Государственный паспорт архива – это официально утверждённый документ, который фиксирует основные сведения о государственном архиве, его структуре, фондах, правилах доступа и охраны, а также о порядке взаимодействия с другими архивными учреждениями. Паспорт служит как справочным, так и нормативным инструментом, позволяющим обеспечить единообразие работы архивов по всей стране.

Правовое основание

Создание и использование государственного паспорта архива регулируется рядом нормативных актов:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ, 2002 г.).
2. Постановление Правительства РФ «Об утверждении Положения о государственном паспорте архива» (№ 1234‑П от ).
3. Приказы Министерства культуры РФ, в которых уточняются формы и порядок заполнения паспорта.

Эти документы определяют, какие сведения обязаны быть включены в паспорт, кто отвечает за их актуализацию и как часто проводится проверка соответствия.

Цели и задачи государственного паспорта архива

• Стандартизация – обеспечение единого формата представления информации о всех государственных архивах.
• Прозрачность – предоставление открытого доступа к базовым данным об архиве для исследователей, государственных органов и граждан.
• Контроль и аудит – упрощение процессов проверки соблюдения требований законодательства в сфере архивного дела.
• Планирование развития – использование данных паспорта при формировании стратегий модернизации, цифровизации и расширения фондов.

Структура и содержание паспорта

Государственный паспорт архива делится на несколько разделов, каждый из которых имеет чётко определённый набор полей.

Общие сведения

Организационная структура

• Подразделения (отделы, секции, филиалы).
• Руководящий состав (директор, заместители, начальники отделов).
• Количество штатных и внештатных сотрудников.

Фондовые сведения

В этом разделе указываются:

• Общее количество фондов и единиц хранения.
• Объём фондов в метрах погонных и в количестве документов.
• Классификация по тематическим, хронологическим и функциональным признакам.
• Наличие уникальных и особо ценных фондов (например, фонд «Документы Верховного Совета СССР»).

Техническое обеспечение

1. Оборудование (сканеры, серверы, системы хранения данных).
2. Программное обеспечение (системы электронного документооборота, архивные базы данных).
3. Уровень цифровизации (процент оцифрованных документов, наличие электронных каталогов).

Правила доступа и охраны

Здесь фиксируются:

• Категории пользователей (учёные, журналисты, граждане) и их права.
• Процедуры выдачи и возврата документов.
• Меры физической и информационной безопасности (контроль доступа, системы видеонаблюдения, резервное копирование).

Финансово‑экономические показатели

Включают:

• Бюджет архива (основные статьи расходов).
• Источники финансирования (государственный бюджет, гранты, платные услуги).
• Показатели эффективности (количество обслуженных запросов, сроки обработки).

Порядок разработки и утверждения

1. Сбор данных – ответственные подразделения предоставляют необходимую информацию.
2. Подготовка проекта паспорта – отдел архивного дела формирует документ в соответствии с утверждённой формой.
3. Экспертиза – проверка на соответствие законодательным требованиям и внутренним регламентам.
4. Утверждение – подпись директора архива и, при необходимости, подпись уполномоченного государственного органа (например, Министерства культуры).
5. Регистрация – внесение паспорта в Единый реестр государственных архивов.
6. Публикация – размещение актуальной версии на официальном сайте архива и в информационной системе «Госархив».

Обновление и контроль актуальности

Паспорт архива подлежит обязательному пересмотру не реже одного раза в три года. При возникновении существенных изменений (например, реорганизация, расширение фонда, внедрение новой ИТ‑системы) обновление проводится в течение 30 дней с момента изменения.

Контроль за своевременностью обновления осуществляет:

• Отдел внутреннего контроля архива.
• Региональный центр архивного надзора.
• Государственная инспекция по архивному делу.

Кому предназначен паспорт и как им пользоваться

Электронный (цифровой) паспорт архива

С 2021 года большинство архивов переводят паспорт в электронный формат, что позволяет:

• Автоматически синхронизировать данные с центральной базой «Госархив».
• Обеспечить быстрый доступ к информации через веб‑интерфейс.
• Уменьшить риск потери данных благодаря резервному копированию в облаке.

Электронный паспорт реализуется в виде интерактивного модуля, интегрированного в систему управления архивом (СУА). Пользователи могут просматривать актуальные данные, подавать запросы на изменение и получать автоматические уведомления о предстоящих обновлениях.

Пример заполнения (условный)

Раздел 1. Общие сведения
Наименование: Государственный архив Российской Федерации
Код архива: 001-2026
Юридический адрес: ул. Сретенка, 12, г. Москва, 101000
Контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: info@gaar.ru
Сайт: https://www.gaar.ru

Раздел 3. Фондовые сведения
Общее количество фондов: 12 345
Объём фондов: 8 200 м.п. (около 1,2 млрд. документов)
Ключевые фонды: 
- Фонд «Документы Верховного Совета СССР» (1950‑1991)
- Фонд «Дипломатическая переписка России» (1992‑2020)
- Фонд «Этнографические материалы Сибири» (1880‑1950)

Раздел 5; Правила доступа
Категории пользователей:
Учёные – полный доступ к оригиналам и копиям.
Граждане – доступ к публичным документам в читальном зале.
Журналисты – ограниченный доступ к материалам, относящимся к текущим событиям.

...

Государственный паспорт архива – это фундаментальный документ, который обеспечивает:

• Единство и сопоставимость архивных данных по всей стране;
• Прозрачность работы архивных учреждений перед обществом;
• Эффективный контроль за соблюдением нормативных требований;
• Поддержку процессов цифровой трансформации архивного дела.

Регулярное обновление и правильное использование паспорта позволяют государственным архивам сохранять историческую память, обеспечивать доступ к ней и эффективно управлять своими ресурсами в условиях современных вызовов.

Дата последнего обновления статьи: