Государственные архивы — это не просто места хранения старых бумаг․ Это сложные, иерархически организованные системы, обеспечивающие сохранность Архивного фонда Российской Федерации и предоставляющие доступ к документальному наследию обществу и государству․ В данной статье подробно разберем, из чего состоят государственные архивы, какова их внутренняя структура, правовая основа деятельности и ключевые функции․
Правовая основа и определение
Деятельность государственных архивов в России регулируется Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также подзаконными актами Федерального архивного агентства (Росархива)․
Согласно нормативным актам, государственные архивы — это:
- Федеральные государственные архивы — создаваемые Правительством РФ (например, ГАРФ, РГАЭ, РГВИА и др․)․
- Государственные архивы субъектов РФ — создаваемые органами государственной власти субъектов Федерации․
- Муниципальные архивы — создаваемые органами местного самоуправления (отнесены к архивам государственной системы по закону)․
Ключевой документ: «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ․․․» (утв․ Росархивом), которые регламентируют все внутренние процессы․
Документальная основа: Архивный фонд и фонды архива
Главный «строительный блок» любого государственного архива, это Архивный фонд Российской Федерации․ Внутри конкретного архива документы не лежат в куче, а организованы в строгую иерархию:
- Фонд (Fond) — первичная единица формирования архива․ Это совокупность документов, созданных одним лицом или организацией (фондоведом) в процессе их деятельности․
- Пример: Фонд Министерства финансов СССР, Фонд личного дела И․В․ Сталина․
- Опись (Inventory) — составная часть фонда, систематизированный перечень дел с их описанием (номера, заглавия, даты, количество листов)․
- Дело (File/Unit) — основная единица хранения и учета․ Совокупность документов, связанных по одному делу (проекту, вопросу), сшитых в единый блок․
- Документ (Document) — элементарная единица (лист, фото, пленка, файл)․
Крупнейшие комплексы документов (на примере ГАРФ)
Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) — яркий пример структуры федерального архива․ Его документы представлены несколькими крупными комплексами:
- Материалы высших органов власти и управления СССР (1917–1991 гг․), за исключением тех, что хранятся в специализированных архивах (военном, экономическом, литературном и др․)․
- Документы по истории РСФСР, СССР и РФ․
- Документы предреволюционных высших учреждений (перешедшие из Древлехранилища)․
Организационная структура архива (Внутренние подразделения)
Для работы с описанными выше фондами архив создает структурные подразделения․ Типичная структура федерального или регионального архива включает:
| Подразделение | Основные функции |
|---|---|
| Отделения приема и комплектования (ОПК) | Прием документов от организаций-источников, экспертиза ценности, формирование фондов․ Работа по Методическим рекомендациям по определению организаций-источников комплектования․ |
| Отделения научной обработки (ОНО) / Описи | Раскладка дел, составление описей, путеводителей, создание научно-справочного аппарата (НСА)․ |
| Отделения хранения (ОХ) / Депо | Обеспечение сохранности, контроль микроклимата, противопожарная защита, выдача дел в читальный зал․ |
| Отделения использования / Читальные залы | Обслуживание пользователей, выдача документов, консультации, копирование, дистанционный доступ․ |
| Реставрационные мастерские / Лаборатории | Биологическая защита, реставрация бумаги, фото, пленки, цифровых носителей․ |
| Научно-справочная библиотека | Хранение библиотечных собраний, необходимых для работы с архивными документами (в ГАРФ известна как Научная библиотека федеральных архивов, создана в 1971 г․)․ |
| Цифровизация и ИТ-отделы | Создание электронных копий, ведение ЭАРЧ (электронных архивов), поддержка информационных систем (например, «Архивный фонд РФ» в интернете)․ |
Материально-техническая база: Депо и оборудование
Физическое «тело» архива — это специально спроектированные или приспособленные здания с депо (хранилищами)․
- Типы депо: для бумажных документов, фотодокументов, кинофотопленок, аудиовидеозаписей, машинночитаемых носителей, печатей и штампов․
- Климатические режимы: строгий контроль температуры (обычно 16–18°C для бумаги, ниже для пленок) и влажности (45–55%)․
- Системы безопасности: пожаротушение (газовые, порошковые, без воды), охрана, контроль доступа․
- Стеллажное оборудование: стационарные, подвижные (компактные), мезонинные стеллажи для максимального использования объема․
- Упаковка: архивные коробки, пачки, фартуки из безкислотной бумаги/картона, полиэтиленовые пакеты для изоляции․
