Государственный учет архивных документов – это система мероприятий, направленных на регистрацию, контроль и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации (НАФ) и других архивных материалов, находящихся в государственных и муниципальных архивах. Учет обеспечивает возможность контроля за состоянием фондов, их доступностью для общества и выполнения требований законодательства.
Правовая основа государственного учёта
Основные нормативные акты, регламентирующие порядок учёта, включают:
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет общие принципы архивного дела, статус архивных документов и их юридическую силу.
- Единые правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утверждены приказом Федерального архивного агентства от № 77). Эти правила часто называют «Правила 2023 года».
- Методические рекомендации, раскрывающие методику применения положений Правил в государственных, муниципальных архивах, музеях, библиотеках и научных организациях.
Все перечисленные документы образуют единую нормативно-правовую базу, обязательную для исполнения всеми архивными учреждениями.
Понятия и термины
- Архивный фонд (Фонд) – совокупность архивных документов, образованных в процессе деятельности соответствующего государственного органа, органа местного самоуправления, организации, гражданина, семьи, рода.
- Национальный архивный фонд (НАФ) – часть архивного фонда, включающая документы, имеющие особую историческую, культурную или юридическую ценность.
- Документ – единица хранения, которая может быть отдельным листом, файлом, микрофильмом, электронным файлом и т.п.
- Постановка на учёт – процесс регистрации документа в учётных регистрах при его приёме в архив.
- Снятие с учёта – процесс исключения документа из учётных регистров при его выбытии, уничтожении, передаче в другие архивы и т.д.
Основные этапы государственного учёта
3.1 Приём и постановка на учёт
Приём документов в архив происходит в соответствии с установленными процедурами:
- Проверка наличия и состояния документов.
- Оформление приёмного акта.
- Внесение данных в учётный журнал (регистры поступления, реестр документов).
- Назначение уникального идентификационного номера (УИН) для каждой единицы хранения.
3.2 Комплектование и описание
После постановки на учёт документы комплектуются в дела, а также описываются в описных карточках (электронных или бумажных). Описание включает:
- Наименование и содержание.
- Дата и место создания.
- Автор (орган, лицо).
- Физическое состояние и формат.
- Уровень доступа (открытый, ограниченный, закрытый).
3.3 Хранение
Хранение осуществляется в соответствии с требованиями по климатическому режиму, защите от влаги, света и механических повреждений. Для электронных документов предусмотрены специальные серверные помещения и системы резервного копирования.
3.4 Выверка и проверка учётных данных
Регулярные выверки (обычно раз в год) включают:
- Сопоставление фактического наличия документов с данными учётных регистров.
- Проверку состояния документов (повреждения, необходимость реставрации).
- Обновление описей и корректировку УИН при необходимости.
3.5 Снятие с учёта
Снятие с учёта происходит в следующих случаях:
- Выбытие документов (перевод в другой архив, передача в музей, уничтожение по решению суда).
- Реставрация, в результате которой одна единица хранения может быть разделена на несколько новых единиц (или наоборот – объединена).
- Переработка описей дел (объединение, разделение, переоформление).
Для каждого случая оформляется соответствующий акт и вносится запись в журнал снятия с учёта.
Формы и документы учётного процесса
В соответствии с Пунктом 1.5 Порядка государственного учёта (утверждённого в 2023 г.) используются следующие формы:
- Приёмный акт.
- Регистры поступления и выбытия.
- Описание (карточка) архивного дела.
- Акт выверки.
- Акт реставрации.
- Акт снятия с учёта.
Все формы могут быть реализованы в электронном виде в системе «Единый государственный реестр архивных документов» (ЕГРАД), что упрощает обмен информацией между архивами и государственными органами.
Роль Федерального архивного агентства (Росархив)
Росархив отвечает за:
- Разработку и актуализацию нормативных актов (Правил 2023 года, методических рекомендаций).
- Контроль за соблюдением требований учёта в государственных и муниципальных архивах.
- Организацию обучающих программ и семинаров для архивных работников.
- Ведение центрального реестра НАФ и обеспечение доступа к информации для государства, общества и граждан.
Практические рекомендации для работников архивов
- Тщательно изучайте нормативные документы. Любая ошибка в учёте может привести к утрате доступа к важным документам.
- Внедряйте электронный документооборот. Система ЕГРАД позволяет автоматизировать приём, регистрацию и выверку.
- Проводите регулярные выверки. Это помогает своевременно выявлять недостачи и повреждения.
- Обеспечьте надёжную физическую и цифровую защиту. Храните резервные копии электронных файлов в разных географических точках.
- Документируйте все изменения. Любая реставрация, разделение или объединение единиц хранения должно фиксироваться в соответствующих актах.
Государственный учёт в государственных архивах – это фундаментальная часть архивного дела, обеспечивающая контроль за сохранностью, доступностью и юридической силой архивных документов. Система учёта, построенная на основе Федерального закона № 125‑ФЗ, Правил 2023 года и методических рекомендаций, позволяет удовлетворять потребности государства, общества и граждан в информации о национальном наследии.
Тщательное соблюдение всех этапов – от приёма и постановки на учёт до выверки и снятия с учёта – гарантирует, что документы сохранятся для будущих поколений и будут использоваться в соответствии с их исторической, культурной и правовой ценностью.
Автор: Ваш полезный помощник.
Дата публикации: 11 июля 2026 г.