Государственная охрана архивов – это совокупность правовых, организационных и технических мер, направленных на обеспечение сохранности, конфиденциальности и целостности архивных документов, находящихся в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации.
Правовая основа охраны архивов
Основные нормативные акты, регламентирующие охрану архивных фондов:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 120-ФЗ);
- Постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации»;
- Инструкция о пропускном и внутриобъектовом режимах, утверждаемая локальным актом архива и согласованная с охранной организацией;
- Нормативные документы Росархива, в частности «Участие Росархива в разработке предложений к основным направлениям государственной политики в области архивного дела» (пункт 2.1).
Эти документы определяют правовой статус архивов, их функциональные обязанности и требования к охране как физических, так и электронных носителей.
Организационная структура охраны архивов
Система государственной охраны архивов состоит из нескольких уровней:
- Федеральный уровень – 16 государственных архивов, подчинённых Министерству культуры РФ. Их задачи включают разработку общих стандартов охраны и контроль их выполнения.
- Региональный уровень – государственные и муниципальные архивы субъектов РФ (например, Ярославская область). На этом уровне реализуются локальные инструкции по пропускному режиму и внутриобъектовой охране.
- Охранные организации – специализированные структуры (частные охранные компании или подразделения МВД), работающие по договору с архивом и отвечающие за круглосуточную охрану и видеонаблюдение.
- Технические службы – отвечают за поддержание систем вентиляции, климат-контроля, пожарной и электро-охранной техники.
Основные задачи государственной охраны архивов
- Обеспечение физической защиты от краж, вандализма и стихийных бедствий;
- Гарантирование конфиденциальности информации, содержащейся в архивных документах;
- Поддержание оптимального микроклимата (температура, влажность, чистота воздуха) в архивохранилищах;
- Ведение учёта доступа и контроль за перемещением документов;
- Организация резервного копирования и цифровой конвертации уязвимых материалов;
- Сотрудничество с Росархивом в разработке и реализации государственной политики в области архивного дела.
Технические и физические меры охраны
Архивохранилища на нитрооснове
Согласно пункту 5.2 нормативного документа, архивохранилища, построенные на нитрооснове, должны:
- Быть территориально отделены и изолированы от остальных построек;
- Оснащаться дополнительной вытяжкой воздуха в нижней зоне, что предотвращает скопление пыли и вредных газов;
- Иметь усиленные конструкции, устойчивые к пожару и механическим воздействиям.
Пропускной и внутриобъектовый режим
Охранный режим в архиве устанавливается в соответствии с инструкцией (пункт 5.3). Ключевые элементы режима:
- Контроль доступа с помощью электронных пропусков и биометрических систем;
- Регистрация всех входов и выходов в журнале охраны;
- Ограничение доступа к отдельным зонам в зависимости от уровня секретности документов.
Круглосуточная охрана и видеонаблюдение
Все государственные архивы обязаны обеспечить круглосуточную охрану и систему видеонаблюдения. Камеры размещаются в:
- Входных группах;
- Коридорах и зонах хранения;
- Технических помещениях (электрощиты, вентиляционные шахты).
Пожарная безопасность
Для архивов применяются специальные системы пожаротушения (газовые, водяные с распылением мелкой капли), а также датчики дыма и температуры, интегрированные в единый центр мониторинга.
Охрана материалов
Современные архивные короба и папки обладают повышенной прочностью и влагостойкостью, что обеспечивает длительное хранение даже в условиях небольших колебаний микроклимата.
Информационные системы и цифровая охрана
Для повышения эффективности охраны архивов создана Государственная информационная система удалённого использования архивных документов (ГИСУАД). К её функциям относятся:
- Электронный учёт мест хранения документов по личному составу;
- Возможность удалённого доступа к отсканированным материалам с соблюдением строгих протоколов безопасности;
- Автоматическое формирование отчётов о перемещении и использовании документов.
Плата за услуги по поиску места хранения архивных документов не взимается, что обеспечивает открытый доступ к информации в рамках установленного законодательства.
Роль Росархива в системе охраны
Росархив (Федеральный архивный центр) выполняет несколько ключевых функций:
- Разработка стратегических предложений по развитию государственной политики в области архивного дела (см. пункт 2.1);
- Контроль за соблюдением единого стандарта охраны во всех государственных и муниципальных архивах;
- Организация обучающих программ для персонала охранных и технических служб;
- Ведение центральной базы данных о состоянии архивных фондов и применяемых мерах защиты.
Проблемы и перспективы развития
Текущие вызовы
- Необходимость модернизации старых архивных зданий под современные требования к микроклимату и пожарной безопасности;
- Рост объёма цифровых архивов и требуемые к ним киберзащитные меры;
- Недостаток квалифицированных специалистов в области архивной охраны.
Перспективные направления
- Внедрение интеллектуальных систем контроля доступа с использованием ИИ для анализа поведения посетителей;
- Расширение облачных сервисов для безопасного удалённого доступа к цифровым копиям документов;
- Создание модульных мобильных архивохранилищ для экстренного перемещения особо ценных фондов;
- Укрепление международного сотрудничества в сфере архивной безопасности и обмена лучшими практиками.
Государственная охрана архивов – это комплексный процесс, который сочетает в себе строгие правовые нормы, чёткую организационную структуру и передовые технические решения. С учётом постоянного роста объёма как физических, так и цифровых архивных материалов, система охраны постоянно совершенствуется, опираясь на опыт Росархива, современные технологии и международные стандарты.
Эффективная охрана архивов гарантирует сохранность исторического наследия, защиту государственной тайны и возможность будущим поколениям пользоваться достоверными источниками информации.
Дата последнего обновления: 10 июля 2026 г.