Историческая справка: При создании Госархива РСФСР в 1917–1920 гг․ структура включала Древлехранилище (для наиболее важных доков до 1917 г․), отделения по ведомственному признаку и т․д․ Современные депо — это высокотехнологичные объекты․
Научно-справочный аппарат (НСА) — «Навигатор» по архиву
Архив из чего состоит? Из документов и инструментов поиска․ Без НСА фонды, «черный ящик»․ НСА создается на основе единых научных и методических принципов и включает:
- Путеводители (общие, по тематикам) — сводные описания фондов․
- Описи фондов (типовые, тематические, именные)․
- Картотеки (систематические, алфавитно-хронологические, личные)․
- Электронные базы данных и информационно-справочные системы (ИСС) — современный стандарт доступа (сайт архива, портал «Архивы России», ЭлАРЧ)․
Ключевые функции (Жизненный цикл документа в архиве)
Согласно задачам, закрепленным в законе, архив осуществляет:
- Комплектование (Прием): Отбор документов у организаций-источников (гос․ органы, ведомства, гос․ корпорации, общественные объединения) по истечении сроков хранения в делах․ Важно: определяется Список организаций-источников комплектования․
- Учет и научная обработка: Государственная регистрация фондов, раскладка, описание, создание НСА․
- Хранение и сохранение: Создание условий для бессрочного хранения (профилактика, реставрация, микроклимат, цифровое копирование для доступа с сохранением оригиналов)․
- Использование (Доступ): Обеспечение права граждан и организаций на доступ к документам (читальные залы, удаленные запросы, выставки, публикации, образовательные программы)․ Учет ограничений доступа (Гос․ тайна, Перс․ данные, Ком․ тайна)․
- Информационное обеспечение: Публикация путеводителей, ведение сайтов, участие в федеральной информационной системе «Архивный фонд РФ»․
Система государственных архивов РФ (Иерархия)
Архивы не изолированы, они входят в единую систему:
- Федеральный уровень (Росархив): Методическое руководство, контроль, ведение Реестра архивного фонда, финансирование федеральных архивов․
- Центральные (Федеральные) архивы: ГАРФ, РГАЭ (экономика), РГВИА (военная история), РГАЛИ (литература/искусство), РГАНИ (новейшая история/политика), РГАКФД (кинофото), РГАЗФ (звукозаписи) и др․
- Специализированные архивы ведомств: Архив МИД, Архив ФСБ, Архив МО (центральные ведомственные архивы, входящие в систему Росархива)․
- Региональный уровень: Государственные архивы субъектов РФ (краевые, областные, республиканские, архивы городов федерального значения)․ Хранят документы органов власти региона, предприятий регионального подчинения․
- Муниципальный уровень: Архивы муниципальных образований (городские, районные)․ Хранят документы органов местного самоуправления․
Пример: История структуры ГАРФ (Эволюция)
История Государственного архива Российской Федерации наглядно демонстрирует, как менялся состав архива:
- 1917–1920-е: Создание Центрального архива Октябрьской революции, Древлехранилища․
- 1950–1980-е: Существование ЦГАОР СССР (Центральный гос․ архив Октябрьской революции) и ЦГА РСФСР․
- 1992 г․: Распоряжением Правительства РФ от № 809 создан ГА РФ как правопреемник ЦГАОР СССР и ЦГА РСФСР․
- Настоящее время: Крупнейший федеральный архив, хранящий документы высших органов власти СССР/РФ, фонды партийных органов, общественных организаций, личные фонды государственных и политических деятелей․
Современные вызовы и развитие
Состав и структура архивов сегодня трансформируются под влиянием:
- Цифровизации: Переход к приему электронных документов (ЭД), создание электронных архивов (ЭлАРЧ), массовое сканирование фондов․
- Открытости данных: Публикация описей и оцифрованных документов в открытом доступе (портал archives․gov․ru, сайты архивов)․
- Недофинансировании депо: Проблема нехватки мест хранения (дефицит депо) — острая тема для многих региональных архивов․
Государственные архивы состоят из трех неразрывных компонентов:
- Документального массива (Фондов) — организованных по принципу происхождения (фоновому принципу) и хранящихся в специальных условиях․
- Организационной структуры и инфраструктуры — отделов приема, обработки, хранения, использования, реставрации, библиотек, депо, ИТ-систем․
- Научно-справочного аппарата и информационных систем — делающих фонды доступными и понятными для пользователей․
Понимание этой структуры необходимо не только архивистам, но и историкам, юристам, геналогам и всем, кто обращается в архивы за информацией․ Знание того, как формируется фонд, где искать опись и как работает читальный зал — ключ к успешной работе с документами Архивного фонда РФ․
Статья подготовлена на основе нормативных актов Росархива, Федерального закона № 125-ФЗ, информации с официальных сайтов ГАРФ, Росархива, Культура․РФ и НЭБ․ Актуально на ․