Государственная охрана архивов — это комплекс правовых, организационных, технических и физических мер, направленных на сохранность документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации, а также иных архивных документов независимо от формы собственности. В условиях цифровизации и роста информационных угроз значение надежной системы защиты архивного наследия неуклонно возрастает.

Правовая база: от Конституции к ведомственным актам

Система нормативного регулирования охраны архивов в России многоуровнева и опирается на ключевые законодательные акты:

• Конституция РФ (ст. 44) — гарантирует доступ к историческому наследию и охрану историко-культурных памятников.
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основной закон, определяющий принципы, полномочия и ответственность за сохранность документов. Статья 25 закона устанавливает ограничение доступа к документам, содержащим государственную и иную охраняемую законом тайну, а также к подлинникам особо ценных документов.
• Федеральный закон «О государственной тайне» — регламентирует режим работы с секретными документами в архивах.
• Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» — регулирует вопросы защиты персональных данных и иной конфиденциальной информации в архивных фондах.
• Федеральный закон «О вывозе и ввозе культурных ценностей» — касается физической защиты уникальных архивных единиц.

Ключевые подзаконные акты Росархива

Наиболее значимым нормативным документом, детализирующим практику охраны, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (утверждены Приказом Росархива, актуальная редакция от № 77).

Согласно п. 5.3 Правил: «Охранный режим в архиве устанавливается в соответствии с инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режимах, утверждаемой локальным актом архива и согласованной с организацией, осуществляющей охрану архива на основании договора».

Также важную роль играют Методические рекомендации к Правилам, которые разъясняют порядок применения норм на практике, и типовые инструкции по охране конкретных категорий архивов (государственные, муниципальные, ведомственные).

Организационная структура охраны

Охрана архивов реализуется на трех уровнях взаимодействия:

1. Внутренний (внутриобъектовый) режим: Разрабатывается архивом локально. Включает систему пропусков, правил перемещения по хранилищам, работы с читателями в читальных залах, доступа сотрудников к закрытым фондам.
2. Физическая охрана (по договору): Осуществляется специализированными подразделениями частных охранных предприятий (ЧОП) или подразделениями ведомственной охраны (например, ФСО, ФСИН, Росгвардия в зависимости от ведомственной подчиненности архива). Договор на охрану заключается архивом, инструкция по охране согласовывается с МВД России.
3. Государственный контроль и надзор: Реализуется Росархивом и его территориальными органами, прокуратурой, органами МВД (по вопросам физической безопасности и расследования краж/повреждений).

Особенности охраны государственных архивов (на примере ГАРФ)

В Государственном архиве Российской Федерации (ГАРФ) и других федеральных архивах организация охраны осуществляется в строгом соответствии с Инструкцией о порядке осуществления охраны архива. Этот документ согласовывается в установленном порядке с:

• Подразделением, осуществляющим охрану (ЧОП/ведомственная охрана);
• Соответствующим органом внутренних дел РФ (МВД).

Это обеспечивает правовую силу действий охраны и координацию с полицией в чрезвычайных ситуациях.

Нормативные условия хранения как основа сохранности

Охрана, это не только замки и охранники, но и создание среды, предотвращающей порчу документов. Правила и Методические рекомендации устанавливают жесткие требования к микроклимату, освещению, противопожарной защите и биологической безопасности.

Хранение традиционных (бумажных) носителей

• Температура и влажность в хранилищах (регламентируются ГОСТ и СанПиН).
• Системы пожаротушения (газовые, порошковые, водяные — с учетом безопасности документов).
• Защита от несанкционированного доступа (СКУД, видеонаблюдение, сигнализация периметра и объемов).
• Антивандальные меры в читальных залах (видеоконтроль, выдача документов по требованию, запрет фотосъемки без разрешения).

