Архивное дело в Российской Федерации представляет собой сложную‚ многоуровневую систему‚ в центре которой лежит Архивный фонд Российской Федерации — исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов‚ отражающих материальную и духовную жизнь народов страны. Эффективное управление этим фондом невозможно без четкого понимания методологических различий и точек соприкосновения между двумя главными типами архивных учреждений: государственными архивами и ведомственными архивами.

Данная статья подробно рассматривает методику их работы‚ опираясь на основной нормативно-методический документ, «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации» (утв. Приказом Росархива от № 16)‚ а также на положения Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Правовая база и статус: фундаментальные различия

Государственные архивы

Государственные архивы являются специализированными государственными учреждениями‚ образующими основное звено системы учреждений Федеральной архивной службы (Росархива). Их ключевая миссия — обеспечение вечного хранения и использования государственной части Архивного фонда РФ.

• Нормативный фундамент: «Основные правила работы государственных архивов РФ» (Приказ Росархива № 16)‚ ФЗ № 125-ФЗ‚ типовые положения о государственных архивах.
• Субъектность: Действуют от имени государства‚ осуществляют государственные функции (учет‚ экспертиза ценности‚ рассекречивание‚ выдача архивных справок).
• Универсальность правил: «Основные правила» имеют универсальный характер и рассчитаны на архивы различного объема‚ состава и профиля (в т.ч. кинофотофоноархивы‚ архивы научно-технической документации)‚ обеспечивая единство архивного дела в РФ.

Ведомственные архивы

Ведомственные архивы создаются федеральными министерствами‚ ведомствами‚ государственными корпорациями и иными организациями для хранения документов‚ образующихся в ходе их текущей деятельности.

• Правовой статус: Структурные подразделения (или отдельные организации) ведомства‚ подчиненные руководителю организации-владельца документов.
• Нормативная база: ФЗ № 125-ФЗ (ст. 19‚ 20)‚ типовые инструкции по архивному делу в ведомствах‚ внутренние положения об архиве‚ утвержденные руководителем организации.
• Ключевое отличие: Ведомственный архив работает с документами текущего и полутекущего хранения (сроки до 10 и до 75 лет соответственно)‚ готовя их к передаче в государственный архив (документы постоянного хранения) или к уничтожению по истечении сроков.

Организация и фондирование документов: теоретические основы

Согласно разделу 2 «Основных правил»‚ в основе фондирования обоих типов архивов лежат классические теоретические положения отечественного архивоведения: принцип происхождения (фоновный принцип) и принцип сохранения первоначального порядка.

Фондирование в ведомственном архиве (стадия формирования)

Здесь происходит первичное формирование архивных фондов. Методика включает:

1. Выделение фондов: Фонд — это совокупность документов‚ созданных одним фондообразователем (организацией‚ структурным подразделением‚ должностным лицом). В ведомственном архиве фонды формируются ежегодно по итогам дела года.
2. Внутрифондовое структурирование: Описание дел по описаниям. Порядок дел в описании обычно хронологический или систематико-хронологический (по структуре организации/деловодству).
3. Составление описей: Временные (текущие) описи для оперативного поиска‚ которые впоследствии трансформируются в окончательные при передаче в гос. архив.
4. Номенклатура дел: Главный учетный документ ведомственного архива‚ утверждаемый ежегодно. Определяет сроки хранения каждого дела (согласно типовым номенклатурам Росархива или ведомственным).

Фондирование в государственном архиве (стадия вечного хранения)

Государственный архив принимает уже сформированные фонды. Задача, сохранение преемственности и приведение к единым стандартам.

