Государственное учреждение «Государственный архив Актюбинской области» (ГУ «ГААкО») является главным архивным органом региона, выполняющим функции по учету, хранению, комплектованию и использованию документов, составляющих архивный фонд области. Архив играет ключевую роль в сохранении исторической памяти Актюбинского края, обеспечивая доступ к документам для государственных органов, организаций и граждан.

Историческая справка

История архива неразрывно связана с формированием Актюбинской области. Ключевые этапы развития:

• 1930-е годы: Создание областных архивных управлений в составе НКВД Казахской ССР. Начало централизованного сбора документов от ликвидируемых уездных и волостных учреждений.
• Великая Отечественная война (1941–1945): Архив принимал к хранению фонды эвакуированных предприятий и учреждений, а также документы партизанских движений и госпиталей, размещенных в регионе.
• 1960–1980-е годы: Формирование современной структуры государственных архивов. Переезд в специализированное здание с оборудованными хранилищами.
• С 1991 года: Переход в подчинение местных исполнительных органов Республики Казахстан. Реорганизация в Государственное учреждение «Государственный архив Актюбинской области».
• Настоящее время: Активное внедрение информационных технологий, оцифровка фондов, интеграция в Единую архивную информационную систему Республики Казахстан.

Состав и структура архивных фондов

На 2024 год общий объем архивного фонда составляет более 1 000 000 единиц хранения. Документы охватывают период с XVIII века по настоящее время.

Основные группы фондов:

1. Дореволюционный период (XVIII – октябрь 1917 г.):
   • Документы Актюбинского уездного правления, Облученского уездного правления.
   • Материалы военного управления Уральской области (Каспийского комитета, Уральского областного правления).
   • Документы духовных управлений, мечетей, парохий.
   • Дела земельного устройства, переписных книг, ревизийских сказок (ценнейший источник для геноалогии).
2. Советский период (1917 – 1991 гг.):
   • Фонды обкома/крайкома/областкома КПК, исполкома облсовета.
   • Документы промышленных предприятий: Актюбинского хромового комбината, Актюбинского завода фосфоритов, Актюбинского машиностроительного завода и др.
   • Архивы сельскохозяйственных организаций (совхозов, колхозов, МТС).
   • Фонды образовательных, медицинских, культурных учреждений.
   • Документы судов, прокуратуры, органов МВД/НКВД/КГБ (с учетом режима доступа).
3. Период Независимости (с 1991 г.):
   • Документы акимата области, маслихата, территориальных подразделений министерств.
   • Фонды ликвидированных и реорганизованных юридических лиц.
   • Личные фонды выдающихся деятелей культуры, науки, производства, ветеранов труда и войны.

Основные направления деятельности

Деятельность ГУ «ГААкО» регулируется Законом РК «Об архивном деле и архивах» и типовым положением об обласном государственном архиве.

Прием и комплектование фондов

Архив осуществляет прием документов от:

• Органов государственной власти и управления области.
• Организаций, подведомственных акимату.
• Ликвидированных юридических лиц (в порядке правопреемства).
• Физических лиц (личные архивы, семейные фото/видеодокументы, мемуары).

Важно: Приемка производится по актам приема-передачи после экспертизы ценности документов.

Хранение и консервация

• Содержание хранилищ в режиме, соответствующем ГОСТ/СТ РК (температура 18±2°С, влажность 55±5%).
• Профилактическая дезинфекция, дезинсекция, дератизация.
• Ремонт и реставрация поврежденных документов в собственной реставрационной мастерской.
• Микрофильмирование и оцифровка уникальных и часто запрашиваемых фондов для сохранения оригиналов.

Научно-справочный аппарат и описи

Для обеспечения поиска документов ведется работа по созданию:

• Опей дел (инвентарей) — основного справочника по фондам.
• Путеводителей по фондам — обобщенных справочников.
• Тематических указателей и каталогов (например, «Репрессированные», «Ветеран ВОВ», «Земельные дела»).
• Электронных баз данных, интегрированных в Единую архивную информационную систему (ЕАИС) и портал «Электронный архив».

Информационно-справочное обслуживание (ИСО)

Это наиболее востребованное направление для граждан. Архив выдает:

• Справки-выписки из документов (о стаже, зарплате, награждении, проживании, репрессиях и т.д.).
• Архивные справки для подтверждения прав на пенсию, льготы, жилье, наследство.
• Копии документов (бумажные, электронные, заверенные печатью архива).
• Тематические подборки для СМИ, писателей, ученых, музеев.

