Государственный архив Воронежской области (КУВО ГАВО) – один из крупнейших региональных архивов России. С 2016 года в его работе активно используется автоматизированная информационная система (АИС Архив), позволяющая хранить, индексировать и предоставлять доступ к миллионам исторических документов в электронном виде.
Исторический контекст
- 1999 г. – создание Государственного архива Воронежской области как казённого учреждения.
- 2016 г., 25 февраля. – компания ЭЛАР завершила перевод в электронный вид научно‑справочного аппарата и особо ценных документов архива.
- 2019 г., 31 января. – вышел фотоальбом «100 лет государственной архивной службы Воронежской области», где представлены редкие документы и исторические справки.
Почему цифровизация стала приоритетом?
Сокращение физического износа бумажных носителей, ускорение доступа к материалам для исследователей и граждан, а также возможность интеграции с другими региональными и федеральными информационными системами.
Что такое АИС Архив?
АИС (Автоматизированная информационная система) – комплекс программных и аппаратных решений, обеспечивающих:
- Сканирование и оцифрование более 14 тыс. описей и 25 тыс. особо ценных дел, включая все метрические книги Воронежской области.
- Индексацию всех материалов по тематикам, датам, географии и типу документа.
- Многопользовательский доступ через Интернет без необходимости регистрации (для справок, описи и тематических баз).
- Надёжное хранение в соответствии с ГОСТ‑ами по электронному архивированию.
В 2023 году в системе было размещено более 19 917 архивных дел ГАВО и 2 661 дел ГАОПИВО.
Технические характеристики
- Серверное оборудование – отказоустойчивый кластер с резервным копированием;
- Форматы файлов – PDF/A, TIFF, XML‑метаданные;
- Поисковый движок – поддержка полнотекстового поиска и фасетного фильтра;
- Интеграция с ФГИС ТП (Федеральная государственная информационная система «Территориальное планирование»).
Как получить доступ к материалам АИС?
Бесплатный публичный доступ
Для ознакомления с путеводителями по фондам, описями и тематическими базами данных регистрация не требуется. Пользователи могут просматривать:
- Электронные копии метрических книг;
- Ревизские сказки;
- Документы, связанные с историей регионального административно‑территориального деления.
Регистрация для расширенных функций
Для получения копий документов, оформления выписок или доступа к закрытым материалам необходимо:
- Перейти на официальный портал АИС Архив;
- Создать личный кабинет (ввод ФИО, контактных данных, цели обращения);
- Подтвердить регистрацию через электронную почту.
После этого пользователь получает:
- Возможность заказать копию или выписку из любого дела;
- Отслеживание статуса заявки в личном кабинете;
- Сохранение истории запросов.
Контактные данные для справок
Государственный архив Воронежской области
Адрес: 470000, г. Воронеж, ул. Плеханова, 7 (ранее – ул. Бакунина, 47)
Телефон: +7 (473) -70‑59‑92
Э‑mail: info@gavvo.ru
Услуги, предоставляемые архивом
| Услуга | Краткое описание | Стоимость |
|---|---|---|
| Выдача архивных справок | Подтверждение факта наличия документа в фонде | Бесплатно |
| Выписка из метрических книг | Копия записи о рождении, браке, смерти | Бесплатно (при личном обращении) / 300 ₽ (по почте) |
| Копия архивного дела | Полный набор сканов выбранного дела | От 500 ₽ в зависимости от объёма |
| Консультация специалиста | Помощь в поиске нужных материалов | Бесплатно (по записи) |
Перспективы развития АИС
- Расширение цифровой коллекции до 50 000 дел к 2028 году.
- Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и распознавания рукописного текста.
- Создание мобильного приложения для быстрого доступа к метаданным и небольшим сканам.
- Интеграция с национальными генеалогическими порталами (например, «Наши Предки», «ВГД»).
Как использовать АИС в научных и личных целях?
Для исследователей
С помощью фасетного поиска можно быстро отобрать документы по:
- Году и месту рождения;
- Типу документа (судебные, административные, военные);
- Тематикам (земельные отношения, миграция, образование).
Для генеалогов и семейных историков
Метрические книги и ревизские сказки позволяют восстановить родословные линии, отследить перемещения предков и получить официальные подтверждения семейных событий.
Для школьников и учителей
АИС предоставляет готовые «путеводители» по фондам, которые можно использовать в учебных проектах по истории Воронежской области.
Автоматизированная информационная система АИС Архив – это современный инструмент, который делает историческое наследие Воронежской области доступным для широкого круга пользователей. Бесплатный публичный доступ, надёжное хранение и постоянное расширение цифровой коллекции позволяют сохранять память о прошлом и использовать её в научных, образовательных и личных проектах.
Если вы хотите узнать больше, посетите официальный портал АИС Архив Воронежской области или обратитесь в архив по указанным выше контактам.