• Запрет на перефондирование: «Основные правила» категорически указывают: перефондирование допускается лишь в исключительных случаях при обнаружении грубых ошибок фондирования. Работа‚ выполненная ведомственным архивом (фонование‚ оперирование)‚ сохраняется.
• Приемка фондов: Проверка полноты фонда по номенклатуре‚ соответствия описей делам‚ состояния документов.
• Научное описание (фундаментальное): Создание научно-справочного аппарата (НСА) высокого уровня: путеводители‚ обзоры фондов‚ тематические указатели. Применяется многоуровневое описание по стандарту ISAD(G) (раздел 7 Правил).
• Категорирование: Выделение категорий особо ценных и уникальных документов для включения в Госреестр уникальных документов (вместо идеологизированной классификации эпох).

Комплектование и экспертиза ценности: взаимодействие двух систем

Это ключевой процесс перехода документов из ведомственной системы в государственную. Раздел 6 «Основных правил» детально регламентирует правовые основы приема.

Роль ведомственного архива при комплектовании

• Своевременная подготовка документов к передаче (сбор дел от структурных подразделений‚ проверка оформления‚ скрепка‚ подшивка‚ нумерация листов).
• Проведение экспертизы ценности документов в экспертной комиссии организации (с участием представителя архива или уполномоченного лица). Решение комиссии оформляется протоколом.
• Формирование передаточных описей (по форме‚ согласованной с принимающим гос. архивом).
• Передача документов в гос. архив в установленные сроки (обычно по истечении срока хранения в ведомстве‚ но не позднее 3 лет после завершения дела для документов постоянного хранения — по общему правилу‚ если иное не установлено типовыми номенклатурами).

Роль государственного архива при комплектовании

• Методическое руководство ведомственными архивами: консультации по оформлению‚ срокам‚ номенклатурам.
• Приемка документов: проверка акта приема-передачи‚ состояния бумаги/носителей‚ соответствия описей.
• Прием документов негосударственной собственности (депозитарное хранение‚ временное хранение‚ дарение‚ покупка), уникальная функция гос. архивов.
• Комплектование за счет инициативного документирования (устная история‚ съемка событий) и зарубежной архивной России.

Учет и научно-справочный аппарат (НСА): от операционного к фундаментальному

Учет в ведомственном архиве (Раздел 5 Правил — по аналогии)

Ведет операционный учет для быстрого поиска и выдачи дел в работу организации.

• Единый государственный регистр архивных фондов (ЕГРАФ) — ведомственные архивы вносят сведения о своих фондах.
• Учетные базы данных: фонды‚ описания‚ дела‚ сроки хранения‚ место хранения (полка/ячейка).
• Учет выдачи дел в временное пользование структурным подразделениям (карточки выдачи‚ журналы).
• Учет документов‚ принятых на временное хранение (если применимо).

Учет в государственном архиве (Раздел 5 «Основных правил»)

Обеспечивает государственный учет документов Архивного фонда РФ.

• Фондовый учет: Регистрация каждого фонда (инвентарный номер фонда)‚ учет поступивших/выданных фондов.
• Описный учет: Учет описаний (номера‚ названия‚ даты составления‚ количество дел).
• Учет уникальных документов: Отдельный строгий учет для включения в Госреестр уникальных документов.
• Учет рассекреченных документов: Специфический раздел учета с контролем сроков доступа.
• Учет копий на правах подлинников и фонда пользования: Детальная регистрация микроформ‚ цифровых копий‚ ксерокопий‚ выдаваемых пользователям.
• Электронные учетные базы данных: Требования к их ведению‚ резервному копированию и защите информации.

Научно-справочный аппарат (Раздел 7 Правил)

Здесь проявляется главное методологическое различие:

• Ведомственный архив: Создает справочный аппарат текущего пользования — описи дел (временные и окончательные)‚ картотеки дел по именам/предметам (при необходимости)‚ указатели по номенклатуре. Цель — оперативный поиск для нужд ведомства.
• Государственный архив: Создает фундаментальный НСА по стандарту ISAD(G) (многоуровневое описание: фонд → описание → дело → документ).
  • Путеводители по фондам (обобщенные характеристики).
  • Обзоры фондов (тематические).
  • Систематические указатели‚ указатели имен собственных‚ географических названий.
  • Информационно-поисковые системы (Электронные архивы‚ сайты архивов‚ АИС «Архивный фонд РФ»).
• Преемственность: Описания‚ составленные в ведомственном архиве‚ становятся основой для создания гос. архивом фундаментальных описей и путеводителей. Переделка старых описаний не требуется‚ они вводяться в ЭБД «как есть» с последующим обогащению метаданными.

