Государственный архив Воронежской области документов по личному составу – специализированное казённое учреждение‚ которое занимается сбором‚ хранением‚ систематизацией и предоставлением доступа к документам‚ связанным с личным составом (служебные‚ кадровые‚ воинские и другие персональные записи) организаций и учреждений Воронежской области.

Содержание статьи

1. Общее описание и задачи архива
2. История создания и развитие
3. Структура и подразделения
4. Услуги‚ предоставляемые архивом
5. Как получить доступ к документам
6. Типы хранимых документов
7. Электронные сервисы и онлайн‑каталог
8. Контактные данные и как добраться
9. Часто задаваемые вопросы

Общее описание и задачи архива

Архив является казённым учреждением Воронежской области и входит в систему государственных архивов России. Его основные задачи:

• Сбор и систематизация документов‚ относящихся к личному составу предприятий‚ учреждений и организаций.
• Обеспечение их сохранности в условиях‚ соответствующих нормативам по архивному делу.
• Оказание информационных услуг гражданам‚ юридическим и физическим лицам‚ а также государственным органам.
• Внедрение современных цифровых технологий для упрощения доступа к архивным материалам.

История создания и развитие

Государственный архив Воронежской области документов по личному составу был образован в начале 2000‑х годов в рамках реорганизации архивных учреждений региона. С момента основания архив прошёл несколько этапов модернизации:

1. 2003–2008 гг. – формирование базового фонда документов‚ создание условий для их длительного хранения.
2. 2009–2015 гг. – внедрение автоматизированных систем учёта и каталогизации.
3. 2016–2022 гг. – оцифровка части фондов‚ открытие публичных терминалов для самостоятельного поиска.
4. 2023–настоящее время – развитие онлайн‑каталога‚ интеграция с региональными информационными системами и расширение спектра услуг (консультации‚ подготовка копий‚ экспертные заключения).

Структура и подразделения

Внутренняя организация архива включает несколько ключевых отделов:

• Отдел приёма и регистрации документов – отвечает за поступление новых материалов и их первичную обработку.
• Отдел описания и систематизации – формирует описательные карточки‚ создает тематические рубрики.
• Отдел охраны и консервации – следит за физическим состоянием документов‚ проводит реставрационные работы.
• Отдел информационных технологий – поддерживает электронный каталог‚ серверы и онлайн‑сервисы.
• Служба клиентского обслуживания – консультирует посетителей‚ оформляет запросы и выдачу копий.

Услуги‚ предоставляемые архивом

Архив предлагает широкий спектр услуг‚ среди которых:

• Выдача оригиналов и копий документов (по согласованию).
• Консультации по поиску нужных материалов.
• Экспертные заключения о подлинности и юридической силе документов;
• Оцифровка бумажных носителей (по заявке).
• Аренда читального зала для работы с архивными материалами.
• Обучающие семинары и лекции о работе с архивными источниками.

Как получить доступ к документам

Для доступа к архивным материалам необходимо выполнить несколько простых шагов:

1. Подать запрос в письменной форме (можно через электронную почту gavodls@govvrn.ru или лично в архив).
2. Указать точные реквизиты интересующего документа (название‚ период‚ номер дела и т.д.).
3. Оплатить государственную пошлину (если требуется) – информация о тарифах доступна на сайте.
4. Получить подтверждение о готовности материалов и назначить время посещения читального зала.
5. При необходимости оформить копию или заказать оцифровку.

Для самостоятельного поиска в электронном каталоге достаточно зайти на официальный сайт архива (см. раздел «Контакты» ниже) и воспользоваться поисковой строкой.

Типы хранимых документов

Фонд архива охватывает широкий спектр материалов‚ связанных с личным составом:

• Трудовые книжки‚ приказы о приёме‚ переводе и увольнении.
• Воинские билеты‚ приказы о мобилизации и демобилизации.
• Документы по пенсионному обеспечению‚ соцстрахованию.
• Отчёты о служебных командировках‚ командировочных листах.
• Справки о доходах‚ налоговые декларации (в рамках прав доступа).
• Коллективные договоры‚ протоколы собраний персонала.

Электронные сервисы и онлайн‑каталог

С 2020 года архив активно развивает цифровую инфраструктуру:

• Онлайн‑каталог – поиск по ключевым словам‚ датам‚ типу документа.
• Электронная заявка – форма на сайте‚ позволяющая отправить запрос без посещения офиса.
• Электронные копии – после согласования можно получить сканы документов в формате PDF.
• Система «Электронный архив» – интегрирована с региональными информационными порталами‚ что упрощает обмен данными между госструктурами.

Контактные данные и как добраться

Основные адреса:

• Острогожская‚ 83‚ г. Воронеж‚ Воронежская область
• ТРЦ «Галерея Чижова»‚ ул. Куколкина‚ 18‚ г. Воронеж (вход со стороны ТРЦ)

Телефоны:

• +7 (473) -12‑69‑94
• +7 (473) -36‑39‑52

E‑mail: gavodls@govvrn.ru

Время работы: Пн‑Пт — 09:00‑18:00 (без обеда)‚ суббота — выходной.

Как добраться

От центрального автовокзала:

• Автобусные маршруты № 12‚ 27‚ 45 останавливаются у остановки «Острогожская‚ 83» (5 минут ходьбы до здания).
• От станции метро «Торговый центр» (линия 1) – пешком 10 минут.

Для удобства можно воспользоваться онлайн‑картой 2ГИС:

Госархив Воронежской области (Острогожская‚ 83) – карта и маршрут

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли предварительно записываться?

Да. Для работы в читальном зале требуется предварительная запись (по телефону или через электронную форму). Это позволяет гарантировать наличие нужных материалов.

Какие документы можно получить в копии?

Копии выдаются по большинству документов‚ за исключением материалов‚ ограниченных в доступе (например‚ сведения о государственных тайнах или персональные данные‚ защищённые законом).

Сколько стоит копирование?

Тарифы зависят от объёма и формата (печатные копии‚ сканы PDF‚ цветные копии). Текущие цены опубликованы на официальном сайте govvrn.ru.

Можно ли заказать оцифровку документов?

Да. Оцифровка производится по заявке‚ сроки зависят от объёма работ (обычно от 3 до 10 рабочих дней).

Как проверить статус моего запроса?

Статус можно уточнить по телефону +7 (473) -12‑69‑94 или написать на электронную почту gavodls@govvrn.ru.

Государственный архив Воронежской области документов по личному составу – важный ресурс для исследователей‚ юристов‚ кадровиков и всех‚ кто интересуется историей труда и службы в регионе. Благодаря постоянному развитию цифровых сервисов доступ к архивным материалам становится всё более удобным и быстрым.