Государственный архив Акмолинской области – ключевое учреждение, отвечающее за сохранность, учёт и предоставление архивных документов, а также за цифровизацию архивных фондов региона. Архив находится по адресу: г. Кокшетау, ул. Алимжана Баймуканова, 23. Телефонные справочные линии и электронная почта доступны для граждан и юридических лиц, желающих получить архивные справки или уточнить порядок работы с документами.

Основные задачи и функции архива

• Обеспечение сохранности и долговременного хранения государственных и муниципальных документов.
• Ведение государственного учёта архивных материалов, их классификация и индексация.
• Предоставление архивных справок и копий документов в соответствии с установленными стандартами.
• Контроль за процессом документирования в областных органах власти и муниципальных структурах.
• Реализация программ цифровизации архивных фондов, создание электронных архивов и обеспечение их доступности.
• Сотрудничество с научными, образовательными и культурными учреждениями в сфере исследования исторических материалов.

Структура управления архивов и документации

Управление архивов и документации Акмолинской области включает несколько подразделений, каждое из которых отвечает за определённый спектр задач:

1. Отдел выдачи архивных справок – обработка запросов граждан и организаций, подготовка и выдача справок.
2. Отдел цифровизации архивов – сканирование, оцифрование и создание электронных копий документов.
3. Отдел контроля за ведомственными архивами – мониторинг состояния архивных процессов в государственных учреждениях.
4. Отдел научно-исследовательской работы – поддержка исследователей, публикация научных материалов.
5. Административно-экономический отдел – финансовое и кадровое обеспечение деятельности архива.

Государственная услуга «Выдача архивных справок»

Согласно Стандарту государственной услуги «Выдача архивных справок», утверждённому приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 07 марта 2025 г., процесс предоставления справок включает следующие этапы:

• Подача заявления (в электронном виде через портал государственных услуг или лично в архив).
• Регистрация запроса и формирование номера заявки.
• Проверка наличия запрашиваемого документа в архивных фондах.
• Подготовка и выдача справки, либо уведомление заявителя о готовности справки через портал.
• В случае отказа – предоставление мотивированного ответа в соответствии с пунктами 10 и 10‑1 Стандарта.

Для ускорения процесса рекомендуется указывать максимально полные сведения о документе (название, дату, архивный фонд, номер дела).

Как получить архивную справку: пошаговая инструкция

1. Подготовьте запрос. Укажите цель обращения, полные реквизиты искомого документа и свои контактные данные.
2. Отправьте заявку. Через портал egov.kz или лично в архив (по адресу: ул. Алимжана Баймуканова, 23, г. Кокшетау).
3. Оплатите госпошлину. При необходимости (в зависимости от типа справки).
4. Ожидайте уведомления. О готовности справки вы получите сообщение на электронную почту или в личный кабинет портала.
5. Получите документ. Справку можно забрать лично, либо получить в электронном виде (PDF).

Цифровизация архивных фондов

В последние годы Управление цифровизации архивов Акмолинской области активно внедряет современные технологии:

• Создание электронных архивов с метаданными, позволяющими быстро находить нужные документы.
• Использование сканеров высокого разрешения и программного обеспечения для распознавания текста (OCR).
• Размещение оцифрованных материалов в национальном реестре электронных архивов, доступном для исследователей.
• Обеспечение информационной безопасности и резервного копирования данных.

Эти меры позволяют ускорить процесс выдачи справок, снизить нагрузку на физические фонды и обеспечить более широкий доступ к историческим материалам.

Контактная информация

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какие документы можно запросить в архиве?

Любые документы, находящиеся в государственных и муниципальных фондах, включая акты, решения, переписные листы, фотографии, карты и аудиовизуальные материалы.

Сколько времени занимает подготовка справки?

В среднем 5‑10 рабочих дней. При наличии срочности возможно ускоренное обслуживание за дополнительную плату.

Можно ли получить копию документа в электронном виде?

Да. После оцифровки документ предоставляется в формате PDF с возможностью скачивания через личный кабинет на портале.

Какой документ нужен для получения справки?

Заявление (в электронном или бумажном виде), копия паспорта (для физических лиц) или учредительные документы (для юридических лиц), а также подтверждение оплаты госпошлины.

Перспективы развития управления архивов

В ближайшие годы планируется:

• Расширение цифровой инфраструктуры и подключение всех региональных архивов к единой национальной базе данных.
• Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и поиска документов.
• Организация образовательных программ для специалистов по архивному делу и повышения квалификации сотрудников.
• Укрепление международного сотрудничества в области архивов и обмена опытом с зарубежными учреждениями.

Управление архивов и документации Акмолинской области играет ключевую роль в сохранении исторической памяти региона, обеспечивая доступ к документам как для государственных органов, так и для граждан. Современные подходы к цифровизации и строгие стандарты обслуживания позволяют эффективно выполнять государственные услуги, повышая прозрачность и удобство работы с архивными материалами.

Помните: при обращении в Государственный архив Акмолинской области важно чётко формулировать запрос, указывать все известные реквизиты документа и соблюдать установленные процедуры. Это ускорит процесс получения нужной справки и поможет сохранить ценные исторические сведения для будущих поколений.