Архивы государственных нотариальных конор (ГНК), это специализированные архивные учреждения (или структурные подразделения нотариальных палат), обеспечивающие сохранность, учет и выдачу нотариальных документов, переданных на хранение в связи с упразднением контор, прекращением полномочий нотариусов или иными основаниями, установленными законом. Данная статья обобщает актуальную информацию о правовом регулировании, процедурах работы и особенностях обращения к таким архивам на примере Российской Федерации, а также затрагивает практику соседних стран (Беларусь, Украина).

Правовое регулирование и нормативная база

Деятельность нотариальных архивов строго регламентируется законодательством. Ключевыми документами являются:

• Основы законодательства Российской Федерации о нотариате (Закон РФ от № 4462-1), определяет порядок передачи дел в архивы, сроки хранения и правила выдачи копий.
• Приказ Минюста России от № 395 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов» (на момент документ не вступил в силу, однако отражает вектор реформы: централизация хранения, электронный учет, единые стандарты номенклатур).
• Закон Украины «О нотариате» (Статья 23) — регулирует статус государственных нотариальных архивов в Украине.
• Локальные нормативные акты нотариальных палат субъектов РФ (положения об архивах, графики приема, реквизиты).

Важный тренд: В 2020 году Правительством РФ в Госдуму внесен законопроект о выводе нотариальных архивов на законодательный уровень и создании единой электронной базы нотариальных документов (инициатора — И. Неволина, председатель Комиссии по делопроизводству ФНП РФ).

Что хранится в архивах ГНК?

Согласно сводкам реестров (в т.ч. Реестр ГНК и контор частных нотариусов по состоянию на г.) и текущей практике, в архивы передаются:

1. Номенклатурные дела нотариусов, сложивших полномочия (как государственных, так и частной практики, если дела находились у них на временном хранении).
2. Наследственные дела (передаются нотариусу для возобновления производства по заявлению гражданина).
3. Документы упраздненных государственных нотариальных контор (протоколы, реестры, доверенности, завещания, акты удостоверения фактов и т.д.).
4. Дела нотариусов ГНК, прекративших деятельность в связи с ликвидацией конторы или переводом в статус частного нотариуса (исторически: массовый переход ГНК в частную практику происходил в 1993–1998 гг.).

Организация работы архивов: региональные примеры

Архивы создаются при нотариальных палат субъектов РФ. Ниже приведены сведения о режиме работы и контактах крупнейших архивов (актуально на 2026 год).

Москва (Архивы ГНК г. Москвы)

В Москве архивы часто размещаются по адресам бывших контор. Пример реквизитов (справочно):

• Яна Райниса, д. 1 (Сходненская, 32 ГНК № 25, нотариус Чернявский О.В., тел.: (495) -15-28-25, (499) -49-30-10).
• Осенний б-р, д. 2 (Крылатское, Молодежная, Архив с 1993–1998 гг., 33 ГНК № 25).

Примечание: Точные адреса и телефоны актуальных архивных фондов Москвы необходимо уточнять на сайте Нотариальной палаты Москвы или по горячей линии.

Вологодская область (Архив НПВО)

Особенности работы:

• Наследственное дело, выданное нотариусу по заявлению гражданина для возобновления производства, возвращается в Архив НПВО через 3 месяца, если гражданин не обратился к нотариусу с документами.
• Удостоверение равнозначности электронного документа бумажному при работе с архивом не требуется.

Свердловская область (Архив НПСО)

Принимает нотариальные документы на бумажном носителе ГНК в случаях их упразднения или прекращения полномочий нотариуса ГНК, а также документы, находившиеся на временном хранении у частных нотариусов.

Республика Башкортостан (Архив НП РБ)

Принимает документы нотариусов частной практики, созданные в ходе деятельности, а также документы упраздненных ГНК. Обеспечивает выдачу копий и справок гражданам и нотариусам.

