Государственное бюджетное управление Свердловской области (ГБУ СО) – это центральный орган исполнительной власти, отвечающий за формирование, исполнение и контроль за использованием бюджета субъекта Российской Федерации. Одной из ключевых задач управления является обеспечение надёжного хранения и учёта личных (персональных) документов, связанных с финансовой деятельностью, кадровым составом и социальными выплатами. Для этой цели в регионе функционирует Государственный архив документов по личному (ГАДЛ), который хранит и обслуживает архивные материалы, относящиеся к индивидуальным лицам.

Общее описание и задачи Государственного бюджетного управления Свердловской области

ГБУ СО образовано в соответствии с Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» и региональными нормативными актами. Основные задачи управления включают:

• Разработку и согласование бюджетной политики области;
• Контроль за исполнением бюджета и соблюдением финансовой дисциплины;
• Формирование и реализацию программ социально-экономического развития;
• Ведение учёта и контроля за движением государственных средств, в т.ч. в части выплат населению;
• Обеспечение прозрачности и публичности бюджетных процессов.

Правовая база

Деятельность ГБУ СО регулируется рядом нормативных актов, среди которых:

1. Бюджетный кодекс Российской Федерации;
2. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ);
3. Закон Свердловской области «О бюджете Свердловской области»;
4. Приказы и распоряжения Правительства РФ, а также постановления Правительства Свердловской области.

Структура Государственного бюджетного управления Свердловской области

Для эффективного выполнения своих функций ГБУ СО имеет многоуровневую структуру, включающую центральный аппарат и территориальные подразделения.

Функции и полномочия в сфере личных (персональных) документов

Личные документы – это сведения, содержащиеся в индивидуальных карточках, справках, заявлениях и иных бумажных/электронных формах, которые относятся к конкретному гражданину. В контексте бюджетного управления они включают:

• Трудовые книжки, договоры о найме, сведения о заработной плате;
• Документы, связанные с получением социальных выплат (пенсии, пособия, субсидии);
• Налоговые декларации и справки о доходах;
• Медицинские справки, необходимые для получения государственных льгот.

ГБУ СО обязано:

1. Обеспечить достоверность и актуальность персональных данных в государственных реестрах;
2. Гарантировать их сохранность и конфиденциальность;
3. Своевременно передавать архивные материалы в специализированный архив – ГАДЛ;
4. Обеспечить возможность доступа к архивным документам в рамках установленных законом процедур.

Государственный архив документов по личному (ГАДЛ)

Цели и задачи архива

ГАДЛ – специализированное подразделение архивного дела, созданное для хранения, систематизации и обеспечения доступа к личным документам, связанным с бюджетными и социальными процессами. Основные задачи архива:

• Сохранение оригиналов и копий личных документов в надёжных условиях;
• Создание и поддержка электронных реестров (ЭРК) для быстрого поиска;
• Обеспечение юридической силы архивных материалов;
• Осуществление контроля за соблюдением требований конфиденциальности.

Процедуры передачи документов в архив

Передача личных документов в ГАДЛ происходит в несколько этапов:

1. Идентификация и классификация. Сотрудники отдела кадров и финансового контроля определяют, какие документы подлежат архивированию (например, завершённые трудовые договоры, закрытые дела о выплатах).
2. Подготовка к передаче; Документы проверяются на полноту, отсутствие повреждений и соответствие нормативным требованиям.
3. Регистрация в системе учёта. Каждому документу присваивается уникальный архивный номер, который фиксируется в базе данных ГАДЛ.
4. Физическая передача. Документы доставляются в архив в специально подготовленных контейнерах, сопровождаемых актом приёма‑передачи.
5. Электронная оцифровка. По возможности документы сканируются, создаётся цифровая копия, которая хранится в защищённом сервере.

