В Российской Федерации понятие «государственный архив» имеет строгое законодательное закрепление. Не любой собрание документов, даже если оно принадлежит госоргану, может называться государственным архивом. Статус определяется Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле) и подзаконными актами.

Законовое определение

Согласно статье 1 Закона № 125-ФЗ, государственный архив — это архив, сформированный федеральным органом исполнительной власти, органом исполнительной власти субъекта РФ, органом местного самоуправления или иной организацией в порядке, установленном законодательством РФ об архивном деле, и входящий в Единую государственную архивную фондовую систему Российской Федерации.

Ключевой критерий: принадлежность к Единой государственной архивной фондовой системе (ЕГАФС). Без включения в эту систему архив не приобретает статуса государственного, даже если он хранится в государственном учреждении.

Основные признаки государственного архива

• Правовая форма: Обычно это государственные (муниципальные) учреждения — ГУ (Государственные учреждения) или МУ (Муниципальные учреждения). В редких случаях (по решению Правительства РФ) функции госархива могут передаваться некоммерческим организациям иным формам собственности.
• Источник формирования фондов: Документы поступают в госархивы в порядке обязательного сдачи (передачи) из государственных органов, организаций, учреждений, а также от граждан (в случаях, предусмотренных законом).
• Состав фондов: Хранятся документы, имеющие историческое, научное, культурное или иное общественное значение, подлежащие государственному хранению (ст. 13 Закона № 125-ФЗ).
• Финансирование: Обеспечивается за счет бюджета соответствующего уровня (федерального, регионального, местного).
• Учет и описание: Ведется в соответствии с едиными государственными правилами (Инструкция по составу и правилам ведения учета архивных фондов и т.д.).

Иерархия и виды государственных архивов

Система государственных архивов РФ имеет четкую вертикаль управления и подчиненности:

Федеральные архивы (подведомственность Росархива)

Хранят документы федерального значения. Ключевые примеры:

• ГАРФ — Государственный архив Российской Федерации (документы высших органов власти РСФСР/РСФСР/РФ XX–XXI вв.).
• РГАЭ — Российский государственный архив экономики.
• РГАНИ — Российский государственный архив новейшей истории (партийно-советские органы).
• РГВИА, Российский государственный военно-исторический архив.
• РГИА — Российский государственный исторический архив (документы до 1917 г.).
• РГАДА — Российский государственный архив древних актов.
• РГАЛИ — Российский государственный архив литературы и искусства.
• РГАКФД — Российский государственный архив кинофотодокументов.
• РГАНТД — Российский государственный архив научно-технической документации.
• АРХИВ ВНЕШНЕЙ ПОЛИТИКИ РОССИЙСКОЙ ИМПЕРИИ и АРХИВ ВНЕШНЕЙ ПОЛИТИКИ РФ.

Архивы субъектов РФ (краевые, областные, республиканские госархивы)

Подведомственны органам исполнительной власти субъектов РФ (министерствам/комитетам по архивному делу). Хранят документы органов власти регионального уровня, предприятий региональной подчиненности, личные фонды выдающихся жителей региона.

Муниципальные архивы

Образованы органами местного самоуправления. Хранят документы органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и предприятий.

Специализированные (ведомственные) государственные архивы

Создаются при федеральных министерствах и ведомствах (МИД, МВД, ФСБ, Минобороны, Роскосмос и др.) для хранения документов специфического профиля (секретные, оперативные, научно-технические). Они также входят в ЕГАФС, но могут иметь особый режим доступа.

Процедура приобретения статуса государственного архива

1. Создание органами власти: Принятие решения о создании государственного учреждения — архива (или филиала/структурного подразделения).
2. Государственная регистрация: Внесение в ЕГРЮЛ (Единый государственный реестр юридических лиц).
3. Включение в ЕГАФС: Это ключевой этап. Архив включается в перечень архивов, входящих в ЕГАФС, утверждаемый уполномоченным федеральным органом (Росархивом) по согласованию с соответствующими ведомствами.
4. Лицензирование (при необходимости): Если архив осуществляет деятельность по восстановлению, консервации, микрографированию или оцифровке архивных документов, хранящихся в других архивах, — требуется лицензия МК РФ.

Что НЕ является государственным архивом

Важно отличать государственные архивы от других типов архивных учреждений и фондов:

• Архивы организаций (ведомственные архивы действующих учреждений): Это «рабочие» архивы министерств, заводов, банков, школ. Они хранят документы в порядке текущего делопроизводства. Они не входят в ЕГАФС (пока документы не сданы в госархив).
• Частные архивы: Архивы некоммерческих организаций, общественных объединений, религиозных организаций, частных лиц. Они могут быть включены в ЕГАФС только по решению владельца и согласованию с Росархивом (ст. 18 Закона № 125-ФЗ), но чаще остаются вне системы.
• Архивы коммерческих организаций: Даже если предприятие госкорпорация (Ростатом, Росатом и т.д.), их внутренние архивы до сдачи документов в госархив являются архивами организации, а не государственными архивами.
• Центры документации / Музейные фонды / Библиотечные фонды: Имеют иной правовой режим и регулируются другими законами (о музеях, о библиотеках).

Правовой режим и доступ к документам

Государственные архивы обязаны обеспечивать доступ к документам в соответствии с статьей 22 Закона № 125-ФЗ:

• Открытые документы: Доступны всем пользователям без ограничений (по истечении сроков ограничения доступа — обычно 30 или 75 лет, для личных дел — 75/100 лет).
• Документы с ограниченным доступом: Содержат гостайну, комерческую тайну, персональные данные и т.д. Доступ предоставляется только по разрешению владельца информации или суда.
• Бесплатность: Пользование документами госархивов для научных, культурных, учебных и иных некоммерческих целей, бесплатно (ст. 22, ч. 4 Закона № 125-ФЗ). Платными могут быть только услуги по копированию, доставке, сложному поиску.

Нормативная база (для углубленного изучения)

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основной закон.
2. Постановление Правительства РФ от № 608 «Об утверждении Положения о Единой государственной архивной фондовой системе Российской Федерации».
3. Приказ Росархива от № 102 «Об утверждении Инструкции по составу и правилам ведения учета архивных фондов…».
4. Приказ Росархива от № 127 «Об утверждении Типового положения о государственном архиве».
5. Федеральный закон от № 5485-1 «О государственной тайне» (в части доступа к засекреченным документам).

Резюме

Архив считается государственным только при одновременном выполнении трех условий:

1. Образован в форме государственного/муниципального учреждения уполномоченным органом власти.
2. Входит в Единую государственную архивную фондовую систему (ЕГАФС).
3. Хранит документы, переданные ему в порядке обязательной сдачи из государственных органов и организаций, имеющие историческое/общественное значение.

Наличие вывески «Государственный архив» или принадлежность госоргану без включения в ЕГАФС правовому статусу государственного архива не придает.