Государственное казенное учреждение Ростовской области «Государственный архив Ростовской области» (ГКУ РО ГАРО) является крупнейшим хранилищем документов на Дону‚ формирующим архивный фонд Российской Федерации. В последние годы архив активно переходит на цифровые рельсы‚ предоставляя пользователям удобный доступ к фондам через электронный каталог и порталы государственных услуг.
Основные сведения об архиве
- Полное наименование: Государственное казенное учреждение Ростовской области «Государственный архив Ростовской области» (ГКУ РО ГАРО).
- Адрес: 344006‚ г. Ростов-на-Дону‚ Ворошиловский пр.‚ 28.
- Директор: Трапш Николай Алексеевич.
- Телефон/факс: (863) -40-48-92.
- Структурное подразделение: Центр хранения архивных документов в г. Шахты (с 2004 г.‚ ранее филиал ГАРО).
Электронный каталог: возможности и доступ
Традиционно карточный указатель фондов архива велся в трех экземплярах и хранился в читальном зале‚ в отделе информации и в отделе обеспечения сохранности. Сегодня эта система дополняется и заменяется современными информационными системами.
Ключевые функции электронного каталога:
- Поиск по фондам: Описание составов фондов (описания‚ дела) с возможностью поиска по индексам‚ датам‚ названиям организаций и тематике.
- Удаленный доступ: Возможность предварительного изучения описей без личного визита в читальный зал.
- Интеграция с госуслугами: Архивы Дона обеспечивают предоставление услуг в электронном виде на основе базы МФЦ (Мои Документы) и через Единый портал государственных услуг (Госуслуги).
Цифровизация фондов: статистика и перспективы
Активная работа по оцифровке документов позволяет сохранять оригиналы и обеспечивать широкий доступ к копиям.
Важный показатель: По данным за 2018 год‚ было оцифровано около одного миллиона листов архивных документов. Работа по пополнению электронного депо продолжается.
Что оцифровывается в первую очередь:
- Документы правительства Ростовской области: приказы‚ постановления‚ распоряжения‚ письма‚ решения‚ законы‚ положения.
- Фонды Центра документации новейшей истории Ростовской области.
- Метрические книги и ревизские сказки (востребовано для геноалогических запросов).
- Документы по личному составу (в ведении ГКУ РО «Архив документов по личному составу Ростовской области» — отдельного учреждения‚ но взаимодействующего с ГАРО).
Как пользоваться электронными сервисами ГАРО
Через Единый портал госуслуг (Госуслуги)
Наиболее удобный способ заказать справку‚ копию документа или консультацию, подать заявление через портал gosuslugi.ru в разделе «Культура и отдых» → «Архивные услуги». Это позволяет отслеживать статус готовности и получать результат в электронном виде или по почте.
Через МФЦ «Мои Документы»
Можно обратиться в любой МФЦ Ростовской области для подачи заявления на архивную справку. Запрос передаеться в архив по защищенным каналам связи.
Официальный сайт и электронная почта
На официальном веб-сайте ГАРО (обычно размещен на портале органов власти Ростовской области или в разделе «Архивы Дона») публикуются:
- Путеводители по фондам (в формате PDF).
- Тематические указатели.
- Реквизиты для связи с отделами информации и читального зала.
Советы исследователям и геноалогам
Рекомендации для эффективной работы с каталогом:
- Уточняйте фонд и описание: В электронном каталоге ищите не только фамилии‚ но и названия учреждений (уездов‚ волостей‚ заводов‚ советов)‚ которые вели дела.
- Используйте Путеводители: Опубликованные на сайте путеводители (например‚ «Путеводитель по фондам ГАРО») дают системное представление о структуре архива‚ чего не дает простой поиск по ключевым словам.
- Обращайтесь в Отдел информации: Если поиск в каталоге не дал результатов‚ сотрудники отдела информации могут провести глубокий поиск по карточным указателям‚ которые еще не полностью перенесены в электронный вид.
- Проверяйте Центр в Шахтах: Если ваши интересы касаются шахтинского региона‚ документы могут храниться в Центре хранения архивных документов г. Шахты.
Контакты для обращений
| Направление | Контакты / Способ связи |
|---|---|
| Главный архив (Ростов-на-Дону) | Ворошиловский пр.‚ 28. Тел.: (863) -40-48-92 |
| Читальный зал / Отдел информации | Уточнять режим работы по телефону или на сайте |
| Центр хранения г. Шахты | Самостоятельное юр. лицо‚ взаимодействует с ГАРО |
| Электронные обращения | Портал Госуслуг‚ сайт администрации Ростовской области (раздел «Архивное дело») |
Государственный архив Ростовской области демонстрирует устойчивую динамику перехода к электронному формату работы. Создание электронного каталога‚ интеграция с МФЦ и порталом Госуслуг‚ массовая оцифровка документов (миллионы листов ежегодно) делают историческое наследие Дона доступным для исследователей из любой точки страны и мира. При планировании работы рекомендуется начинать с изучения онлайн-путеводителей и подачи предварительного запроса через Госуслуги для экономии времени при личном визите в читальный зал.
Материал подготовлен на основе открытых данных официального сайта ГКУ РО ГАРО‚ портала «Архивы Дона» и Единого портала госуслуг. Актуально на .