Государственный архив Республики Казахстан (ГАРК) – центральный архивный орган, отвечающий за сбор, хранение и обеспечение доступа к документам, связанным с деятельностью государственных органов, а также к материалам, отражающим личный состав (кадры) этих органов. В статье рассмотрены история создания, структура, функции, особенности работы с документами о персонале, а также перспективы развития.
Исторический обзор
Первый архивный объект в Алматы был построен в 1974 году по типовым проектам советского периода. Здание включает 8 архивохранилищ и служебные помещения, оснащённые стационарными и мобильными металлическими стеллажами общей протяжённостью около 29 тыс. м. Все помещения подключены к автоматизированным системам микроклимата, охранно‑пожарной сигнализации и системе видеонаблюдения.
С 1990‑х годов архив стал частью Комитета архивов, документации и книжного дела Министерства культуры и информации Республики Казахстан. В его структуру вошли:
- Архив Президента Республики Казахстан – хранит документы политической истории с 1918 года;
- Региональные архивы в Астане, Алматы и других регионах;
- Специализированные отделы, в т.ч. отдел по личному составу.
Структура архива по личному составу
Отдел по личному составу (далее – ОЛС) является специализированным подразделением, которое занимается документами, отражающими кадровый состав государственных органов. В его структуру входят:
- Отдел кадровой документации – хранит личные дела, приказы о назначении, перемещении и увольнении.
- Отдел профессиональной подготовки – материалы о повышении квалификации, аттестации, обучении.
- Отдел статистики и аналитики – формирует отчёты о численности, структуре и динамике персонала.
- Отдел цифровой обработки – отвечает за сканирование, оцифровку и размещение материалов в электронных каталогах.
Основные функции ОЛС
Согласно постановлению Министерства культуры и информации, ОЛС выполняет следующие задачи:
- Сбор и комплектование документов, связанных с кадровыми процессами государственных органов.
- Хранение оригиналов и копий в условиях, обеспечивающих их сохранность (контроль микроклимата, охрана).
- Создание и поддержка каталогов (описей, электронных баз данных) для быстрого поиска информации.
- Обеспечение доступа к документам для исследователей, государственных служащих и граждан в соответствии с законодательством о доступе к архивным материалам.
- Экспертиза ценности документов, определение их исторической, правовой и информационной значимости.
- Подготовка аналитических материалов по кадровой политике и динамике персонала.
Документы, хранящиеся в архиве по личному составу
В архиве находятся разнообразные виды материалов, среди которых:
- Личные дела государственных служащих (приказы о приёме, переводе, повышении, увольнении).
- Протоколы заседаний кадровых комиссий.
- Отчёты о профессиональном развитии, аттестации, повышении квалификации.
- Статистические справки о численности и структуре персонала по годам.
- Положения и регламенты, регламентирующие кадровую политику.
- Электронные копии (сканы) документов, доступные через онлайн‑каталог.
Доступ к архивным материалам
Для получения доступа к документам ОЛС необходимо:
- Подать запрос через официальную форму на сайте Государственного архива РК;
- Указать цель исследования (научная, правовая, журналистская и т.д.) и перечень интересующих документов;
- Предоставить копию удостоверения личности и, при необходимости, согласие руководителя организации.
- Ожидать решения комиссии по доступу (обычно в течение 10‑15 рабочих дней).
Документы могут быть предоставлены в виде оригиналов, копий или электронных файлов. Для особо охраняемых материалов (например, персональные данные) действует ограниченный доступ в соответствии с законом «О персональных данных».
Цифровизация и современные технологии
С 2016 года архив активно внедряет цифровые решения:
- Создана электронная база данных «Кадровый архив», доступная через защищённый портал.
- Осуществлена масштабная оцифровка более 150 тыс. кадровых документов (сканы в формате PDF/A).
- Внедрена система автоматизированного поиска с использованием метаданных и полнотекстового индекса.
- Разработаны мобильные приложения для сотрудников государственных органов, позволяющие быстро проверять наличие и статус кадровых документов.
Квалификационные требования к сотрудникам архива
В соответствии с приказом Министерства культуры и информации «Об утверждении типовых квалификационных характеристик должностей руководителей и специалистов государственных архивов Республики Казахстан», персонал ОЛС должен соответствовать следующим требованиям:
- Высшее образование в области архивоведения, истории, права или управления.
- Опыт работы в архивных учреждениях от 3 лет (для специалистов) и от 5 лет (для руководителей).
- Знание нормативно‑правовых актов в сфере архивного дела и персональных данных.
- Навыки работы с автоматизированными системами управления архивами (АИС «Архив», электронные каталоги).
- Умение вести аналитическую работу и готовить отчёты.
Перспективы развития
На ближайшие годы планируется:
- Расширить цифровой фонд до 300 тыс. документов, включая редкие личные дела и фотоматериалы.
- Внедрить искусственный интеллект для автоматической классификации и распознавания рукописных записей.
- Создать международные партнерства для обмена опытом в области кадровой архивологии.
- Разработать образовательные программы для подготовки новых специалистов в сфере архивного кадрового дела.
- Усилить защиту персональных данных в соответствии с новыми требованиями законодательства.
Государственный архив Республики Казахстан по личному составу играет ключевую роль в сохранении исторической памяти государства, обеспечивая надёжное хранение и доступ к документам, отражающим кадровую структуру государственных органов. Современные технологии, профессиональная подготовка персонала и чётко выстроенные процедуры позволяют архиву эффективно выполнять свои функции и готовятся к дальнейшему развитию в цифровую эпоху.
Контактная информация:
- Адрес: пр. Абая, 84, г. Алматы, Республика Казахстан
- Телефон: +7 (727) -23‑45‑67
- Электронная почта: info@archive.gov.kz
- Сайт: https://archive.gov.kz