Государственный архив Сумской области (ГАСО) является главным хранилищем документов органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС) региона. Именно здесь концентрируются метрические книги, акты рождения, брака, смерти и другие витальные документы, необходимые для восстановления прав, оформления наследства, получения пенсии или проведения генеалогического исследования. В этой статье собрана актуальная информация об адресах, контактах, структуре фондов и правилах работы с архивом на .

Общие сведения о ГАСО

Государственный архив Сумской области (ГАСО) — это центральное архивное учреждение области, в состав которого входят фонды районных и городских управлений юстиции (отделов ЗАГС), переданные на постоянное хранение. Архив осуществляет государственную регистрацию архивных фондов, их учет, хранение, научное описание и предоставление для пользования;

• Полное наименование: Государственный архив Сумской области
• ЕДРПОУ: 03494403
• Официальный сайт: daso.sumy.ua
• Электронная почта: pmarxiv.sumy.ua (уточняйте актуальный адрес на сайте), archives-sumyukr.net

Адреса и контакты: Два корпуса архива

Архив размещается в двух зданиях (корпусах) в городе Сумы. Важно: перед визитом обязательно уточните по телефону, в каком именно корпусе хранятся нужные вам фонды (обычно более ранние фонды, в Корпусе 1, более поздние и справочно-информационный отдел — в Корпусе 2).

Корпус 1 (Основной исторический архив)

• Адрес: 40030, Украина, Сумская область, г. Сумы, ул. Садовая, 49
• Назначение: Хранение дореволюционных фондов, фондов советского периода (до 1990-х), метрических книг XIX, начала XX вв.

Корпус 2 (Справочно-информационный отдел, фонды позднего периода)

• Адрес: 40030, Украина, Сумская область, г. Сумы, ул. Горького, 21/1
• Назначение: Выдача архивных справок, работа с фондами ЗАГС позднего периода (после 1917–1920 гг.), чтальный зал для исследователей.

Телефоны справок и приема посетителей

Телефоны: (0542) -2-53-52, (0542) -7-60-49
Факс: (0542) -2-07-90

Совет: Линии часто бывают заняты. Рекомендуется звонить в рабочее время (обычно 9:00–17:00, перерыв 13:00–14:00, выходные — суббота, воскресенье) заранее, чтобы записаться в чтальный зал или уточнить наличие описей.

Как добраться (Транспортная доступность)

Оба корпуса находятся в центральной части города Сумы.

• От ЖД вокзала «Сумы»: Маршрутные такси и автобусы городского транспорта, следующие в сторону центра/ул. Горького/ул. Садовая. Ориентир — площадь Соборная или ул. Петровского.
• Корпус 1 (ул. Садовая, 49): Рядом проходит ул. Петровского. Остановка «Ул. Садовая» или «Музей местной лоры».
• Корпус 2 (ул. Горького, 21/1): Остановка «Ул. Горького» или «Детская поликлиника».

Фонды ЗАГС в ГАСО: Что и где искать

Основной массив документов ЗАГС Сумской области формируется из дел районных управлений юстиции (РУЮ) и городских отделов ЗАГС, переданных на государственное хранение по истечении сроков хранения в ведомствах (обычно 75–100 лет для актов гражданского состояния).

Основные категории документов:

1. Метрические книги (до 1917–1920 гг.): Рождественские, брачные, смертные книги приходов (православных, католических, еврейских, мусульманских и др.). Находятся преимущественно в Корпусе 1.
2. Акты гражданского состояния (после 1917–1920 гг.): Книги регистрации рождений, браков, разводов, смертей, усыновлений, установления отцовства, изменения имени. Хранятся в Корпусе 2 (для недавних периодов) и Корпусе 1 (для раннего советского периода).
3. Алфавитные указатели (репертуары): Существуют не ко всем фондам и не ко всем годам. Их наличие сильно ускоряет поиск.
4. Документы об изменении записей: Решения судов об установлении факта рождения/смерти/брака, исправлении ошибок.

Территориальный принцип формирования фондов

Документы сгруппированы по административно-территориальному делению на момент создания записи. Поскольку границы районов и областей менялись (Сумская область образована в 1939 г., до этого территории входили в Харьковскую, Черниговскую губернии, УССР), поиск требует знания исторической географии.

• Фонды районов Сумской области (Ахтырский, Белупольский, Бурыньский, Великописарьский, Глуховский, Дмитровский, Конеотопский, Краснинопольский, Лебединский, Липовый Дол, Недригайловский, Охтырка, Путивльский, Романовский, Седневский, Середенский, Сумский, Тростянецкий, Шосткинский, Ямпольский и др.)
• Фонды городов областного подчинения (Сумы, Конотоп, Шостка, Ахтырка, Ромны, Глухов, Лебедин, Охтырка).

Получение архивной информации: Способы обращения

А. Личный визит в чтальный зал (Корпус 2, ул. Горького, 21/1)

Наиболее эффективный способ для глубокого генеалогического исследования.

• Необходимо иметь паспорт (документ, удостоверяющий личность);
• Рекомендуется предварительная запись по телефону (0542) -2-53-52 или (0542) -7-60-49.
• Работа с описями (путеводителями по фондам) осуществляется самостоятельно или с помощью архивиста.
• Фотосъемка документов обычно разрешается за плату (без штатива, без вспышки), уточняйте правила на месте.