Доступ к архивным материалам

ГАДЛ предоставляет доступ к документам в соответствии с законодательством о доступе к архивным материалам:

• Для граждан. Физические лица могут запросить свои личные документы, подав письменное заявление в архив. Запросы рассматриваются в течение 30 дней.
• Для государственных органов. При необходимости органы исполнительной власти, суды и правоохранительные органы могут получить доступ к документам по официальному запросу.
• Для исследователей. Научные и исторические исследования допускаются после получения разрешения от руководства архива и соблюдения требований конфиденциальности.

Все запросы фиксируются в журнале доступа, а выдача копий сопровождается подписью ответственного лица.

Защита персональных данных

Для обеспечения конфиденциальности в архиве применяются:

1. Технические меры: шифрование электронных файлов, ограниченный доступ к серверным помещениям, видеонаблюдение.
2. Организационные меры: распределение прав доступа по принципу «необходимости знать», регулярные аудиты безопасности.
3. Юридические меры: обязательное соблюдение Федерального закона «О персональных данных» и региональных нормативных актов.

Цифровизация и современные технологии

В последние годы в Свердловской области активно внедряются цифровые решения, позволяющие упростить работу как ГБУ СО, так и ГАДЛ.

Электронный документооборот (ЭДО)

ЭДО позволяет:

• Создавать, подписывать и хранить документы в электронном виде;
• Автоматически передавать документы из бухгалтерии в архив без бумажных копий;
• Сократить время обработки запросов граждан.

Система «Единый реестр персональных данных» (ЕРПД)

ЕРПД объединяет сведения из разных подразделений (кадровый, финансовый, социальный) в единой базе, что упрощает поиск и контроль за личными документами.

Биометрическая аутентификация

Для доступа к конфиденциальным архивным материалам в некоторых отделах уже внедрена биометрическая система (сканер отпечатков пальцев), что повышает уровень защиты.

Облачные хранилища и резервное копирование

Все оцифрованные документы хранятся в защищённом облачном хранилище с многократным резервным копированием, что гарантирует их сохранность в случае стихийных бедствий.

Практические рекомендации гражданам

Если вам необходимо получить копию личного документа, связанного с бюджетом области (например, справку о выплате пенсии), следуйте этим шагам:

1. Подготовьте письменный запрос, указав ФИО, дату рождения, номер документа (если известен) и цель запроса.
2. Приложите копию паспорта и, при необходимости, доверенность.
3. Отправьте запрос в Государственный архив документов по личному по адресу: 620026, г. Екатеринбург, ул. Малышева, 5, кабинет 12.
4. Ожидайте ответ в течение 30 дней. При положительном решении вам будет выдана копия либо предоставлен доступ к электронному документу.

Для ускорения процесса рекомендуется предварительно уточнить наличие документа через телефонный справочный центр: +7 (343) -22‑00‑00.

Контактная информация

• Государственное бюджетное управление Свердловской области
  Адрес: 620014, г. Екатеринбург, ул. Пушкина, 13
  Телефон: +7 (343) -22‑10‑10
  E‑mail: budget@sverdlovsk.gov.ru
• Государственный архив документов по личному
  Адрес: 620026, г. Екатеринбург, ул. Малышева, 5, кабинет 12
  Телефон: +7 (343) -22‑20‑20
  E‑mail: archive.personal@sverdlovsk.gov.ru
  Сайт: https://archive.sverdlovsk.gov.ru/personal

Государственное бюджетное управление Свердловской области и Государственный архив документов по личному образуют тесно взаимосвязанную систему, обеспечивая надёжный учёт, хранение и доступ к персональным документам, связанным с финансовой и социальной сферой. Современные технологии цифровизации, такие как электронный документооборот и единый реестр персональных данных, позволяют повысить эффективность работы, сократить бюрократию и усилить защиту конфиденциальной информации. Граждане, имеющие вопросы или нуждающиеся в получении своих архивных материалов, могут воспользоваться простыми процедурами обращения, описанными в этой статье.

Для получения более подробной информации рекомендуется обращаться непосредственно в указанные органы или посещать их официальные веб‑ресурсы.