Государственные нотариальные архивы – это специальные хранилища, где сохраняются нотариальные документы, созданные в результате деятельности государственных нотариальных контор, а также документы, переданные от упразднённых контор и от нотариусов, прекращающих полномочия. Архивы находятся под управлением нотариальных палат субъектов РФ и, в ряде случаев, государственных (муниципальных) архивов.

Что такое нотариальный архив?

Согласно Федеральному закону № 339‑ФЗ от  г. («О нотариате»), в системе нотариата вводятся понятия нотариального документа и нотариального архива. Нотариальный архив – это место постоянного или временного хранения нотариальных документов на бумажном носителе, переданных в нотариальную палату или в государственный архив.

• Документы в архиве сохраняются в оригинальном виде (бумажные носители) и в виде дубликатов.
• Архив обеспечивает сохранность, учёт и возможность доступа к документам в соответствии с законодательством.

Основные типы документов, попадающих в архив

1. Нотариальные акты, заверенные в государственных нотариальных конторах.
2. Документы, созданные нотариусами, занимающимися частной практикой, но переданные в архив в случае их прекращения деятельности.
3. Документы, полученные от упразднённых государственных нотариальных контор.
4. Дубликаты и копии, выданные нотариальной палатой (приравниваются к оригиналам);

Нормативно‑правовая база

Организация и функционирование нотариальных архивов регулируются следующими актами:

• ФЗ № 339‑ФЗ от  г. – вводит понятия «нотариальный документ» и «нотариальный архив».
• Приказ Минюста РФ № 395 от  г. – «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования нотариальных документов». (Документ пока не вступил в силу, но уже используется в практике).
• Приказ Минюста РСФСР № 32 от  г. – исторический нормативный акт, регулирующий передачу документов в государственный архив.
• Региональные нормативные акты (приказы и положения нотариальных палат субъектов РФ).

Кому принадлежит архив и где он находится?

Нотариальные архивы могут находиться в разных институтах:

• Нотариальная палата субъекта РФ – основной хранитель документов, переданных от нотариусов, прекращающих полномочия.
• Государственные и муниципальные архивы – хранят документы от упразднённых государственных нотариальных контор, а также те, которые ранее были переданы в архивы по приказу Минюста.
• Частные нотариусы – обязаны хранить свои документы до момента их передачи в архив (обычно при прекращении практики).

Примеры региональных архивов:

• Нотариальный архив Нотариальной палаты Республики Башкортостан.
• Нотариальный архив Нотариальной палаты Свердловской области.
• Архивы государственных нотариальных контор г. Москва.
• Центральный государственный архив‑лесного сектора (ЦГАЛС) в Санкт‑Петербурге – принимает запросы дистанционно (по почте или e‑mail).

Как происходит передача документов в архив?

Процедура передачи регулируется Приказом Минюста № 395 и включает несколько этапов:

1. Подготовка реестра – нотариус составляет перечень всех документов, подлежащих передаче.
2. Оформление акта передачи – подписывается акт между нотариусом и представителем нотариальной палаты (или архивного учреждения).
3. Комплектация и маркировка – каждый документ получает уникальный идентификационный номер, указывается в реестре.
4. Транспортировка – документы передаются в архив в специально подготовленных пакетах.
5. Приёмка в архив – архивисты проверяют соответствие реестра, фиксируют дату поступления и вносят запись в журнал учёта нотариальных документов.

Для нотариусов, работающих в частной практике, передача обязательна в случае:

• Прекращения деятельности (выход из реестра).
• Упразднения конторы (например, в результате реорганизации).

Доступ к нотариальному архиву

Документы в нотариальном архиве не являются общедоступными в полном объёме, однако закон гарантирует право заинтересованных лиц на их просмотр при соблюдении определённых условий.

Кто может запросить документы?

• Субъекты, указанные в самом нотариальном документе (например, стороны сделки);
• Наследники или представители (при наличии нотариальной доверенности).
• Органы государственной власти и суды (по запросу).
• Исследователи и историки (при наличии обоснованного научного интереса).

Порядок подачи запроса

1. Подготовить письменное заявление (можно отправить по почте или e‑mail).
2. Указать реквизиты документа (номер, дату, тип, фамилия нотариуса).
3. Приложить документ, подтверждающий интерес (доверенность, решение суда и т.п.).
4. Оплатить фиксированную государственную пошлину (если она предусмотрена).
5. Ожидать ответа – в большинстве регионов срок рассмотрения не превышает 30 дней.

Дублирование и копии

Согласно Правилам организации хранения нотариальных документов, копия, выданная из нотариального архива, приравнивается к дубликату нотариального документа. Это значит, что:

• Дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал.
• Для получения дубликата необходимо предоставить заявление и оплатить государственную пошлину.

Цифровизация нотариальных архивов

В последние годы в России активно обсуждаеться создание централизованных электронных нотариальных архивов. Цели проекта:

• Сократить время доступа к документам.
• Обеспечить сохранность в цифровом виде (резервные копии, защита от физического износа).
• Упрощённый порядок выдачи дубликатов через онлайн‑порталы.

Ключевые инициативы:

1. Разработка единой информационной системы «Нотариальный архив РФ» (проект, находящийся в стадии пилотного тестирования).
2. Внедрение электронных подписей и сканированных копий в соответствии с ФЗ «Об электронной подписи».
3. Создание региональных «цифровых хранилищ», интегрированных с государственными архивами.

Проблемы и перспективы

Как найти нужный архив?

Ниже приведён краткий алгоритм поиска архива, где может находиться интересующий вас документ.

1. Определите регион – в большинстве случаев документы хранятся в архиве той нотариальной палаты, где был зарегистрирован нотариус.
2. Посетите официальный сайт Нотариальной палаты вашего субъекта РФ (например, НП Республики Башкортостан).
3. Ищите раздел «Нотариальный архив» или «Контакты».
4. Если документ относится к упразднённой государственной конторе, обратитесь в государственный архив субъекта (например, в Архив г. Москва – отдел нотариальных документов).
5. Для Санкт‑Петербурга можно написать в ЦГАЛС СПб по адресу: Варфоломеевская ул., д; 15А, лит. А, либо отправить запрос по почте/электронной почте.
6. Подготовьте заявление (см. пункт 5.2) и отправьте его в выбранный архив.

Государственные нотариальные архивы играют ключевую роль в обеспечении юридической стабильности и исторической памяти России. Они сохраняют оригиналы нотариальных актов, позволяют получать дубликаты и предоставляют доступ к документам в рамках закона. Современные тенденции – цифровизация и централизованное управление – обещают упростить работу как нотариусов, так и граждан, которым требуется доступ к архивным материалам.

Помните: при работе с нотариальными архивами важно соблюдать установленный порядок подачи запросов и иметь при себе все необходимые подтверждающие документы. При правильном подходе архивные материалы могут стать надёжным источником информации для решения юридических, наследственных и исследовательских задач.

Статья составлена на основе открытых источников (правовые акты, официальные сайты нотариальных палат и архивов) и актуальна на дату .