Государственные архивы – это специализированные учреждения, обеспечивающие долгосрочное хранение, учёт и использование документального наследия, имеющего значение для истории, права, науки и культуры страны. Их деятельность регламентируется нормативными актами, методическими рекомендациями и внутренними положениями, которые определяют порядок комплектования, хранения, учёта и предоставления документов пользователям.

Нормативно‑правовая база

Работа государственных архивов строится на следующих ключевых документах:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ от ) – основной закон, устанавливающий принципы организации архивного фонда, права и обязанности архивных учреждений.
• Приказ Росархива от № 16 «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации» (с последними изменениями) – регламентирует порядок комплектования, учёта, хранения и использования документов.
• Постановления Правительства РФ о государственном комплектовании архивного фонда, о порядке передачи документов на постоянное и временное хранение.
• Методические рекомендации и инструкции ВНИИДАД, Росархива по формированию описей, созданию научно‑справочного аппарата, ведению электронных каталогов и баз данных.
• Региональные нормативные акты (например, приказы Министерства культуры субъектов РФ) – уточняют особенности работы архивов на уровне субъектов Федерации.

Основные задачи и функции государственных архивов

Согласно пункту 1.3 Основных правил работы государственных архивов, задачи архива делятся на несколько групп:

1. Комплектование документов – приём документов от органов государственной власти, местного самоуправления, организаций, а также от физических лиц (личные фонды, коллекции).
2. Учёт и обеспечение сохранности – внесение полученных документов в описи, создание карточек учёта, контроль условий хранения (температура, влажность, освещённость), проведение реставрационных и профилактических мероприятий.
3. Создание научно‑справочного аппарата – составление указателей, библиографий, тематических обзоров, электронных баз данных, обеспечение доступа к информации через читальные залы и удалённый доступ.
4. Информационное обслуживание пользователей – предоставление справок, копий, сканов, проведение экспертиз, организация выставок, лекций и научных конференций.
5. Научно‑исследовательская и методическая работа в области архивоведения, документоведения, источниковедения, археографии, генеалогии и геральдики;