Специфика охраны электронных документов и ИС архива

С переходом на электронное делопроизводство и формированием электронных архивов (Цифровых архивов) возникают новые векторы угроз. Согласно нормативным актам (в т.ч. п. 7.3 Правил), нормативные условия хранения электронных документов в информационной системе (ИС) архива обеспечиваются:

• Соответствием ИС требованиям законодательства РФ в области создания, развития, ввода в эксплуатацию государственных информационных систем (ГИС).
• Защитой информации от несанкционированного доступа (СЗИ НСД), сертифицированных средств ФСТЭК/ФСБ.
• Резервным копированием и хранением копий в удаленных защищенных контурах (Disaster Recovery).
• Обеспечением целостности и подлинности электронных документов (электронные подписи, хеш-суммы, блокчейн-технологии для аудита).

Режим доступа и использование: баланс открытости и безопасности

Федеральный закон № 125-ФЗ (ст. 22, 25) и Правила устанавливают дифференцированный доступ:

Учет и комплектование как инструмент контроля сохранности

Невозможно охранять то, что не учтено. Приказ Росархива № 77 и типовые перечни сроков хранения (номенклатуры дел) формируют основу для:

• Формирования фондов: Приемка документов отbildователей с составлением актов приема-передачи (инвентаризационных списков).
• Государственной регистрации уникальных документов: Внесение в Единый государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ.
• Инвентаризации: Плановой и внеплановой проверки наличия дел по описям (хотя бы раз в 5 лет для гос. архивов).
• Контроля движения: Учет выдачи дел в читальные залы, на копирование, в другие архивы (межархивный обмен).

Ответственность за нарушение правил охраны

Нарушение требований по охране архивов влечет за собой ответственность, установленную законодательством РФ:

• Дисциплинарная: За неисполнение должностных инструкций по охране (до увольнения руководителей архивов).
• Административная: По КоАП РФ (ст. 5.31 — нарушение законодательства об архивном деле; ст. 13.11, нарушение режима охраны гостайны).
• Уголовная: По УК РФ (ст. 243 — уничтожение, повреждение или скрытие документов; ст. 283 — разглашение гостайны; ст. 167, умышленное уничтожение или повреждение имущества).
• Гражданско-правовая: Возмещение ущерба, причиненного Архивному фонду (стоимость реставрации, невосполнимость уникалов).

Современные вызовы и перспективы развития

Цифровая трансформация и кибербезопасность

Основной вектор развития — создание Единой архивной информационной системы (ЕАИС) и переход на «Цифровых архивов». Это требует:

• Внедрения классифицированных систем защиты информации (КСЗИ) для ГИС.
• Защиты от АПТ-атак (Advanced Persistent Threats) и программ-шифровальщиков (ransomware).
• Обеспечения цифрового суверенитета — хранения данных исключительно на российской инфраструктуре (серверы, СХД, ПО из реестра РФ).

Физическое старение инфраструктуры

Многие архивные здания (особенно региональные и муниципальные) — приспособленные исторические строения или советские типовые проекты, требующие капитального ремонта для соответствия современным нормам пожаробезопасности, климата и физической защиты. Программа «Культура» и ведомственные целевые программы направлены на строительство новых современных архивных комплексов (например, новый корпус РГАДА, архивы в Новой Москве, региональные центры).

Кадровый голод и экспертиза

Охрана архивов требует высококвалифицированных кадров: архивистов-учетчиков, специалистов по СЗИ, инженеров по микроклимату, сотрудников физической охраны со спецподготовкой. Дефицит кадров в регионах, критический риск для сохранности фондов.

Государственная охрана архивов в Российской Федерации — это динамическая система, объединяющая императивы Федерального закона № 125-ФЗ, детальные процедуры Приказов Росархива (в т.ч. № 77 от ), договорные отношения с профессиональными охранными структурами и передовые ИТ-технологии защиты информации.

Ключевой принцип: охрана не должна изолировать документы от общества. Главная цель, обеспечить сохранность для будущих поколений при одновременном предоставлении гарантированного доступа для граждан, науки и государства здесь и сейчас. Непрерывное совершенствование нормативной базы, технического оснащения и кадровой подготовки является залогом выполнения этой конституционной задачи.

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ, Приказов Росархива (в т.ч. № 77 от ), Правил организации хранения и Методических рекомендаций к ним. Дата актуальности информации: .