Хранение и сохранность: физико-химический и технологический контроль

Раздел 4 «Основных правил» устанавливает жесткие стандарты для гос. архивов‚ которые являются эталоном для ведомственных.

Требования к хранилищам

• Микроклимат: Температура 18±2°C (для бумаги)‚ 14-18°C (для фото/пленки)‚ влажность 50-55% (бумага)‚ 30-40% (пленка). Ежедневный замер и запись в журналы.
• Пожарная безопасность: Автоматические системы пожаротушения (газовые‚ порошковые)‚ не повреждающие документы.
• Антибиологическая защита: Регулярная дезинсекция‚ дератизация‚ контроль за зараженностью грибком.

Контроль состояния документов

• Ведомственный архив: Периодический осмотр (раз в год) состояния дел‚ переплетов‚ бумаги. Выявление поврежденных экземпляров для реставрации/копирования.
• Государственный архив: Системный контроль технического и физико-химического состояния. Выявление уникальных документов для страховой оценки и страхования. Создание страховых копий (микрофильмирование‚ оцифровка) и их передача на специальное хранение (в удаленные хранилища). Планирование реставрационных работ.

Чрезвычайные ситуации

Гос. архивы обязаны иметь планы действий при ЧС (потоп‚ пожар‚ теракт). Ведомственные архивы разрабатывают планы в рамках планов ГО и ЧС организации-владельца.

Использование и доступ: от ведомственной нужды к общественному доступу

Ведомственный архив: служебное использование

• Выдача дел структурным подразделениям организации (служебные записки‚ электронные запросы).
• Выдача справок‚ выписок‚ копий для правовых‚ кадровых‚ пенсионных нужд ведомства.
• Доступ ограничен сотрудниками организации (режим коммерческой/гостайны/служебной тайны).
• Работа с запросами граждан — только если ведомство уполномочено выдавать архивные справки (например‚ архивы ЗАГСов‚ военкоматов‚ МВД)‚ иначе — перенаправление в гос. архив.

Государственный архив: общественное использование (Раздел 8 Правил)

• Читальные залы: Работа по «Правилам работы пользователей в читальных залах гос. архивов РФ» (утв. Росархивом 1998 г.).
• Режим доступа: Общий доступ (по истечении 30/75/100 лет)‚ ограниченный доступ (гостайна‚ персональные данные‚ коммерческая тайна). Рассекречивание — исключительная прерогатива гос. архива (комиссия по рассекречиванию).
• Формы обслуживания: Личная работа в читальном зале‚ письменные/электронные запросы‚ заказы копий (цифровые‚ ксерокопии‚ микрофильмы)‚ выдача архивных справок (юридическое оформление документов архива).
• Международное сотрудничество: Исполнение запросов из-за рубежа‚ выдача справок за рубеж.
• Платные услуги: Копирование‚ сложные справки‚ тематические подборки (на основании прайс-листа‚ утвержденного Росархивом).

Информатизация и электронные документы: современные вызовы

«Основные правила» (2002 г.) впервые зафиксировали нормы работы с машиночитаемой (электронной) документацией‚ однако современная методика ушла далеко вперед (Приказ Минкультуры/Росархива от № 2364 «Об утверждении Требований к формированию и хранению электронных архивных документов…»).

Ведомственный архив: управление электронными документами (УЭД/СЭД)

• Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) с функцией архивирования.
• Обеспечение юридической значимости ЭД (ЭП‚ квалифицированные сертификаты).
• Формирование электронных дел и фондов в соответствии с номенклатурой;
• Миграция форматов при смене ПО/ОС (планирование сохранности).

