Казенное учреждение Воронежской области «Государственный архив Воронежской области документов по личному составу» (КУВО ГАВОДЛС) — это ключевое архивное учреждение региона, специализирующееся на хранении, учетном и предоставлении документов, касающихся трудовой биографии, наград, воинской обязанности и социально-правовых гарантий граждан. Архив входит в систему Архивной службы Воронежской области и подведомственен Управлению делами Воронежской области.

Общие сведения и миссия

Архив был создан для обеспечения сохранности документов, составляющих «личный состав» — фонды, которые наиболее востребованы гражданами для подтверждения стажа, получения пенсий, льгот, а также для генеалогических и исторических исследований. В отличие от Государственного архива Воронежской области (ГАВО), хранящего преимущественно управленческую документацию, и Государственного архива общественно-политической истории (ГАОПИ ВО), ГАВОДЛС фокусируется исключительно на документах персонального происхождения.

Полное наименование: Казенное учреждение Воронежской области «Государственный архив Воронежской области документов по личному составу».
Сокращенное наименование: КУВО ГАВОДЛС.
Статус: Казенное учреждение (подведомственное Управлению делами Воронежской области).
Деятельность: Государственное хранение архивных документов, обеспечение их комплектования, учета, описания, сохранности и использования.

Адрес и контактная информация

Физическое расположение архива находится в деловой части города Воронежа, в здании бизнес-центра «Галерея Чижова».

• Адрес: 394000, г. Воронеж, ул. Куколкина, д. 18 (Галерея Чижова).
• Телефон справки / приемной: +7 (473) -12-79-70 (единый номер Архивной службы/Управления делами, уточняйте внутренний номер Отдела использования ГАВОДЛС).
• Официальный портал: Портал «Архивы России» (раздел о КУВО ГАВОДЛС).
• Электронная почта Управления делами Воронежской области: как правило, обращения направляются через портал Госуслуг или официальный сайт Управления делами Воронежской области.

Важно: Перед визитом обязательно уточняйте режим работы читального зала и необходимость предварительной записи по телефону, так как режим может меняться.

Состав фондов и хронологические рамки

Специфика архива определяет уникальность его фондов. Здесь концентрируются документы от организаций, ликвидированных или реорганизованных, а также ведомств, ведущих кадровый учет.

Основные категории документов:

1. Документы по личному составу (кадровые дела, личные карточки, служебные списки): охватывают период 1922–2005 гг. Это основной массив для подтверждения трудового стажа.
2. Военные документы (военные билеты, вкладные книжки, личные дела офицеров/прапорщиков): период 1980–2001 гг. (включая документы воинской обязанности).
3. Документы постоянного срока хранения: акты гражданского состояния (ЗАГС) до 1920-х гг. (переданные из ЗАГСов), судебные решения, нотариальные акты и др.
4. Документы долговременного и временного хранения: переданные в установленном порядке из ведомственных архивов организаций региона.

Количество фондов:

По данным портала «Архивы России», в архиве хранятся документы 30 организаций (фондов), подведомственных профилю архива. Фонды регулярно пополняются за счет перевода документов из ликвидированных предприятий, учреждений и ведомств Воронежской области.

Структура архива и ключевые подразделения

Внутренняя организация КУВО ГАВОДЛС выстроена по функциональному принципу для эффективной работы с документами и пользователями.

• Отдел использования документов по личному составу — «лицо» архива для граждан и организаций. Выполняет:
  • Прием и регистрацию письменных и устных запросов.
  • Поиск документов по описям и картотекам.
  • Выдачу справок, заверенных копий, выписок для пенсионного обеспечения, судов, нотариусов и личных нужд.
  • Консультирование пользователей по вопросам архивного права и процедур обращения.
• Отдел комплектования, организации государственного хранения и учета документов — отвечает за:
  • Прием документов от организаций-образователей (передача в архив).
  • Государственную регистрацию и учет фондов.
  • Научно>Составление описей, инвентарей, справочных приборов.
  • Обеспечение условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность).
• Отдел материально-технического снабжения и охраны — обеспечивает жизнедеятельность учреждения, безопасность фондов и посетителей.

Услуги для граждан и организаций: Как получить справку?

Наиболее частая причина обращения — подтверждение трудового стажа для Пенсионного фонда (СФР), получения льгот, восстановления утраченных трудовых книжек или установления фактов для суда.

Способы обращения:

1. Личный визит в читальный зал. Требуется паспорт. Рекомендуется предварительно позвонить и уточнить, есть ли документы по нужному предприятию в фондах (поиск по наименованию организации).
2. Почтовое обращение (заказное письмо с вложенным конвертом для ответа). В письме нужно указать: ФИО (все варианты написания), дату рождения, наименование организации, годы работы, цель справки, адрес для ответа и телефон.
3. Через портал «Госуслуги» (ЕПГУ) / портал «Архивы России». Доступна услуга «Предоставление архивной справки» в электронном виде или отправкой по почте. Это самый удобный способ отслеживать статус заявки.
4. Через МФЦ (Мои Документы). Некоторые услуги архива интегрированы в МФЦ, уточняйте в отделениях «Мои Документы» в Воронеже.

