Государственное бюджетное учреждение «Государственный архив документов по личному составу Сахалинской области» (ГБУ ГАДЛССО) — это ключевое архивное учреждение региона, специализирующееся на хранении, комплектовании, учете и использовании документов по личному составу. Архив играет критически важную роль в обеспечении социально-правовых прав граждан, подтверждении трудового стажа, заработной платы и иных выплат.

История создания и правовой статус

Важным этапом в истории учреждения стало 29 марта 2011 года. В эту дату по решению Правительства Сахалинской области два областных государственных учреждения — Государственный исторический архив Сахалинской области и Государственный архив документов по личному составу — были преобразованы в государственные бюджетные учреждения:

• ГБУ ГИАСО — Государственный исторический архив Сахалинской области;
• ГБУ ГАДЛССО — Государственный архив документов по личному составу Сахалинской области.

Собственником имущества архива является Правительство Сахалинской области. Деятельность учреждения регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и иными нормативными правовыми актами.

Основные функции и направления работы

Архив выполняет полномочия субъекта РФ в области архивного дела по части документов по личному составу. К ключевым задачам относятся:

1. Обеспечение сохранности архивного фонда документов постоянного срока хранения и по личному составу.
2. Комплектование фондов за счет приема документов от организаций-образователей (предприятий, учреждений, организаций всех форм собственности, ликвидированных или реорганизованных).
3. Научно-справочная работа и описание документов для обеспечения доступа к информации.
4. Информационное обслуживание граждан и организаций на основе архивных документов.

Одним из главных направлений работы архива является работа с письменными обращениями граждан, связанных с обеспечением их законных прав и интересов. Архив выдает справки, подтверждающие трудовой стаж, заработную плату, присвоение квалификаций, награждения и другие сведения, необходимые для назначения пенсий, пособий, приема на работу или судебных разбирательств.

Контактная информация и реквизиты

Для получения самой подробной и актуальной информации (режим работы, стоимость услуг, образцы заявлений) рекомендуется обращаться на официальный сайт, в офис или по телефону.

Состав архивного фонда

Хотя ГБУ ГАДЛССО специализируется именно на документах по личному составу, в единой архивной сети области фонды распределены между историческим архивом и архивом по личному составу. Для контекста масштаба архивного дела региона: в фондах «братьевского» учреждения — ГБУ ГИАСО (Государственный исторический архив Сахалинской области), представлено более 661 тысячи единиц хранения.

Из них:

• более 8 тысяч единиц хранения кинодокументов;
• свыше 32 тысяч единиц хранения фотодокументов.

Фонды ГБУ ГАДЛССО формируются за счет документов по личному составу организаций Сахалинской области, ликвидированных или реорганизованных, а также документов действующих организаций, срок хранения которых истек.

Виды предоставляемых услуг

ГБУ ГАДЛССО оказывает информационные услуги на основе архивных документов. Основные виды запросов:

• Социально-правовые запросы (подтверждение стажа, зарплаты, льгот, наград для пенсионного фонда, судов, МФЦ, граждан).
• Тематические запросы (поиск сведений о родственниках, истории трудовой деятельности).
• Выдача копий документов (ксерокопии, заверенные копии с печатью архива).
• Консультации по составу фондов, порядку обращения в архив, срокам хранения документов в организациях.

Важно: Обращение в архив можно как лично, так и по почте, через МФЦ «Мои Документы» или с использованием электронных сервисов (Госуслуги, официальный сайт архива), если такая возможность технически реализована.

Архивная сеть Сахалинской области

ГБУ ГАДЛССО является частью архивной сети субъекта. На территории области также функционируют:

• ГБУ ГИАСО (Государственный исторический архив) — хранит документы постоянного хранения исторической ценности.
• Архивный отдел Управления документационного обеспечения Администрации города Южно-Сахалинска — реализует полномочия городского округа по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов муниципального уровня.
• Ведомственные архивы (например, Объединенный архив службы управления делами Дальневосточной железной дороги, филиал в г. Южно-Сахалинске).
• Муниципальные архивы районов и городов (Холмск, Поронайск и др.).

Порядок обращения за справкой (алгоритм действий)

1. Подготовка документов: Паспорт гражданина РФ (или документ, его заменяющий), документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке/разводе), сведения о месте работы (название организации, годы работы, структурное подразделение).
2. Написание заявления: По установленному образцу (доступен на сайте или в приемной архива). В заявлении указываются цель запроса и требуемые сведения.
3. Подача запроса: Лично в приемной, по почте (ценным бандеролем с описью вложения), через МФЦ или электронно.
4. Оплата услуг: Выдача справок и копий документов — платная услуга (тарифы устанавливаются архивом). Льготные категории граждан могут рассчитывать на скидки или бесплатное обслуживание в установленных законом случаях.
5. Получение результата: В установленный законом срок (обычно до 30 дней для сложных запросов, быстрее — для стандартных).

Базы данных и электронные ресурсы

Для упрощения поиска документов архив использует и предоставляет доступ к следующим информационным системам:

• БД рассекреченных дел и документов федеральных архивов.
• БД по местам хранения документов по личному составу., критически важный ресурс для определения, в каком именно архиве (региональном, ведомственном, муниципальном) хранятся дела нужной организации.
• Электронные описи и путеводители по фондам ГБУ ГАДЛССО (по мере оцифровки).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Где хранятся документы ликвидированного предприятия Сахалинской области?

Документы по личному составу ликвидированных организаций обязательно передаются в ГБУ ГАДЛССО (или в ведомственный архив, если предприятие было ведомственным). Уточнить место хранения можно по телефону +7 (4242) -2-78-48 или через БД «Места хранения документов по личному составу».

Можно ли заказать справку онлайн?

На данный момент наиболее надежный способ, подача через портал Госуслуг (если подключена услуга) или через официальный сайт архива/МФЦ. Рекомендуется уточнить возможность электронного заказа по телефону.

Каковы сроки выдачи справки?

Согласно законодательству, архивные справки выдаются в течение 30 календарных дней с момента регистрации запроса. На практике стандартные справки часто готовят быстрее (3–10 рабочих дней).

Что делать, если архив отвечает, что документов нет?

Возможно, документы хранятся в другом архиве (историческом, ведомственном, муниципальном) или не дошли до архива (утеряны при ликвидации). Архив обязан выдать официальный ответ об отсутствии сведений, с которым можно обратиться в суд или Пенсионный фонд для решения вопроса установлением факта трудовой деятельности в судебном порядке.

ГБУ «Государственный архив документов по личному составу Сахалинской области» является гарантом сохранения трудовой истории тысяч сахалинцев. Благодаря преобразованию 2011 года в ГБУ, архив получил стабильное финансирование и правовую базу для модернизации процессов хранения и обслуживания граждан. При необходимости подтверждения стажа, зарплаты или иных социально-правовых фактов, обращение в этот архив является обязательным и основным шагом.

Рекомендация: Перед визитом или отправкой почтового запроса обязательно позвоните по телефону +7 (4242) -2-78-48 для уточнения актуального адреса приемной, режима работы, стоимости услуг и списка необходимых документов для вашего конкретного случая.