Контрольные работы по архивному делу требуют от студентов не только знания теории, но и умения применять её на практике. В этой статье мы собрали всю необходимую информацию о государственных архивах России, их функциях, законодательной базе, методиках работы и типичных вопросах, которые могут встретиться в контрольной.

Что такое государственный архив?

Государственный архив – это учреждение, создаваемое в соответствии с законодательством РФ, которое осуществляет:

• приём, систематическое пополнение и хранение документов, подлежащих государственному архивированию;
• создание и поддержание архивных фондов;
• обеспечение доступа к архивным документам для государственных органов, судов, научных учреждений и граждан;
• контроль за соблюдением правил архивного дела в государственных и муниципальных учреждениях.

Примером крупного государственного архива является Центральный государственный архив историко‑политических документов Санкт‑Петербурга (ЦГАИПД СПб), который помимо обычного обслуживания запросов, исполняет платные и бесплатные тематические запросы органов государственной власти.

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие деятельность государственных архивов:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивном деле в Российской Федерации» (2002 г.) – определяет правовой статус архивов, их функции и порядок работы.
2. Правила работы государственных архивов РФ (утверждены в 2002 г.) – включают новые положения о работе с машиночитаемыми документами.
3. Уставы отдельных архивов (например, ГАРФ – Государственный архив Российской Федерации), где прописаны процедуры закупок, запросов информации и взаимодействия с другими органами.
4. Методические рекомендации Федерального архивного агентства по исполнению запросов социально‑правового характера – регламентируют выдачу документов, подтверждающих право на социальные льготы.

Основные функции государственных архивов

Согласно нормативным документам, функции можно разделить на три группы:

Документальное обеспечение государства

• Систематическое пополнение архивов документами, поступающими от государственных и муниципальных органов.
• Создание новых архивов в учреждениях, где ранее их не было.
• Определение состава архивных документов, подлежащих приёму.

Обеспечение доступа и использования

• Оказание платных и бесплатных услуг по поиску и выдаче документов.
• Поддержка исследовательской и учебной деятельности.
• Сопровождение документов «легендами» – сведениями контрольного характера, обязательными для каждого издаваемого документа.

Контроль и нормативное регулирование

• Контроль за соблюдением законодательства о архивном деле в государственных и муниципальных учреждениях.
• Участие в экспертно‑проверочных комиссиях (пример – ЭПК Национального архива Республики Казахстан).
• Разработка методических рекомендаций и проведение промежуточного контроля (ПМ 02 «Организация архивной и справочно‑информационной работы»).

Как формируются архивные фонды?

Процесс комплектования архивов регулируется следующими принципами:

1. Обязательный порядок – документы, подлежащие государственному архивированию, передаются в архив в соответствии с законодательством субъекта РФ.
2. Систематическое пополнение – архивы получают новые документы ежегодно (например, годовые отчёты учреждений).
3. Определение состава – в каждом архиве формируется перечень документов, которые подлежат приёму, исходя из их исторической, правовой и информационной ценности.

Тематические запросы и их исполнение

Запросы могут быть:

• Платными – обычные запросы граждан и организаций, оплачиваемые в соответствии с тарифами архива.
• Бесплатными – запросы органов государственной власти, судов, прокуратуры, органов социальной защиты, которые рассматриваются в приоритетном порядке.

Пример типового запроса социально‑правового характера:

• Подтверждение гражданского состояния (свидетельство о браке, разводе).
• Документы о трудовой деятельности (трудовая книжка, справки о стаже).
• Сведения о прохождении военной службы, награждениях, участии в Великой Отечественной войне.

Типичные вопросы контрольной работы

Ниже представлены примеры вопросов, которые часто встречаются в экзаменах и контрольных по архивному делу.

Тестовые задания (многовариантные)

1. В каком случае архивный запрос рассматривается бесплатно?
   • А) Запрос частного лица о семейных фотографиях.
   • Б) Запрос органа государственной власти, связанный с исполнением его функций.
   • В) Запрос коммерческой организации о рыночных данных.
2. Что такое «легенда» в архивистике?
   • А) Описание содержания документа;
   • Б) Сведения контрольного характера, сопровождающие каждый издаваемый документ.
   • В) Краткое резюме исследования.
3. Каким законом регулируется порядок формирования государственных архивных фондов?
   • А) Гражданским кодексом РФ.
   • Б) Федеральным законом № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивном деле».
   • В) Трудовым кодексом РФ.

Ситуационные задачи

Задача 1. В отделе кадров предприятия поступил запрос от Министерства труда о предоставлении копий трудовых книжек всех сотрудников, работающих в организации более 10 лет. Какой порядок исполнения запроса?

• Определить, относится ли запрос к категории бесплатных (да, это орган государственной власти).
• Сформировать перечень нужных документов в архиве (трудовые книжки).
• Оформить запрос в установленном порядке, указав срок исполнения согласно нормативным актам.
• Выдать копии без оплаты.

Задача 2. Студенту необходимо подготовить реферат о роли государственных архивов в обеспечении социального контроля. Какие источники следует использовать?

• • Официальные сайты архивов (например, ЦГАИПД СПб).
• • Методические рекомендации ФАА по социально‑правовым запросам.
• • Федеральный закон № 125‑ФЗ и Правила работы государственных архивов.
• • Научные статьи и учебные пособия по архивоведению.

Как подготовиться к контрольной?

1. Изучить нормативные документы. Обязательно прочитать закон № 125‑ФЗ, Правила работы архивов (2002 г.) и методические рекомендации ФАА.
2. Запомнить ключевые термины. Такие как «архивный фонд», «легенда», «тематический запрос», «комплектование», «контрольный характер».
3. Практика на примерах. Решайте типовые задачи, как в разделе 6.2, и проходите онлайн‑тесты (например, на Инфоурок).
4. Посетите официальный сайт архива. На примере ЦГАИПД СПб вы сможете увидеть реальную форму запроса и порядок его исполнения.
5. Сделайте конспект по структуре архивов. Включите в него: виды архивов (государственные, муниципальные, ведомственные), их функции и порядок взаимодействия.

Государственные архивы – это фундаментальная часть информационной инфраструктуры России. Понимание их функций, правовой основы и практических аспектов работы необходимо не только для сдачи контрольной, но и для будущей профессиональной деятельности в сфере архивоведения. Используйте приведённые материалы, практикуйтесь в решении задач и не забывайте про актуальные нормативные акты – тогда контрольная будет сдана на «отлично».

Дата составления статьи: . Информация взята из открытых источников, включая официальные сайты государственных архивов и методические рекомендации Федерального архивного агентства.