Необходимые данные для запроса:

• Точное полное наименование организации (на момент работы), адрес её расположения.
• Период работы (с по).
• Цель справки (пенсия, суд, личные нужды, восстановление стажа и т.д.) — от цели зависит форма документа (справка, заверенная копия, выписка).

Сроки исполнения: Согласно законодательству, архивная справка готовится в течение 30 календарных дней с момента регистрации обращения (в сложных случаях срок может быть продлен до 30 дней с уведомлением заявителя).

Особенности поиска: Что делать, если организации нет в фондах?

Частая проблема — предприятие ликвидировано, переименовано или его архив не передан в ГАВОДЛС.

• Проверьте правопреемников. Если предприятие реорганизовано (АО, ООО, ФГУП и т.д.), документы могут быть у правопреемника или в его ведомственном архиве.
• Обратитесь в ГАВО (Государственный архив Воронежской области). Там хранятся фонды управленческих органов (облисполкома, администрации области, райисполкомов), которые могут содержать списки работников, приказы о приеме/увольнении.
• СФР (бывш. ПФР). С 2002 года учет стажа ведет Социальный фонд. Если работа была после 2002 г., данные там. До 2002 г. — в архивах.
• Военный комиссариат; По вопросам воинской службы (военные билеты, ранги) до 1980 г. и после 2001 г., в ВК г. Воронежа или областного ВК.

История учреждения и нормативная база

Деятельность КУВО ГАВОДЛС регулируеться:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Законом Воронежской области «Об архивном деле в Воронежской области».
• Постановлениями Правительства Воронежской области об утверждении Положения об учреждении.
• Приказами Федеральной архивной службы (Росархива) и Управления делами Воронежской области.

Архив прошел путь от отдела по делам архивов в структуре облисполкома до самостоятельного казенного учреждения. Ключевой этап — централизация хранения кадровых документов ликвидированных советских предприятий (колхозов, совхозов, заводов, учебных заведений) в 1990–2000-х годах, что позволило спасти миллионы личных дел от уничтожения.

Политика обработки персональных данных

КУВО ГАВОДЛС является оператором персональных данных, содержащихся в архивных докумендах. Архив строго соблюдает требования 152-ФЗ «О персональных данных»:

• Доступ к документам, содержащим ПДн, предоставляется только субъекту ПДн, его уполномоченному представителю (по нотариальной доверенности) или по запросу уполномоченных госорганов (суд, прокуратура, СФР, МВД).
• Публикация данных в открытом доступе (в интернете) не производится без согласия субъекта, за исключением случаев, установленных законом (например, документы об умерших более 75 лет назад).
• Обеспечивается защита от несанкционированного доступа, утечки и уничтожения.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

В: Нужно ли платить за архивную справку?

О: Для пенсионеров, ветеранов, инвалидов и при обращении в СФР/суд, справки выдаются бесплатно. Для личных нужд (генеалогия, справка в банк, виза) — на платной основе по утвержденным тарифам (оплата через квитанцию/Сбербанк/Госуслуги).

В: Могу ли я сфотографировать документы в читальном зале?

О: Обычно разрешена некоммерческая съемка без штатива и вспышки для личных нужд, но обязательно уточните у дежурного архивариуса — некоторые документы (плохое состояние, секретность) могут быть закрыты для съемки.

В: Архив хранит трудовые книжки?

О: Нет. Трудовые книжки всегда хранятся у работодателя. В архив передаются личные карточки учетная форма Т-2, служебные записки, приказы о приеме/увольнении/награждении, на основании которых делаются записи в трудовой книжке. Именно эти документы являются юридическим доказательством стажа.

В: Как найти документы по колхозу/совхозу, которого уже нет на карте?

О: Укажите в запросе: название колхоза/совхоза, название сельсовета/района на момент работы, годы работы. Архивариусы по картотекам фондов-образователей определяют номер фонда и описи.

КУВО ГАВОДЛС выполняет социально значимую миссию — хранит «память» о трудовой биографии нескольких поколений воронежцев. Для гражданина это единственный легальный источник подтверждения стажа работы на ликвидированных предприятиях советского и постсоветского периодов (1922–2005 гг.), а также воинской обязанности (1980–2001 гг.).

Рекомендуем не откладывать обращение в архив на последнюю минуту (например, за месяц до выхода на пенсию), а заранее заказать справки через портал Госуслуг или по почте, чтобы избежать очередей и упущенных сроков. Компетентный персонал Отдела использования всегда готов помочь составить грамотный запрос и найти нужные листы в массиве фондов.

Статья подготовлена на основе открытых данных портала «Архивы России», официального сайта Управления делами Воронежской области и нормативных актов архивного законодательства РФ. Актуальность контактных данных и тарифов рекомендуется проверять непосредственно перед обращением.