Государственные архивы являются ключевым звеном в системе сохранения национальной памяти и обеспечения правовых интересов государства, общества и граждан. Их деятельность регулируется Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также подзаконными актами, среди которых ключевое место занимают «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации» (утв. Приказом Росархива от ).

Правовая основа и управление архивной сферой

На федеральном уровне управлением архивной сферой осуществляет Федеральное архивное агентство (Росархив). Согласно Указу Президента РФ от 22 июня 2016 г. № 293 и Положению о Росархиве, этот федеральный орган исполнительной власти осуществляет:

• Выработку и реализацию государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства;
• Нормативно-правовое регулирование;
• Федеральный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле;
• Оказание государственных услуг и управление федеральным имуществом в этой сфере.

Государственные архивы формируют единую систему — Государственную архивную службу РФ, которая включает федеральные, региональные (субъектов РФ) и муниципальные архивы, а также ведомственные архивы федеральных министерств и ведомств.

Ключевые функции государственных архивов

Деятельность государственного архива как учреждения направлена на реализацию трех базовых процессов: формирование фондов, их сохранение и предоставление на использование. Детально функции распределяются по следующим направлениям:

Комплектование и формирование архивных фондов (Приемка документов)

Это первичная функция, обеспечивающая непрерывность документальной памяти государства.

• Приемка документов на государственное хранение: осуществляется от государственных органов, организаций, предприятий и физических лиц в порядке, установленном законодательством.
• Контроль за формированием дел в делопроизводстве: архивы осуществляют методическое руководство и контроль за составом, оформлением и сроки хранения дел в действующих организациях (пункт 3.1.4 Типового положения об архиве госучреждения).
• Своевременная передача: обеспечение перевода документов в архивы по истечении сроков хранения в организации-образователе с соблюдением требований Государственной архивной службы РФ.
• Приобретение и сбор: пополнение фондов за счет документов от частных лиц, общественных объединений, приобретения документов на аукционах и т.д.

Обеспечение сохранности и физическое хранение (Депонирование)

Архив — это «учреждение, обеспечивающее сохранность документов Архивного фонда РФ» (п. 1.3.1 Основных правил).

• Создание специальных условий хранения: поддержание микроклиматических параметров (температура, влажность), защита от пожара, несанкционированного доступа, биологических повреждений и стихийных бедствий.
• Охрана и учет: ведение государственной учета документов Архивного фонда РФ (инвентаризация, реестрация).
• Реставрация и консервация: проведение мероприятий по восстановлению поврежденных документов и предупреждению их ухудшения (репакетирование, дезарактизация, оцифровка для снижения нагрузки на оригиналы).
• Обеспечение целостности комплексов: сохранение исторически сложившихся архивных комплексов (фондов) как единых информационных массивов.

Научно-описание и создание поискового аппарата (Фондоведение)

Без научной обработки документы превращаются в «мертвый груз». Функция включает:

• Раскладку и упорядочивание: систематизацию документов по фондам, описям, делам с соблюдением принципа происхождения (respect des fonds).
• Описание (составление описей): создание научных описей — основных справочников по фондам.
• Создание научно-справочного аппарата (НСА): составление путеводителей, каталогов, указателей, тематических реестров для оперативного поиска информации.
• Ведение электронных баз данных: перевод НСА в электронный вид, интеграция в автоматизированные системы архива (АСА) и федеральные информационные ресурсы (например, Единая государственная автоматизированная информационная система архивного дела).

Предоставление документов на использование (Информационно-справочное обслуживание)

Конечная цель архива — доступность документов для пользователей.

• Обслуживание пользователей в читальных залах: выдача документов для работы в зале (бесплатно для граждан).
• Удаленное обслуживание: ответы на письменные и электронные запросы, направление копий документов (в т.ч. через портал «Госуслуги» и сайты архивов).
• Информирование госорганов и организаций: предоставление справок, выписок, копий документов по актуальной тематике для организационной, экономической, правовой, научной и культурной деятельности.
• Обеспечение доступа с учетом ограничений: соблюдение режимов доступа (гостайна, персональные данные, коммерческая тайна) в соответствии со ст. 15 Закона об архивном деле.
• Публикация и изданческая деятельность: подготовка документальных публикаций, сборников, выставок для введения в научный оборот уникальных источников.

Методическая работа и контроль (Надзор за делопроизводством)

Государственные архивы выполняют функции методологического центра для организаций-образователей документов.

• Методическое руководство: разработка и утверждение инструкций, рекомендаций по делопроизводству, экспертизе документов, срокам хранения.
• Проведение экспертизы документов: определение ценности документов и установление сроков их хранения (временного или постоянного) путем проведения экспертизы актами организаций.
• Обучение и консультирование: проведение совещаний, семинаров, стажировок, консультаций для архивистов и делопроизводителей ведомств и организаций.
• Проверка состояния делопроизводства: выездные проверки (инспекции) архивов организаций для оценки состояния формирования, учета и хранения дел.

Специфика функций по типам архивов

Хотя базовые функции едины, акценты различаются в зависимости от уровня архива:

Современные вызовы и трансформация функций (Цифровая трансформация)

На 2026 год ключевым вектором развития является переход к цифровому архивоведению, что меняет технологию реализации классических функций:

1. Приемка электронных документов: внедрение систем электронного делопроизводства (СЭД) и систем управления архивами (СУА) требует приемки на хранение не бумажных дел, а электронных архивных пакетов (ЭАП) в формате PDF/A, XML и др. с электронными подписями.
2. Массовая оцифровка (ретроконвертация): создание цифровых копий наиболее востребованных фондов (фонды ЗАГС, судебные дела, личные дела, метрические книги) для дистанционного доступа и сохранения оригиналов.
3. Единые порталы доступа: интеграция в «Единый портал архивных документов» и систему «Госуслуги» для предоставления услуг в электронном виде (заказ справокевоевание права на получение архивной справки онлайн).
4. Цифровая сохранность (Digital Preservation): обеспечение целостности, подлинности и читаемости электронных документов на протяжении десятилетий (миграция форматов, контроль контрольных сумм, использование технологий блокчейн для верификации).
5. ИИ-поиск и распознавание: применение технологий компьютерного зрения и NLP для автораспознавания рукописных текстов (HTR), автоматического атрибутирования и тематического моделирования массивов данных.

Функции государственных архивов эволюционируют от чисто депонирующих («хранителей бумаг») к функциям центров управления документальной информацией. Сегодня архив — это высокотехнологичное учреждение, которое:

• Гарантирует правовую значимость документов (подтверждение прав граждан, законности действий власти);
• Формирует документальную память нации (основу для истории, науки, культуры);
• Обеспечивает прозрачность и открытость государственной власти через доступ к архивной информации;
• Внедряет цифровые технологии для масштабирования доступа и гарантии вечной сохранности информации в меняющейся технологической среде.

Соблюдение «Основных правил работы государственных архивов» и нормативов Росархива остается фундаментом, на котором строится современная, эффективная и открытая архивная служба России.

Статья подготовлена на основе нормативных правовых актов РФ (ФЗ-125, Указ Президента № 293, Приказ Росархива от ), типовых положений об архивах и современной практике архивного дела по состоянию на 2026 год.