Государственный архив: прием и вечное хранение ЭД

• Прием электронных фондов через АИС «Электронный архив» или специализированные шлюзы.
• Проверка целостности (хэш-суммы)‚ подлинности ЭП‚ читаемости форматов (PDF/A‚ XML‚ TIFF и др.).
• Долгосрочное хранение в доверенных цифровых репозиториях (Цифровое хранилище Архивного фонда РФ).
• Обеспечение доступа к ЭД в читальных залах и через порталы (с учетом режима доступа).

Профессиональная этика и кадровое обеспечение

Раздел 3 «Основных правил» впервые ввел в нормативную практику вопросы профессиональной этики архивиста (принятые международным сообществом архивов — Кодекс этики ICA).

• Общие принципы: Непристрастность‚ уважение к авторству и контексту документов‚ защита конфиденциальности‚ профессиональная компетентность.
• Кадры: В гос. архивах — государственные служащие/работники бюджетных учреждений (квалификационные требования Росархива). В ведомственных, работники организации (квалификация по профстандартам «Архивист»‚ «Руководитель архива»).
• Обучение: Повышение квалификации не реже 1 раза в 5 лет (для гос. архивов — через Росархив/ФГБНУ «РНЦАД»‚ для ведомственных, через ведомственные учебные центры или аккредитованные организации).

Методика архивной работы государственного и ведомственного архива представляет собой не два изолированных процесса‚ а единый технологический конвейер жизненного цикла документа.

1. Ведомственный архив фокусируется на операционном управлении документами на стадиях текущего и полутекущего хранения: быстрое поисковое обеспечение деятельности организации‚ правовое оформление сроков хранения (номенклатура)‚ подготовка к экспертизе ценности и передаче. Его методология — прагматичная‚ служебная‚ ориентированная на «здесь и сейчас».
2. Государственный архив берет на себя функцию вечного хранителя и интерпретатора исторической памяти. Его методология — фундаментальная‚ научная‚ унифицированная на уровне всей страны (через «Основные правила»‚ ГОСТы‚ Приказы Росархива). Она направлена на создание научно-справочного аппарата мирового уровня‚ обеспечение прав доступа граждан и государственных органов‚ физико-химическое сохранение подлинников на веках.

Ключевой момент взаимодействия: качество работы ведомственного архива (правильное фондирование‚ полные описи‚ хорошее состояние бумаги‚ соблюдение сроков передачи) напрямую определяет трудоемкость и качество работы государственного архива при приемке‚ описании и введении фондов в научный оборот. «Основные правила работы государственных архивов РФ» служат методологическим «верхним слоем»‚ задающим стандарты‚ к которым ведомственные архивы должны стремиться уже на стадии формирования документов.

Нормативные ссылки (для углубленного изучения)

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Базовый закон).
2. Приказ Росархива от № 16 «Об утверждении Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации» (Главный метод. документ для гос. архивов).
3. Приказ Росархива от № 76 «Об утверждении Типовых норм расхода рабочего времени архивистов…» (Нормирование труда).
4. Приказ Минкультуры России от № 2364 «Об утверждении Требований к формированию и хранению электронных архивных документов…» (Работа с ЭД).
5. ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Термины и определения».
6. ГОСТ Р 7.0.99-2018 «Архивное дело. Формирование архивных фондов организаций. Общие требования».
7. Приказ Росархива от № 20 «Об утверждении Инструкции по организации работы по приему‚ учету‚ хранению и выдаче документов в государственных архивах РФ» (Детализация Разделов 4‚ 5‚ 8 Правил).
8. Типовые номенклатуры документов (утвержденные Росархивом по отраслям) — основание для экспертизы ценности в ведомственных архивах.

*Статья подготовлена на основе анализа «Основных правил работы государственных архивов РФ» (Приказ Росархива № 16) и действующего законодательства в сфере архивного дела по состоянию на 2026 год.