Дата публикации:
Содержание
- Кратко о Государственном архиве Смоленской области
- Контактные данные и электронная почта
- Для чего используется электронная почта архива
- Как правильно написать запрос по e‑mail
- Часто задаваемые вопросы
Кратко о Государственном архиве Смоленской области
Государственный архив Смоленской области (ГАСО) – это региональное архивное учреждение, которое хранит документы, относящиеся к истории Смоленской губернии и области от древних времён до современности. Архив входит в систему Архивов России и осуществляет следующие функции:
- Сохранение и охрана исторических и юридических документов.
- Оказание справочно‑информационных услуг физическим и юридическим лицам.
- Поддержка научных исследований, генеалогических проектов и образовательных программ.
- Оцифровка и создание электронных каталогов фондов.
В архиве работают специалисты разных направлений: архивисты, историки, реставраторы, IT‑специалисты. Одним из важных сервисов, предоставляемых учреждением, является возможность обращения по электронной почте.
Контактные данные и электронная почта
Ниже приведены актуальные контактные сведения Государственного архива Смоленской области (по состоянию на ).
| Показатель | Значение |
|---|---|
| Полное название | Областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Смоленской области» |
| Адрес | 214000, г. Смоленск, ул. Нахимова, 29 Б |
| Телефон (городской) | +7 (4812) -8‑65‑48 |
| Факс | +7 (4812) -8‑67‑92 |
| Электронная почта | ganico67@yandex.ru |
| Руководитель | Тарасенкова Татьяна Ивановна, директор |
| Сайт | http://archive-smolensk.ru |
Электронный адрес ganico67@yandex.ru – основной канал для получения справок, подачи запросов и отправки сканов документов. В письмах следует указывать полные контактные данные отправителя, чтобы архив мог быстро связаться с вами.
Для чего используется электронная почта архива
Электронная почта позволяет решить широкий спектр вопросов без личного визита в архив. Ниже перечислены основные сценарии использования:
- Справочные запросы. Уточнение наличия конкретного документа, его реестра, сроков доступа.
- Подача заявок на выдачу документов. Оформление заявок на просмотр, копирование или оцифровку материалов.
- Получение цифровых копий. Архив часто отправляет сканы в формате PDF, JPG или TIFF.
- Консультации по генеалогии. Помощь в поиске предков в метрических книгах, ревизских сказках и других источниках.
- Узнать о предстоящих мероприятиях. Информация о выставках, презентациях (например, о книге «Смоленская губерния в Первой мировой войне», презентация которой прошла 27 января 2017 г.)
- Техническая поддержка электронных сервисов. Вопросы по работе электронного каталога, регистрации в системе «Архивы России».
Как правильно написать запрос по e‑mail
Для ускорения обработки вашего обращения следуйте простому чек‑листу.
Шаг 1. Тема письма
Тема должна быть лаконичной и отражать суть запроса. Примеры:
- «Запрос о наличии метрических книг 1905 г. по г. Смоленск»
- «Подача заявки на копию акта о рождении 1912 г. (ф. 105)»
- «Вопрос по работе электронного каталога»
Шаг 2. Оформление тела письма
Структурируйте письмо следующим образом:
- Приветствие. «Уважаемая Татьяна Ивановна, добрый день!»
- Краткое представление. Укажите ФИО, дату рождения (если запрос касается личных документов), адрес проживания и контактный телефон.
- Суть запроса. Чётко опишите, какой документ нужен, за какой период, в каком архивном фонде (если известно). Пример:
Фонд: Дорогобужское волостное правление государственных имуществ (1838‑1866), ф. 105;
- Цель обращения. Например, «нужен для написания семейной истории», «использую в научной работе», «требуется для оформления наследства».
- Удобные способы связи. Укажите предпочтительный способ ответа (email, телефон, мессенджер).
- Благодарность и подпись. «С уважением, Иван Петров, +7 (921) -23‑45‑67, ivan.petrov@example.com»
Шаг 3. Прикрепление файлов (если требуется)
Если вы отправляете копии документов, удостоверяющих личность (паспорт, СНИЛС), делайте это в виде отдельных PDF‑файлов, каждый не более 5 МБ.
Шаг 4. Проверка перед отправкой
- Убедитесь, что в поле «Кому» указан правильный адрес ganico67@yandex;ru.
- Тема письма не пуста и не превышает .
- Все личные данные написаны без ошибок.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Какой срок ответа на электронный запрос? | Обычно архив отвечает в течение 3‑5 рабочих дней. В период повышенной нагрузки (выходные, праздничные дни) срок может увеличиваться до 10 дней. |
| Можно ли получить оригиналы документов по почте? | Да, но только после официального согласования и оплаты транспортных расходов. Оригиналы выдаются только в присутствии заявителя или его полномочного представителя. |
| Какие форматы файлов отправляются архивом? | PDF – основной формат. Для фотографий и сканов высокого разрешения могут использоваться TIFF или JPG. |
| Можно ли задать несколько вопросов в одном письме? | Рекомендуется разделять запросы по разным письмам, чтобы ускорить их обработку. Если вопросы тесно связаны, укажите их в виде нумерованного списка. |
| Как узнать, что мой запрос принят в работу? | После получения письма архив присылает автоматическое подтверждение с номером заявки. С этим номером вы можете уточнять статус по телефону или в ответном письме. |
Электронная почта ganico67@yandex.ru – удобный и быстрый способ связаться с Государственным архивом Смоленской области. Правильно оформленный запрос позволяет получить необходимую информацию в кратчайшие сроки, избежать лишних походов в архив и сэкономить время.
Помните о нескольких простых правилах: чёткая тема, полные контактные данные, конкретика в описании нужного документа и вежливость в общении. При соблюдении этих рекомендаций вы получите профессиональную помощь от архивных специалистов и сможете успешно использовать исторические материалы в своих исследованиях, генеалогических проектах или юридических делах.
Удачной работы с архивом!