В настоящей статье мы рассмотрим, как правильно оформить обращение к директору Государственного архивного учреждения Пензенской области, а также расскажем о структуре, функциях и актуальных задачах архива․ Статья будет полезна как сотрудникам государственных органов, так и частным исследователям, желающим взаимодействовать с архивом․

Содержание

1. Общее описание ГБУ «Государственный архив Пензенской области»
2. Структура и подразделения архива
3. Основные функции и услуги
4. Как правильно написать письмо директору
5. Типичные документы, запрашиваемые в архиве
6. Цифровизация и онлайн‑сервисы
7. Часто задаваемые вопросы

Общее описание ГБУ «Государственный архив Пензенской области»

Государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Пензенской области» (далее – ГБУ «ГА ПО») – это региональный архив, который хранит и обеспечивает доступ к документам, отражающим историю Пензенской области с XIX века по настоящее время․

• Дата основания: 1991 год (в рамках реорганизации советских архивов)․
• Местонахождение: г․ Пенза, ул․ Советская, 12․
• Юридический статус: бюджетное учреждение, подчинённое Министерству культуры Пензенской области․
• Миссия: сохранение, систематизация и предоставление исторических документов для научных, образовательных и культурных целей․

Ключевые задачи архива

1. Сохранение документального наследия региона․
2. Создание условий для доступа к архивным материалам․
3. Осуществление научных исследований и поддержка исторической науки․
4. Развитие цифровых технологий и создание онлайн‑каталогов․

Структура и подразделения архива

Для эффективного выполнения своих функций ГБУ «ГА ПО» имеет несколько основных отделов:

Основные функции и услуги архива

Приём и систематизация документов

Архив принимает документы от государственных органов, муниципалитетов, предприятий, а также частных лиц․ После приёма материалы проходят классификацию по тематикам, хронологии и типу носителя․

Предоставление доступа

Для пользователей предусмотрены два основных режима доступа:

• Публичный доступ – открытый просмотр документов в читальном зале․
• Ограниченный доступ – предоставление копий или просмотр документов с ограничениями (например, персональные данные)․

Оказание справочно‑информационных услуг

Сотрудники архива помогают в поиске нужных материалов, оформляют запросы, готовят выписки и справки․

Цифровые сервисы

С 2020‑х годов архив активно развивает онлайн‑каталог, электронный документооборот и сервис «Копия в электронном виде»․ Пользователи могут заказать скан-копию через сайт, получив её по электронной почте․

Научно‑исследовательская работа

Архив участвует в подготовке научных публикаций, проводит совместные проекты с университетами и культурными учреждениями․

Как правильно написать письмо директору ГБУ «Государственный архив Пензенской области»

Для официального обращения к директору необходимо соблюдать деловой стиль и включать все обязательные реквизиты․ Ниже – шаблон письма с пояснениями․

Шаблон письма

<html lang="ru">
<head>
 <meta charset="UTF-8">
 <>Письмо директору ГБУ «Государственный архив Пензенской области»</>
</head>
<body>
 <h2 style="text-align:center;">Государственное бюджетное учреждение<br>
 «Государственный архив Пензенской области»</h2>
 <p style="text-align:right;">От: ______________________ (Ф․И․О․, должность, организация)<br>
 Тел․: ______________________<br>
 Email: ______________________</p>
 <p style="text-align:right;">Дата: _______________</p>
 <br>
 <p>Директору ГБУ «Государственный архив Пензенской области»<br>
 ______________________ (Ф․И․О․ директора)<br>
 <b>От: ______________________ (Ф․И․О․, должность, организация)</b></p>
 <br>
 <h3>Тема: ______________________</h3>
 <br>
 <p>Уважаемый(ая) ______________________!</p>
 <p>В соответствии с пунктом ___ Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивных документах» прошу предоставить (запросить) следующие архивные материалы:</p>
 <ul>
 <li>Фонд № ___, раздел ___, листы ___–___;</li>
 <li>Электронные копии документов за период с ___ по ___;</li>
 <li>Иные сведения, необходимые для выполнения задачи ______________________․</li>
 </ul>
 <p>Обоснование запроса: ______________________ (кратко изложить цель и необходимость)․</p>
 <p>Прошу рассмотреть запрос в установленный законом срок (не более 30 дней) и сообщить о возможности предоставления материалов, а также о возможных ограничениях․</p>
 <p>При необходимости готов предоставить дополнительные документы (копию доверенности, приказа и т․д․)․</p>
 <br>
 <p>С уважением,<br>
 ______________________ (подпись)<br>
 ______________________ (Ф․И․О․)<br>
 ______________________ (должность)<br>
 ______________________ (организация)</p>
</body>