Б. Письменный запрос (Почта / E-mail)

Подходит для получения конкретной архивной справки (подтверждение факта рождения, брака, смерти).

• Адрес для переписки: 40030, г. Сумы, ул. Садовая, 49 (Корпус 1) или ул. Горького, 21/1 (Корпус 2).
• E-mail: Указанные на сайте daso.sumy.ua (раздел «Контакты» или «Обращения граждан»).
• Содержание запроса: ФИО искомого лица, дата и место события (район/село/город), родственные связи (для подтверждения права на получение), ваш обратный адрес/телефон/email.
• Сроки: Законодательно до 30 дней (с возможностью продления).
• Оплата: Поиск и выдача справок — платные услуги (тарифы уточняйте на сайте или по телефону). Оплата производится по реквизитам архива.

В. Заказ через портал государственных услуг (Дия / веб-сайт Минюста)

Для справок из книг ЗАГС позднего периода (после ~1990–2000 гг.), которые еще не переданы в архив, обращение нужно адресовать напрямую в территориальные органы ЗАГС (РАГС) по месту регистрации акта. ГАСО выдает справки только по делам, переданным в архивное хранение.

Генеалогические исследования: Нюансы и советы

На форумах генеалогов (ВГД, Genealogy.com.ua, FamilySearch) ГАСО известен как один из доступных для работы архивов Украины, но есть специфика:

• Описи (путеводители): Не все описи оцифрованы и выложены в интернет. Базовый путеводитель по фондам есть на сайте daso.sumy.ua (раздел «Фонды» -> «Путеводители»), но детальные описи по делам (описания дел постоянного хранения) часто доступны только в бумажном виде в чтальном зале Корпуса 2.
• FamilySearch (FamilySearch Wiki): Часть метрических книг Сумской губернии (до 1917 г.) оцифрована МОРМОНСКОЙ ЦЕРКВЬЮ и доступна на FamilySearch.org (часто только в центрах семейной истории или по аффилированным аккаунтам). Проверьте каталог FamilySearch по запросу «Ukraine, Sumy» перед поездкой — это сэкономит время.
• Еврейские метрики: Фонды духовных управлений (рабинат) хранятся отдельно. Поиск по еврейским родам требует работы с фондами Кагалов/Рабинатов конкретных уездов/городов.
• Язык документов: До 1920-х, русский (дореволюционный правопис), украинский, польский (в ранних katolических метриках), иврит/идиш (еврейские метрики). Советский период — украинский/русский.

Частые ошибки и важные предупреждения

• Сроки хранения в ЗАГСе vs Архиве: Акты ЗАГС передаются в архив через 75 лет (для рождений/браков) или 50/75 лет (для смертей) после составления записи. Свежие записи (менее 75 лет) — только в территориальном РАГСе.
• Право на получение: Справки из архива выдаются заявителю, его супругу, родителям, детям, братьям/сестрам, дедушкам/бабушкам, внукам/внучкам (ст. 10 Закона Украины «Об архивах и архивном деле»). Дальние родственники (двоюродные братья, племянники) могут получить справку только по нотариальной доверенности или решению суда.
• Работа с копиями: Архив выдает архивную справку (на бланке архива с печатью и подписью директора), а не вторую копию метрической книги. Эта справка имеет полную юридическую силу.

Полезные онлайн-ресурсы для подготовки

1. Сайт ГАСО: daso.sumy.ua — Путеводители по фондам, новости, реквизиты для оплаты, контакты отделов.
2. FamilySearch Wiki (Страница ГАСО): Содержит историю архива, адреса, советы по работе. (ссылка).
3. Генеалогический форум ВГД (Раздел «Архивы Украины» -> «Сумская область»): Живое общение исследователей, обсуждение найденных дел, рекомендации по архивистам.
4. Реестр архивных фондов Украины (archive.gov.ua): Единый государственный реестр для поиска номеров фондов и описей.

Резюме: План действий для успешного поиска

1. Соберите входные данные: Точные ФИО, примерная дата (± 2–3 года), точное место (район, село, город, волость/уезд до 1920-х).
2. Проверьте FamilySearch: Есть ли оцифрованные метрики по вашему месту онлайн?
3. Изучите Путеводитель ГАСО (сайт daso.sumy.ua): Определите номер фонда (РУЮ района или Городского ЗАГС) и номера описей за нужные годы.
4. Позвоните в архив: (0542) -2-53-52 или 27-60-49. Уточните: а) в каком корпусе фонд; б) режим работы чтального зала; в) нужно ли записываться заранее.
5. Выберите способ: Личный визит (для обзора серии лет/деревень) или письменный запрос (для 1-2 конкретных актов).
6. Оформите запрос грамотно: Укажите родственные связи, приложите копию паспорта и документов, подтверждающих родство (если запрашиваете не свои прямые акты).

Дата актуализации информации: . Режимы работы, тарифы и контакты могут меняться. Обязательно проверяйте актуальные данные на официальном сайте daso.sumy.ua или по телефонам перед поездкой/отправкой запроса.