Государственные архивы являются ключевым звеном системы архивного дела России. Они обеспечивают сохранность документального наследия страны, его доступность для государственных органов, науки, культуры и каждого гражданина. Деятельность архивов строго регламентируется законодательством, а их функции определяются Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ), Уставом Федерального архивного агентства (Росархива) и типовыми положениями об архивах.

Правовой статус и подведомственность

В соответствии с Указом Президента РФ от 22 июня 2016 г; № 293 и Положением о Федеральном архивном агентстве, Росархив является федеральным органом исполнительной власти, который:

• Вырабатывает и реализует государственную политику в сфере архивного дела и делопроизводства;
• Осуществляет нормативно-правовое регулирование в этой сфере;
• Выполняет функции федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле;
• Оказывает государственные услуги и управляет федеральным имуществом в сфере архивного дела.

Государственные архивы (федеральные, региональные, муниципальные) действуют как государственные учреждения, обеспечивающие сохранность и использование документов, входящих в Архивный фонд Российской Федерации.

Основные функции государственных архивов

Функции архивов можно классифицировать на несколько ключевых блоков, отражающих жизненный цикл документа: от формирования до предоставления пользователю.

Функция государственной регистрации и комплектования фондов

Это исходная функция, обеспечивающая пополнение Архивного фонда РФ:

• Государственная регистрация документов Архивного фонда РФ (присвоение кода фонда, учет в едином реестре).
• Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве (прием документов от ведомств, организаций, частных лиц).
• Подготовка и своевременная передача документов на государственное хранение с соблюдением требований Росархива (согласно п. 3.1.3 Типового положения об архиве госучреждения).
• Приобретение документов по договорам купли-продажи, дарения, обмена для восполнения пробелов в фондах.

Функция обеспечения сохранности (Фондохранительство)

Является базовой и приоритетной функцией. Государственный архив — это учреждение, «обеспечивающее сохранность документов» (согласно Основным правилам работы госархивов РФ, ред. от ). Включает:

• Создание специальных условий хранения (температура, влажность, освещение, пожаротушение, антибиологическая защита).
• Обеспечение физической сохранности документов в режиме охраны, гарантирующем целостность исторически сложившихся архивных комплексов (фундов).
• Реставрацию, консервацию и микрографирование/цифровое копирование документов для сохранения оригиналов.
• Учет и контроль перемещения дел внутри архива (выдача в читальный зал, передача на реставрацию, временная выдача владельцу).

Научно-информационная функция (Научно-справочная работа)

Документы должны быть не просто сохранены, но и организованы для поиска. Архив:

• Создает и совершенствует научно-справочный аппарат (описания, указатели, каталоги, сводки, тематические репертуары) к документам с целью оперативного их использования.
• Проводит научную обработку фондов: экспертизу ценности документов, систематизацию, описание на уровне фонда, описи, дела.
• Ведет государственные архивные реестры и базы данных (в т.ч. автоматизированные информационные системы).

Функция предоставления информации и доступа к документам (Справочно-информационное обслуживание)

Реализация права граждан и организаций на доступ к архивной информации:

• Выдача документов для ознакомления в читальных залах (внутреннее пользование).
• Оказание архивных справок (правовых, биографических, исторических, genealogических).
• Изготовление копий документов (ксерокопий, цифровых копий, заверенных выписок).
• Информирование государственных органов и организаций о составе и содержании документов по актуальной для них тематике для использования в управленческой, экономической, научной и культурной деятельности.
• Удаленное обслуживание пользователей через порталы архивов, Единый портал государственных услуг (Госуслуги), электронную почту.

Методическая и контрольная функция

Государственные архивы (особенно вышестоящие — федеральные и региональные) осуществляют методическое руководство нижестоящими архивами и архивами организаций-образователей документов:

• Разработка и утверждение методических рекомендаций, пособий, инструкций по делопроизводству, экспертизе документов, формированию дел, срокам хранения.
• Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждений-образователей (п. 3.1;4 Типового положения).
• Проведение совещаний по обмену опытом, стажировок сотрудников нижестоящих архивов на рабочем месте.
• Оказание практической помощи в организации архивного дела на предприятиях и в ведомствах.

Издательская, выставочная и просветительская деятельность

Популяризация архивного наследия и внедрение документов в научный оборот:

• Публикация документов, сборников, путеводителей по фондам, биографических справочников.
• Организация выставок (стационарных, выездных, виртуальных) к знаменательным датам.
• Проведение лекций, экскурсий, уроков истории с использованием архивных документов.
• Взаимодействие с СМИ, образовательными и научными учреждениями.

Специфика функций в зависимости от уровня архива

Современные вызовы и трансформация функций (контекст 2026 года)

На современном этапе функции государственных архивов претерпевают значительную трансформацию под влиянием цифровизации:

1. Цифровая трансформация фондохранительства: Переход от параллельного ведения бумажных и электронных описей к созданию «родно-цифровых» архивных информационных систем (АИС). Функция сохранности расширяется на обеспечение кибербезопасности и долговременного хранения электронных документов (форматы, миграция данных, электронные подписи, хеш-суммы).
2. Расширение удаленного доступа: Функция предоставления информации реализуется преимущественно через порталы (например, «Архивы России», порталы региональных архивов, интеграция с ЕСИА/Госуслугами). Внедряются технологии ИИ для распознавания почерка (HTR) и автоматического атрибутирования документов.
3. Архивирование веб-ресурсов и соцсетей: Новая задача — сбор и сохранение официальных интернет-ресурсов госорганов (веб-архивирование) как части Архивный фонд РФ.
4. Межведомственное взаимодействие: Архивы становятся операторами данных для межведомственных систем (ЕГР ЗАГС, Единый реестр недвижимости, системы пенсионного обеспечения), предоставляя подтверждающие документы в электронном виде по запросам систем (СМЭВ).
5. Образовательная функция: Развитие проектов «Архив — школе», создание образовательных модулей на базе оцифрованных документов для внедрения в учебные программы.

Функции государственных архивов не ограничиваются пассивным хранением бумаг. Это сложный, многоуровневый процесс управления документальными ресурсами страны. От качества реализации функций комплектования, сохранности, научной обработки и предоставления доступа зависит:

• Обеспечение правовых интересов граждан (пенсии, жилье, реабилитация, родословные).
• Работа государственных органов (преемственность власти, доказательная база судов, статистика).
• Научный и культурный потенциал нации (история, демография, социология, мемориальные практики).

В условиях перехода к «цифровой государственности» роль архивов как гарантов подлинности, целостности и доступности информации в долгосрочной перспективе только возрастает, требуя постоянного совершенствования нормативной базы, технологий и квалификации архивистов.

Статья подготовлена на основе материалов Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», Указа Президента РФ № 293, Положения о Росархиве, Типовых положений об архивах и Основных правил работы государственных архивов РФ (ред. от ). Актуально на .