Ключевые рекомендации

• Точное указание фонда и листов․ Чем конкретнее запрос, тем быстрее будет обработан․
• Обоснование цели․ Укажите, для чего нужны документы (научная работа, подготовка выставки, юридическая проверка и т․д․)․
• Соблюдение сроков․ По закону архив обязан ответить в течение 30 дней, при необходимости – продлить срок․
• Приложения․ При запросе от юридического лица приложите доверенность; от физического лица – копию паспорта․

Типичные документы, запрашиваемые в архиве

Ниже перечислены категории документов, которые чаще всего интересуют исследователей и организации․

• Кадастровые книги и земельные реестры․ Данные о собственности, границах участков․
• Списки населения и переписные листы․ Информация о жителях региона в разные периоды․
• Документы органов местного самоуправления․ Протоколы заседаний, решения, указы․
• Военно-исторические материалы․ Данные о мобилизации, списках призывников, боевых действиях․
• Печатные издания и газеты․ Региональные газеты, журналы, листовки․
• Фотографии и аудиовизуальные материалы․ Пленки, фотографии, видеозаписи;
• Корпоративные архивы предприятий․ Документы крупных заводов и фабрик Пензенской области․

Цифровизация и онлайн‑сервисы архива

В последние годы ГБУ «ГА ПО» активно внедряет цифровые технологии․ Основные направления:

Онлайн‑каталог «Электронный архив Пензенской области»

• База данных более 5 млн единиц хранения․
• Поиск по ключевым словам, датам, типу документа․
• Возможность оформить запрос на копию прямо в личном кабинете․

Платформа «Копия в электронном виде»

Позволяет заказать скан‑копию выбранных страниц в формате PDF, JPG или TIFF․ Стоимость рассчитывается автоматически в зависимости от объёма․

Проекты по оцифровке уникальных фондов

С 2022 года архив завершил оцифровку:

• Фонд «Пенза в годы Великой Отечественной войны» (12 000 листов)․
• Коллекция «Исторические фотографии 19‑20 вв․» (35 000 изображений)․

Обучающие вебинары

Регулярно проводятся онлайн‑мероприятия по работе с архивными материалами, правилам цитирования и использованию электронных сервисов․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок действия запроса на предоставление копий?

Запрос действителен в течение 12 месяцев с даты его подачи․ По истечении срока требуется повторное обращение․

Можно ли получить доступ к документам без личного присутствия в архиве?

Да․ Через онлайн‑каталог можно оформить запрос на электронные копии, которые будут отправлены по e‑mail․

Какие документы могут быть ограничены в доступе?

Документы, содержащие персональные данные, сведения о государственной тайне, коммерческую тайну или охраняемые авторским правом материалы․

Существует ли возможность получения бесплатных копий?

Для научных и образовательных учреждений предусмотрены льготные тарифы, иногда копии предоставляются бесплатно при наличии соответствующего соглашения․

К кому обращаться по вопросам технической поддержки онлайн‑сервисов?

В отдел обслуживания пользователей по телефону +7 (8412) -5‑55‑55 или по e‑mail support@ga-penza․ru․

ГБУ «Государственный архив Пензенской области» – ключевой хранитель регионального исторического наследия․ Понимание его структуры, возможностей и правил обращения к директору поможет эффективно использовать архивные ресурсы как для научных исследований, так и для практических задач бизнеса и культуры․

Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуем посетить официальный сайт архива ga-penza․ru или связаться напрямую с отделом обслуживания пользователей․