Государственное казенное учреждение Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» (ГКУ НСО «ГА Новосибирской области»), это главное архивное управление региона, обеспечивающее сохранность и использование документов, составляющих Архивный фонд Новосибирской области. В статье подробно рассматривается структура руководства, функции директора, история учреждения и основные направления его работы на современном этапе.

Руководство архивом: Должность директора

В соответствии с Уставом учреждения, единоличным исполнительным органом является Директор. Он назначается на должность и освобождается от неё приказом учредителя — Министерства культуры Новосибирской области (ранее — Департаментом культуры/архивным делом).

Основные полномочия и ответственность директора:

• Организация работы учреждения и руководство его деятельностью;
• Представление учреждения в отношениях с государственными органами, юридическими и физическими лицами без доверенности;
• Распоряжение имуществом и финансовыми средствами учреждения в пределах, установленных законодательством и уставом;
• Выдача приказов и распоряжений, обязательных для исполнения всеми сотрудниками;
• Найм и увольнение работников, применение мер поощрения и взысканий;
• Обеспечение выполнения государственных заданий по сохранению, учету, описанию и предоставлению архивных документов;
• Ответственность за соблюдение законодательства в сфере архивного дела, защиты персональных данных и государственной тайны (при наличии соответствующих документов).

История формирования архива

История государственного архива Новосибирской области неразрывно связана с образованием самой области и развитием архивного дела в Сибири.

Ключевые этапы:

1. 1920–1930-е гг.: Создание губернских и окружных архивов (Новониколаевская губерния, затем Сибирский край). Формирование фондов за счет документов дореволюционных учреждений, церковно-приходских документов, а также органов советской власти.
2. 1937 г.: Образование Новосибирской области. Создание Управления архивного дела при Областном исполком, в состав которого входил Областной государственный архив.
3. 1940–1950-е гг.: Эвакуационные фонды (документы предприятий и учреждений, эвакуированных на Новосибирскую землю во время ВОВ). Приобретение документов партийных и советских органов, народного хозяйства.
4. 1990-е гг.: Реорганизация в Государственный архив Новосибирской области (ГА НО). Переход на новое законодательство РФ об архивном деле. Начало десекретизации фондов и открытия доступа для исследователей.
5. 2000-е – настоящее время: Присвоение статуса ГКУ (государственное казенное учреждение). Активное внедрение информационных технологий: создание электронных баз данных, оцифровка документов, запуск информационно-справочной системы (ИС) и портала «Архивы Новосибирской области».

Структура и основные фонды

Архив является одним из крупнейших в Сибирском федеральном округе. По состоянию на недавние годы объем архивных фондов превышает 1,5 млн единиц хранения (дело), охватывающих период с XVII века по настоящее время.

Главные группы фондов:

• Дореволюционные фонды: Документы Томской губернской администрации, Каинского и Томского уездных управлений, городских управлений, духовного ведомства, купеческих и кустарных организаций.
• Советский период (1917–1991): Документы обкома/крайкома/партийных организаций, облисполкома/крайисполкома, отраслевых управлений (промышленности, сельского хозяйства, здравоохранения, образования), судебных и прокуратурских органов.
• Современный период (с 1991 г.): Документы Администрации Новосибирской области, Областного Совета депутатов, министерств и ведомств области.
• Личные фонды: Документы выдающихся государственных и общественных деятелей, ученых, писателей, художников, ветеранов войны и труда, связанных с Новосибирской областью.
• Фонды общественных организаций и движений: Комсомол, профсоюзы, общественные фонды, ветеранские организации.
• Аудиовизуальные и фото документы, картографические материалы: Уникальные коллекции фотографий, негативов, кинопленок, фонотека, планы городов и межевые карты.

Основные направления деятельности

Деятельность ГКУ НСО «ГА Новосибирской области» определяется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», региональным законодательством и государственным заданием.

Обеспечение сохранности документов (Фондохранение)

Создание оптимальных микроклиматических условий в хранилищах (температура, влажность, вентиляция), борьба с биологическими повреждениями (грибок, насекомые), реставрация и консервация поврежденных документов в собственной реставрационной мастерской.

Научно-описание работа (Учет и описание)

• Государственная регистрация фондов.
• Составление научных справочников (путеводителей), описей, каталогов.
• Внедрение автоматизированных систем учета (АСУ «Архивист», собственные разработки).
• Ретроспективное описание ранее неописанных фондов.

Информационное обслуживание и доступ к документам

Это одно из приоритетных направлений под руководством директора:

• Читальный зал: Работа с посетителями (гражданами, юристами, историками, гениялогами). Бесплатное предоставление документов для ознакомления.
• Дистанционное обслуживание: Прием запросов через портал Госуслуг, официальный сайт архива, электронную почту. Направление копий документов (сканов) в электронном виде.
• Генеалогические запросы: Массовое направление деятельности — помощь в восстановлении родословных (метрические книги, ревизские сказки, confesionalные росписи, списки призывников и т.д.).
• Социально-правовые запросы: Подтверждение стажа, зарплаты, места жительства, наград для назначения пенсий, льгот, судебных споров.

Цифровое преобразование (Оцифровка)

В рамках нацпроекта «Культура» и региональных программ ведется массовая оцифровка наиболее востребованных и ценных фондов (метрические книги, фонды личного происхождения, фотофонды). Создаются электронные копии для предоставления пользователям без выдачи оригиналов, что обеспечивает их сохранность.

Издательская и просветительская деятельность

• Публикация документальных сборников, путеводителей, календарей знаменательных дат.
• Организация выставок (стационарных и выездных) в архиве, музеях, школах, МФЦ.
• Проведение конференций, кругловых столов, Дней открытых дверей, уроков архивоведения для школьников и студентов.
• Ведение сайта и страниц в социальных сетях (ВКонтакте, Telegram) для информирования о новых поступлениях, режиме работы, исторических находках.

Режим работы и контакты для обращений

Для получения услуг архива (запросы, работа в читальном зале) необходимо знать актуальный режим работы. Обязательно проверяйте информацию на официальном сайте перед визитом.

Роль директора в современной трансформации архива

На современном этапе директор архива выступает не только администратором, но и лидером стратегических изменений:

• Цифровизация: Принятие решений о закупке сканирующего оборудования, серверных мощностей, ПО для распознавания текста (OCR) рукописных документов.
• Кадровая политика: Привлечение молодых специалистов (архивистов, IT-специалистов, реставраторов), организация стажировок и повышения квалификации;
• Межведомственное взаимодействие: Интеграция в Единую государственную автоматизированную информационную систему архивного дела (ЕГАИСА), взаимодействие с ЗАГСами, МФЦ, Пенсионным фондом, судебными приставами для автоматизации выдачи справок.
• Привлечение грантов и спонсорства: Реализация проектов за счет грантов Президента РФ, РФМЦ, регионального бюджета на оцифровку уникальных фондов (например, «Летопись Новосибирской земли»).

ГКУ НСО «Государственный архив Новосибирской области» под руководством директора остается ключевым хранилищем исторической памяти региона. Переход от закрытого ведомственного хранилища к открытому информационному центру, предоставляющему услуги в электронном виде, определяет вектор развития учреждения на ближайшие годы. Для граждан и организаций архив остает единственным легальным источником подтверждения прав, восстановления биографий и изучения истории родного края.

Дисклеймер: Данная статья носит информационный характер. Данные о ФИО директора, телефонах, режиме работы и адресах могут меняться. Для получения юридически значимых услуг и актуальной информации обращайтесь на официальный сайт ga.nso.ru или портал Госуслуг.