Дата актуализации:

Содержание

1. История создания архива
2. Структура и подразделения
3. Основные функции и задачи
4. Ключевые фонды и документы
5. Порядок доступа к документам
6. Оцифровка и электронные сервисы
7. Правовое регулирование
8. Контактная информация
9. Часто задаваемые вопросы

Государственный архив документов по личному составу Мордовии (далее – ГАЛСМ) – это специализированный архивный фонд, который хранит и обслуживает официальные документы, связанные с персональными данными граждан, военнослужащих, государственных служащих и участников общественной жизни Республики Мордовия․ Архив играет ключевую роль в обеспечении исторической памяти, защите прав граждан и поддержке научных исследований․

История создания архива

1991 год – после распада Советского Союза в Мордовии возникла необходимость в самостоятельном управлении архивными материалами, относящимися к личному составу․ Было принято решение о создании отдельного архивного подразделения в рамках Государственного архива Республики Мордовия․

1994 год – официальное открытие ГАЛСМ․ Первоначально в архиве хранились кадровые листки, воинские билеты, списки призывников и документы о гражданском статусе․

2005–2015 годы – масштабная реформа архивного дела, в ходе которой была внедрена автоматизированная система учёта документов (АСУ «Архив-ЭКС»), а также началась оцифровка наиболее ценных фондов․

2020 год – в связи с переходом на электронный документооборот в государственных органах ГАЛСМ получил полномочия по хранению электронных персональных файлов․

Структура и подразделения

ГАЛСМ состоит из нескольких основных отделов:

• Отдел кадровых фондов – хранит документы о служебной деятельности государственных служащих, их биографии, награды и аттестации․
• Военный архив – включает воинские билеты, списки призывников, сведения о мобилизации, награды и демобилизации․
• Отдел гражданского состояния – содержит акты рождения, брака, смерти, а также документы о смене фамилии, гражданстве и др․
• Отдел электронных документов – отвечает за хранение и обеспечение доступа к электронным персональным файлам․
• Отдел оцифровки и цифровых сервисов – занимается сканированием, метаданными и поддержкой онлайн‑каталогов․
• Отдел правового обеспечения – контролирует соблюдение законодательства о персональных данных и архивных ограничениях․

Основные функции и задачи

ГАЛСМ реализует следующие функции:

1. Сохранение и защита оригинальных и копий документов, относящихся к личному составу․
2. Обеспечение доступа к архивным материалам для исследователей, государственных органов и граждан в соответствии с законом․
3. Осуществление контроля за соблюдением прав на конфиденциальность персональных данных․
4. Оцифровка бумажных фондов и создание электронных архивов․
5. Подготовка аналитических справок и статистических материалов по кадровым вопросам․
6. Сотрудничество с другими архивными учреждениями России и за рубежом․

Ключевые фонды и документы

В архиве хранятся более 12 миллионов единиц документации․ Основные фонды:

• Фонд «Кадровые листки 1917–1991 гг․» – более 4 млн․ листков, отражающих служебный путь работников государственных учреждений․
• Военный фонд 1941–1991 гг․ – списки призывников, воинские билеты, приказы о мобилизации и демобилизации․
• Гражданский фонд 1800–2020 гг․ – акты рождения, брака, смерти, документы о смене фамилии и гражданства․
• Электронный персональный архив (ЭПА) -020–настоящее время – электронные файлы, хранящиеся в зашифрованных базах данных․
• Фонд «Награды и почётные звания» – сведения о государственных наградах, орденах, медалях․

Порядок доступа к документам

Доступ к материалам регулируется Федеральным законом «Об архивных делах» и региональными нормативными актами․

Для физических лиц

Граждане могут запросить копию своего личного дела или справку о факте рождения, брака и т․д․ Необходимые шаги:

1. Заполнить заявление (в электронном виде через портал Госуслуги или в бумажном виде)․
2. Предоставить документ, удостоверяющий личность (паспорт, СНИЛС)․
3. Оплатить государственную пошлину (если требуется)․
4. Ожидать решения – обычно в течение 10–30 рабочих дней․

Для исследователей и организаций

Для доступа к массовым фондам необходимо:

• Получить аккредитацию в виде письма от научного руководителя или руководителя организации․
• Подписать договор о конфиденциальности и соблюдении требований по защите персональных данных․
• Зарегистрироваться в системе Электронный архивный портал (ЭАП)․

Оцифровка и электронные сервисы

С 2015 года в ГАЛСМ реализуется программа «Цифровой Мордовский архив»․ Ключевые направления:

• Сканирование бумажных документов в формате PDF/A (разрешение 300 dpi)․
• Создание метаданных по международному стандарту ISAD(G)․
• Размещение оцифрованных материалов в открытом каталоге archives․mordovia․ru․
• Внедрение системы ТЭК (Технология электронного контроля) для контроля доступа к персональным данным․
• Разработка мобильного приложения «Мой архив», позволяющего гражданам получать справки онлайн․

Правовое регулирование

Деятельность ГАЛСМ регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивных делах»․
• Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных»․
• Закон Республики Мордовия от № 3‑ОЗ «Об архивных фондах и их использовании»․
• Приказ Минкультуры России от № 1234 «Об утверждении Положения о порядке доступа к архивным документам»․

Контактная информация

Адрес: 430000, г․ Саранск, ул․ Пушкина, д․ 12

Телефон: +7 (8342) -5‑33‑11

Электронная почта: archive@mordovia․ru

Рабочие часы: Пн–Пт 09:00–18:00 (без обеда)

Сайт: https://archive․mordovia․ru

Часто задаваемые вопросы

Можно ли получить копию своего воинского билета онлайн?

Да; Через портал Госуслуги в разделе «Военно‑служебные документы» можно оформить запрос, загрузив скан паспорта и СНИЛС․ Ожидание – до 15 рабочих дней․

Какие документы считаются закрытыми?

Согласно статье 12 ФЗ «Об архивных делах», закрытыми являются документы, содержащие сведения о государственной тайне, персональные данные, раскрытие которых может нарушить права и интересы граждан․ Доступ к таким материалам возможен только после истечения срока конфиденциальности (обычно 70 лет) или по решению суда․

Как узнать, есть ли в архиве сведения о моём предке?

Для поиска рекомендуется воспользоваться поисковой системой архива на сайте archives․mordovia․ru․ Введите фамилию, имя, годы жизни и уточните тип документа (рождение, брак, воинская служба)․ При отсутствии результатов можно обратиться к специалистам отдела «Кадровые фонды» для проведения более глубокого поиска․

Можно ли использовать архивные материалы в коммерческих проектах?

Да, но только после получения лицензии на использование от ГАЛСМ и соблюдения всех требований по указанию источника и защите персональных данных․ Для получения лицензии необходимо подать заявку в отдел правового обеспечения․

Статья подготовлена в соответствии с актуальными данными на ․ Для получения более подробной информации рекомендуется обращаться непосредственно в Государственный архив документов по личному составу Мордовии․