Государственная архивная служба Республики Беларусь — это централизованная система органов управления архивным делом и государственных архивов, обеспечивающая сохранность и использование документов, составляющих Национальный архивный фонд (НАФ). Деятельность архивов строго регламентируется законодательством, главной задачей которого является гарантирование прав граждан и организаций на доступ к архивной информации.

Основной правовой фундамент

Нормативная база архивного дела в РБ имеет иерархическую структуру:

1. Конституция Республики Беларусь (ст. 22, 34), гарантирует право на доступ к сведениям о себе и охрану личных данных.
2. Закон Республики Беларусь от 17 июля 2007 г. № 273-З «Об Национальном архивном фонде и архивном деле» — базовый закон, определяющий принципы формирования, хранения, учета и использования документов НАФ.
3. Указ Президента РБ от 28 апреля 2006 г. № 241 «Об архивном деле в Республике Беларусь», определяет структуру государственной архивной службы и полномочия Управления по архивному делу и делопроизводству Министерства юстиции.
4. Постановление Министерства юстиции РБ от 12 июля 2017 г; № 138 «О внесении изменений в Правила работы государственных архивов» — актуализировало порядок работы читальных залов, оформления запросов и предоставления копий документов (упомянутое в источнике изменение вступило в силу 26 августа 2017 г.).
5. Типовое положение о государственном архиве (утв. Минюстом) — регламентирует структуру, задачи и функции конкретного архива.
6. Правила пользования документами Национального архивного фонда в читальных залах государственных архивов — локальный нормативный акт, обязательный для всех посетителей.

Система государственных архивов РБ

Государственные архивы формируют единую сеть, подчиненную Управлению по архивному делу и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь. По территориальному и отраслевому признакам выделяются:

• Национальный исторический архив Беларуси (НИАБ) — документы до 1917 г. (фонды губернийских учреждений, дворянских родов, духовных ведомств).
• Национальный архив Республики Беларусь (НАРБ) — документы советского периода (1917–1991 гг.), партийных и советских органов, общественных организаций.
• Областные государственные архивы (Брестский, Витебский, Гомельский, Гродненский, Минский, Могилевский) — документы областного подчинения, заградофисные фонды.
• Минский городской государственный архив.
• Специализированные архивы:
  • Государственный архив научно-технической документации (ГАНТД) — техническая документация предприятий.
  • Государственный архив кинофотодокументов (ГАКФД) — аудиовизуальные фонды.
  • Государственный архив современной документации (ГАСД) — документы независимого периода (с 1991 г.), фонды Президента, Парламента, Правительства.
  • Архив Министерства иностранных дел (дипломатический архив).
  • Архив КГБ (по вопросам доступа — специальный режим).

Режим доступа к документам: ключевые принципы

Согласно ст. 22 Закона «Об НАФ и архивном деле», доступ к документам НАФ является свободным и безвозмездным (за исключением изготовления копий), но с учетом ограничений, установленных законодательством.

Категории ограничений доступа:

1. Государственная тайна (срок секретности до 30 лет, при необходимости продлевается).
2. Персональные данные (срок ограничения доступа — 75 лет со дня создания документа или до подтверждения смерти субъекта ПД).
3. Коммерческая, банковская, нотариальная и иные охраняемые законом тайны.
4. Сроки ограниченного доступа по решению собственника фонда (не более 30 лет для документов организаций).

Важно: После истечения сроков ограничения документы переводятся в разряд свободного доступа по решению органа, сформировавшего фонд, или архива-хранителя.

Порядок работы в читальном зале (с учетом изменений Постановления Минюста № 138 от )

Регистрация читателя

Для допуска к работе в читальном зале необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность (паспорт, удостоверение личности гражданина РБ, паспорт иностранного гражданина). Оформляется читательский билет (бумажный или электронный). Иностранным гражданам может потребоваться нотариально заверенный перевод паспорта.

Заказ документов

• Заказ производится через автоматизированную информационную систему (АИС) архива (терминалы в зале, портал archives.gov.by или сайт конкретного архива).
• Максимальное количество единиц хранения (ЕХ), выдаваемых за один раз: обычно 5–10 дел (зависит от правил конкретного архива).
• Срок выдачи: от 30 минут до 1–3 рабочих дней (если фонд хранится в удаленном депо или требует предварительной подготовки/разсекречивания);
• Срок хранения заказанных дел на счете читателя — до 15 календарных дней с возможностью продления.

Правила обращения с документами

• Работа только чистыми сухими руками (перчатки выдаются архивом для работы с ценными/поврежденными документами, фото/кино/аудиофондами).
• Запрещено: делать пометки, гнуть листы, класть предметы на документы, пользоваться фломастерами/ручками (только карандаш), фотографировать без разрешения (см. ниже).
• Строго соблюдать порядок листов в деле. При обнаружении нарушения нумерации или повреждений — немедленно сообщить дежурному архивариусу.

