Государственное задание для государственных архивов — это важнейший инструмент управления, который определяет объем, качество и порядок предоставления государственных услуг (выполнения работ) в сфере архивного дела. В данной статье мы подробно рассмотрим, как именно формируется государственное задание для архивных учреждений, какие нормативные акты его регулируют и как это влияет на работу с документами Архивного фонда Российской Федерации.
Нормативно-правовая база архивного дела
Деятельность государственных архивов строго регламентирована. Основным документом, регулирующим порядок хранения, учета и использования архивных документов, является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». На основе этого закона разрабатываются подзаконные акты, которые устанавливают конкретные правила работы архивов.
Ключевым современным документом стал Приказ Федерального архивного агентства (Росархива) от 31 июля 2023 г. № 77. Этим приказом утверждены новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. Росархив определил новый порядок работы с архивными документами, который учитывает современные реалии, в т.ч. работу с электронными документами.
Для помощи специалистам в применении новых правил разработаны специальные Методические рекомендации. Они раскрывают методику применения положений Правил в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках и научных организациях.
Сущность государственного задания для архивов
Государственное задание устанавливает показатели, характеризующие качество и объем государственных услуг, оказываемых архивом. В контексте архивного учреждения государственное задание обычно включает в себя следующие основные направления:
- Комплектование архива: прием документов от государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан (документы личного происхождения).
- Хранение и учет: обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ, создание справочно-поисковых средств, ведение учета документов.
- Использование документов: предоставление доступа пользователям к архивным документам, исполнение социально-правовых и тематических запросов граждан и организаций.
В рамках выполнения опытно-конструкторских и научно-исследовательских работ, выполняемых на основе государственного задания Федерального архивного агентства, разрабатываются новые методические пособия, правила и программное обеспечение для архивной отрасли.
Организация хранения и комплектования
В соответствии с Примерным положением об архиве государственного учреждения, на архив возлагается подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение. Архив также осуществляет контроль за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения.
Правила устанавливают единые требования к порядку составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации. Это критически важно для правильного определения ценности документов. Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве и архивах организации для того, чтобы определить сроки их хранения и решить вопрос о передаче на постоянное государственное хранение или уничтожении.
Работа с документами личного происхождения
Особое место в комплектовании архивов занимают документы личного происхождения. Методические рекомендации Росархива регламентируют порядок выявления граждан — потенциальных источников комплектования. Подготавливается документация для включения граждан в список источников комплектования и оформления приема документов на постоянное хранение.
Порядок использования архивных документов
Одной из главных функций архива является предоставление доступа к информации. Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ регламентирует организацию работы пользователей с документами, не содержащими сведений, составляющих государственную тайну;
Работа в читальном зале
Для исследователей и пользователей в архивах оборудованы читальные залы. Правилами работы пользователей строго регламентированы объемы выдачи дел. Согласно установленному порядку, пользователь может:
- Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа:
- до 20 дел общим объемом не более 1500 листов;
- либо одно дело объемом более 1500 листов из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций;
- либо не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) из архивных фондов личного происхождения.
Доступ в архивы осуществляется по пропускам, порядок оформления и выдачи которых устанавливается локальным актом конкретного архива.
Роль ЭПК (экспертно-проверочной комиссии)
Важным этапом в выполнении государственного задания по комплектованию архива является работа экспертно-проверочных комиссий. ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу, включая описи дел электронных документов (ЭД). Порядок оформления и утверждения описей строго регламентирован Правилами работы архивов организаций.
Государственное задание государственному архивному учреждению — это комплексный план, охватывающий все этапы «жизненного цикла» документа: от его создания в делопроизводстве организации до вечного хранения в государственном архиве и предоставления пользователям. Строгое соблюдение Приказов Росархива, в частности Приказа № 77 от , и применение актуальных Методических рекомендаций позволяет архивам качественно выполнять возложенные на них государственные функции, обеспечивая сохранность исторической памяти и доступность архивной информации для общества.