Режим доступа и порядок обращения

Кто может обратиться?

• Граждане РК, иностранцы и лица без гражданства.
• Государственные органы, некоммерческие организации, юридические лица.

Способы обращения:

1. Личный прием в читальном зале (по предварительной записи или в порядке живой очереди).
2. Через портал «Электронный архив» (e-archive.kz) — подача заявки онлайн, оплата услуг, получение готовых справок в личном кабинете или по почте.
3. Почтовое обращение (заказным письмом с описью вложения).
4. Через ЦОН (Центр обслуживания населения) — прием заявок на выдачу архивных справок.

Необходимые документы для запроса:

• Документ, удостоверяющий личность (паспорт, ИД-карта).
• Документы, подтверждающие родственные связи (если запрос от имени родственника: свидетельства о рождении/браке/смене имени).
• Нотариальная доверенность (если действует представитель).
• Заявление установленного образца (заполняется на месте или скачивается с сайта).

Сроки и стоимость

• Срок исполнения: согласно Закону РК «Об архивном деле» — до 30 календарных дней (обычно 10–15 дней для стандартных справок).
• Стоимость: Услуги по выдаче архивных справок гражданам для реализации пенсионных, трудовых, жилищных и иных социально-правовых прав — бесплатны. Прочие услуги (тематические подборки, копирование для коммерческих целей, сложные геноалогические поиски) — платны по утвержденным тарифам.

Цифровизация и онлайн-сервисы

Архив активно реализует программу «Цифровой архив»:

• Портал «Электронный архив РК»: удаленный поиск по описям, заказ справок, оплата.
• Цифровые копии фондов: доступ к оцифрованным метрическим книгам, ревизийским сказкам, спискам репрессированных через терминалы в читальном зале и портал.
• Проект «Народный архив»: сбор и оцифровка личных фотографий, писем, дневников жителей области для пополнения фондов современностью.

Геноалогические и исторические исследования

ГУ «ГААкО» является центром притяжения для геноалогов и историков. Наиболее востребованные фонды для родословных исследований:

• Метрические книги (рождение, брак, смерть) приходов разных вероисповеданий (православные, мусульманские, католические, баптисты и др.).
• Ревизийские сказки (XVIII–XIX вв.) и Первая всеобщая перепись населения 1897 г. (для уездов Актюбинской области).
• Конфессиональные росписи и списки прихожан.
• Документы земельного устройства (межевые планы, земельные дела) — позволяют локализовать место жительства предков.
• Документы органов НКВД/КГБ (дела репрессированных, списки осужденных, материалы реабилитации) — доступны после 75-летнего срока хранения или по запросу родственников.

Контакты и реквизиты

Полезные советы для исследователей

1. Подготовьте исходные данные: ФИО (полностью, с вариантами написания), примерные даты рождения/смерти/брака, название населенного пункта (село, станица, хутор, уезд, волость).
2. Используйте ЕАИС заранее: Проверьте описи онлайн на e-archive.kz, чтобы знать номера фондов, описей и дел перед визитом.
3. Учитывайте смену топонимов: Многие села Актюбинской области меняли названия в 1930–1990-х годах (например, в честь партийных деятелей, а затем возврат исторических). Используйте «Список населенных пунктов Актюбинской области» разных лет.
4. Заказывайте копии, а не только справки: Для геноалогии важнее увидеть оригинал записи (подпись священника, пометки полей, качество бумаги), чем типографическую справку.
5. Обращайтесь в смежные архивы: Если предки жили на границе с Облысским (Актюбинским), Уральским (Западно-Казахстанским), Хромтауским районами — проверяйте фонды в Государственном архиве Западно-Казахстанской области (г. Уральск) и Центральном государственном архиве РК (г. Астана) (фонды губернских управлений).

ГУ «Государственный архив Актюбинской области» — это не просто хранилище старых бумаг, а динамично развивающийся научный и информационный центр. Благодаря системной работе по оцифровке и внедрению электронных услуг, архив становится максимально открытым для граждан. Независимо от цели вашего обращения — оформление пенсии, восстановление трудового стажа, поиск корней семьи или написание научной работы — сотрудники архива готовы оказать профессиональную помощь в поиске нужных документов.

Рекомендуется перед визитом или отправкой запроса актуализировать контактные данные и режим работы на официальных интернет-ресурсах органа.