Создание копий документов

Дистанционное обращение и электронные сервисы

Современные правила работы архивов РБ активно внедряют цифровые технологии:

• Единый портал государственных архивов: archives.gov.by — поиск по описям (фондам), заказ справок, оплата услуг через ЕРИП.
• Информационная система «Национальный архивный фонд» (ИС НАФ): доступ к электронным копиям документов (цифровым копиям метрических книг, ревизских сказок, наградных листов и др.).
• Электронный заказ справок: гражданам не обязательно приезжать в архив. Можно заказать архивную справку (о зарплате, стаже, месте жительства, репрессиях и т.д.) через портал или по почте. Справка направляется почтой или в электронном виде (с ЭЦП).
• Виртуальные читальные залы: некоторые архивы (НИАБ, НАРБ) предоставляют удаленный доступ к оцифрованным фондам по соглашению (VPN/терминалы в партнерских организациях).

Специфика популярных запросов

Генеалогические исследования (метрические книги, ревизские сказки, confesionalные ведомости)

• Основные фонды: НИАБ (ф. 391, 423, 683 и др.), областные архивы.
• Метрические книги до 1917 г., в свободном доступе (оцифрованы в ИС НАФ).
• Метрические книги 1917–1940 гг., часто содержат персональные данные (доступ по правилам 75 лет).
• Ревизские сказки (XVIII–XIX вв.) — полностью оцифрованы и доступны онлайн.

Подтверждение трудового стажа и зарплаты (пенсионные справки)

• Документы предприятий, ликвидированных до 2000-х гг., хранятся в ГАНТД (Минск) или областных архивах.
• Личные карточки учетка (ф. 374-п, ф. Р-374 и др.) — основной источник.
• Заказ справки возможен дистанционно через ЕРИП/портал архивов.

Реабилитированные лица и жертвы политических репрессий

• Дела следствия (КГБ, НКВД) хранятся в Архиве КГБ РБ и НАРБ.
• Доступ к делам реабилитированных: близким родственникам — по предъявлении документов, подтверждающих родство, и справки о реабилитации. Остальным — по истечении 75 лет или с разрешения прокуратуры/КГБ.

Платные услуги и тарификация

Согласно Постановлению Совета Министров РБ № 1024 (с изм.) и локальным актам архивов, платными являются:

• Изготовление копий документов (цифровых, ксерокопий, микрокопий).
• Выдача архивных справок (кроме случаев, предусмотренных законом — например, для судов, прокуратуры, органов внутренних дел, ветеранов войны).
• Научно-справочная работа по теме (подбор литературы, составление тематических обзоров).
• Консультационные услуги (устные/письменные разъяснения по фондам).
• Оцифровка документов по индивидуальному заказу.

Тарифы утверждаются руководителем архива и размещаются на информационных стендах в читальных залах и на официальных сайтах.

Ответственность за нарушение правил

Нарушение Правил работы в читальном зале (повреждение документов, хищение, несанкционированное копирование секретных данных) влечет за собой:

• Предупреждение или отстранение от работы в читальном зале (на срок до 1 года).
• Возмещение ущерба (стоимость восстановления документа, экспертизы).
• Административную ответственность (КоАП РБ ст. 22.18 — порча или уничтожение документов НАФ).
• Уголовную ответственность (УК РБ ст. 293 — хищение или повреждение документов, имеющих особую историческую, научную или культурную ценность).

Контакты главных архивов (справочно)

• Национальный исторический архив Беларуси (НИАБ): г. Минск, ул. Толстого, 10. Сайт: niab.gov.by
• Национальный архив Республики Беларусь (НАРБ): г. Минск, ул. Долгиновская, 15. Сайт: narb.gov.by
• Гос. архив научно-технической документации (ГАНТД): г. Минск, ул. К. Маркса, 38. Сайт: gantd.gov.by
• Гос. архив кинофотодокументов (ГАКФД): г. Минск, ул. Краснознаменная, 33. Сайт: gakfd.gov.by
• Единый портал архивов: archives.gov.by (поиск по всем архивам, заказ справок, ЕРИП).

Резюме

Работа государственных архивов РБ построена на балансе между открытостью информации для общества и защитой прав субъектов персональных данных / государственной тайны. Ключевые изменения последних лет (в т.ч. Постановление Минюста № 138 от 2017 г.) направлены на цифровизацию сервисов: переход на электронный заказ дел, дистанционное получение справок, легализацию бесплатной некоммерческой фотосъемки в читальных залах. Для эффективной работы рекомендуется заранее изучить путеводители и описи на портале archives.gov.by, оформить предварительный заказ через АИС и уточнить режим работы читального зала по телефону или на сайте конкретного архива.