Республика Беларусь (Минский и Могилевский округа)

Работа нотариальных архивов Беларуси регламентирована Белорусской нотариальной палатой.

• Режим работы (пример Могилевского округа): Пн–Пт: 8:00–16:30, перерыв 12:00–12:30 (Среда без перевода на обед). Выходные: суббота, воскресенье.
• В предпраздничные дни прием сокращается на 1 час.

Порядок обращения граждана в нотариальный архив

Гражданин не может лично «зайти в архив и взять документ». Процедура строго регламентирована:

1. Обращение к нотариусу. Гражданин обращается к любому нотариусу (по месту жительства или нахождения имущества) с заявлением о поиске/получении копии документа.
2. Запрос нотариуса в архив. Нотариус направляет официальный запрос в нотариальный архив (через палату или напрямую, в зависимости от регионального регламента).
3. Поиск и выдача. Архив производит поиск по номенклатуре/реестрам. Если дело найдено, оно выдается нотариусу (не гражданину лично!).
4. Работа нотариуса с делом. Нотариус производит необходимые действия (выдает копию, возобновляет наследственное дело и т.д.).
5. Возврат дела. По истечении срока (обычно 3 месяца, как в Вологодской области) или завершении действий дело возвращается в архив.

Как найти архив нотариуса, сложившего полномочия?

Это частая проблема, так как ГНК массово ликвидировались/преобразовывались в 90-е годы. Алгоритм поиска:

• Сайт ФНП (Федеральной нотариальной палаты) — раздел «Поиск нотариуса» / «Архивы нотариусов». Там публикуются реестры архивов по субъектам РФ.
• Сайты региональных нотариальных палат — разделы «Архивы», «Сведения о нотариусах, ведущих производство по наследственным делам», «Реестры ГНК».
• Справочно-информационные системы (ГАРАНТ, КонсультантПлюс) — содержат исторические реестры ГНК (например, по состоянию на 2004 год).
• Горячие линии нотариальных палат (введены в 2020 г. в условиях антиковидных мер, сейчас работают постоянно).

Цифровизация и перспективы развития

Ключевое направление, создание единой электронной базы нотариальных документов.

• Перевод бумажных фондов в электронный вид (сканирование, OCR-распознавание).
• Внедрение Единого информационного пространства нотариата (ЕИПН) для удаленного поиска дел нотариусами.
• Исключение необходимости физического перемещения наследственных дел между архивом и нотариусом (обмен электронными копиями с ЭЦП).
• Приказ Минюста № 395 (проект) закладывает базу для единых стандартов электронного номенклатурного учета.

Ответственность и гарантии

• Ответственность нотариуса (ст. 21 Закона Украины «О нотариате», аналогично ст. 10 Основ РФ о нотариате): нотариус несет ответственность за сохранность документов, переданных ему из архива.
• Ответственность архива: за соблюдение условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность), полноту номенклатур, своевременную выдачу дел по запросам.
• Конфиденциальность: Информация в нотариальных документах охраняется нотариальной тайной (ст. 7 Основ РФ о нотариате). Архив выдает сведения только нотариусу, суду или уполномоченным государственным органам в установленном законом порядке.

Практический чек-лист для гражданина

Система архивов государственных нотариальных контор — это гарант сохранности прав граждан на имущество, наследство и юридические факты, зафиксированные в прошлом. На современном этапе отрась проходит трансформацию: от разрозненных бумажных хранилищ к единой цифровой экосистеме. Для гражданина ключевым остается правило: путь в архив лежит только через нотариуса. Знание адреса архива (например, Яна Райниса, 1 в Москве или архива НПВО в Вологде) ускоряет работу специалиста, но формальный запрос должен исходить от нотариуса.

Статья подготовлена на основе открытых данных интернета (реестры ГНК, сайты нотариальных палат РФ и РБ, Закон Украины «О нотариате», Приказ Минюста РФ № 395, новости ФНП) по состоянию на . Для решения конкретных правовых вопросов обратитесь к нотариусу.