, год).
3. Оплатить услуги копирования (если требуется) согласно тарифам, опубликованным на сайте.
4. Получить копию в электронном виде (PDF) или в бумажном виде в назначенный день.

Для студентов и научных сотрудников предусмотрены льготные тарифы.

Образовательные и культурные проекты

Архив активно участвует в жизни города, организуя:

• Выставки исторических фотографий и документов;
• Лекции и семинары для школ и вузов;
• Конкурсы «Лучший исследовательский проект» среди школьников;
• Сотрудничество с музеями и культурными центрами Саранска.

Перспективы развития

В планах архивной службы на ближайшие годы:

• Завершить оцифрование 80 % фондов до 2028 года;
• Создать мобильное приложение для быстрого поиска и заказа копий;
• Расширить международное сотрудничество с архивными учреждениями Европы и Азии;
• Внедрить системы искусственного интеллекта для автоматической классификации и распознавания текста.

Городской архив Саранска – это не просто хранилище бумаг, а живой источник знаний о прошлом и настоящем Мордовии. Благодаря законодательно закреплённым функциям, современным технологиям оцифрования и открытой работе с общественностью, архив обеспечивает доступ к уникальному историческому наследию, способствуя развитию науки, культуры и гражданского самосознания.

Для получения более подробной информации посетите официальный сайт Центрального государственного архива Республики Мордовия или свяжитесь с приёмной по указанным выше контактам.