Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

График хранения документов — это основной нормативный документ, определяющий сроки хранения дел организации и порядок их утилизации или перевода в государственный архив. Грамотно составленный график является гарантией правовой безопасности бизнеса, оптимизации затрат на хранение и соблюдения требований законодательства (в РФ — Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и типовых отраслевых графиков).

Правовая база и нормативные акты

Деятельность по формированию графиков хранения регулируется иерархией нормативных правовых актов:

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 14, 22) — базовый закон, обязывающий организации формировать экспертную комиссию и утверждать график.
Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в организациях» — основной регламент, описывающий процедуру составления, согласования и утверждения графика.
Отраслевые типовые графики хранения документов (утверждаются Росархивом по согласованию с профильными министерствами) — обязательны для применения государственными органами, бюджетными учреждениями и рекомендованы коммерческим организациям.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Номенклатура дел. Общие требования к составлению».
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Архивное дело. График хранения документов организации. Требования к составлению».

Структура графика хранения

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 и Приказу Росархива № 236, график хранения представляет собой таблицу со следующими обязательными колонками:

Порядковый номер дела.
Индекс дела (шифр по номенклатуре, например: 01-01, 02-15).
Наименование дела (полное, соответствующее номенклатуре).
Даты дела (начальная и конечная дата документов внутри дела).
Количество листов (заполняется при формировании дела к сдаче в архив).
Срок хранения (в годах: временный, до 10 лет, более 10 лет, постоянный).
Примечания (основание для срока хранения: ссылка на статью типового графика, закон, устав организации).

Важно: Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела (п. 67 Инструкции № 236).

Категории сроков хранения

Все документы делятся на три основные группы по срокам хранения:

Категория	Срок	Примеры документов	Дальнейшее destino
Временные (краткосрочные)	До 10 лет (1, 3, 5, 10 лет)	Внутренняя переписка, черновики, отчеты текущего учета, заказы на канцтовары, акты приема-сдачи неосновных активов.	Уничтожение после истечения срока по акту экспертной комиссии.
Временные (долгосрочные)	Более 10 лет (15, 20, 25, 30, 40, 50, 75 лет)	Кадровые документы (личные карточки, трудовые книжки — 75 лет), бухгалтерия (главная книга — 50 лет), договоры, судебные дела, техническая документация на объекты недвижимости.	Хранение в архиве организации. После истечения срока, переоценка (уничтожение или перевод в госархив).
Постоянные	Бессрочно	Уставы, учредительные документы, протоколы собраний учредителей/акционеров, реестры акционеров, документы о реорганизации/ликвидации, уникальная научная/техническая документация.	Обязательный перевод в государственный архив (федеральный или субъекта РФ) по истечении 10 лет с момента прекращения деятельности организации или образования дела.

Процедура составления и утверждения графика

Процесс включает несколько обязательных этапов. Пропуск любого из них делает график недействительным для списания документов.

Этап 1: Создание экспертной комиссии

Приказом руководителя организации создается экспертная комиссия по оценке документов. В состав обязательно входят:

Председатель (обычно заместитель директора или главный бухгалтер).
Архивариус / ответственный за архивное дело.
Представители структурных подразделений (Кадры, Бухгалтерия, Юридический отдел, Секретарь/Делопроизводство, IT/Безопасность информации).
При необходимости — специалисты по защите гостайны, персональным данным.

Этап 2: Инвентаризация и анализ документооборота

Комиссия проводит ревизию существующих дел, проверяет соответствие номенклатуры реальному документообороту, выявляет «серые зоны» (документы, не вошедшие в номенклатуру).

Этап 3: Проект графика

На основе типового отраслевого графика (если он есть для вашей отрасли) формируется проект. Если типового нет (часто для коммерческих организаций специфических отраслей), сроки устанавливаются самостоятельно с обоснованием в колонке «Примечания» (ссылки на ГК РФ, ТК РФ, ФЗ-115, ФЗ-152, налоговое законодательство и т.д.).

Этап 4: Согласование (для госорганов и госучреждений)

Проект графика направляется в территориальный орган Росархива (архив субъекта РФ) на экспертизу. Без положительного заключения органа архивного дела график не может быть утвержден (ст. 22 Закона № 125-ФЗ).

Для коммерческих организаций согласование с Росархивом не требуется (п. 70 Инструкции № 236), но рекомендуется для снижения рисков при проверках.

Этап 5: Утверждение

График утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации. В приказ входит:

Сам график (как приложение).
Список членов экспертной комиссии.
Акт экспертизы документов (протокол заседания комиссии).

Этап 6: Регистрация и введение в действие

Утвержденный график регистрируется в журнале учета графиков хранения. Вводится в действие с 1 января года, следующего за годом утверждения (или иной датой, указанной в приказе).

Типовые отраслевые графики: как пользоваться

Росархив утверждает десятки типовых графиков для различных сфер: здравоохранение, образование, культура, строительство, банковское дело, страхование, атомная энергетика, оборонная промышленность и др.

Правила применения:

Прямое применение: Если организация входит в сферу действия типового графика (госучреждение, госорган), она обязана использовать его сроки без сокращения.
Расширение сроков: Организация имеет право увеличить сроки хранения по сравнению с типовым графиком (например, хранить договоры не 5, а 10 лет) по решению экспертной комиссии.
Запрет сокращения: Сокращать сроки по сравнению с типовым графиком нельзя.
Дополнение: В график добавляются дела, отсутствующие в типовом, но имеющиеся в организации (внутренние регламенты, локальные нормативные акты, специфическая техническая документация).

Переоценка сроков хранения

Переоценка — это повторная экспертиза документов по истечении установленного срока хранения для решения вопроса об их дальнейшей судьбе.

Проводится ежегодно (обычно в I квартале года) экспертной комиссией.
Объект: дела с истекшим сроком хранения (временные более 10 лет и постоянные — для решения вопроса о передаче в госархив; временные до 10 лет — для уничтожения).
Результат: Акт экспертизы документов (форма по Приказу Росархива № 236, Приложение № 6).
По акту составляется Акт о уничтожении документов или Акт о передаче документов в государственный архив.

Ключевой момент: Уничтожение документов без акта экспертизы и акта уничтожения является грубым нарушением закона (ст. 14 Закона № 125-ФЗ, ст. 13.20 КоАП РФ).

Особенности хранения электронных документов

С введением понятия «электронный архив» (ФЗ-125, ФЗ-63 «Об электронной подписи», ФЗ-402 «О бухгалтерском учете») график хранения должен учитывать специфику цифровых объектов:

Единый график: Рекомендуется вести единый график на бумажные и электронные дела, если они дублируют друг друга. Если электронный документ является первичным (оригинал) — он попадает в график как отдельная единица хранения.
Сроки: Сроки хранения электронных оригиналов не могут быть меньше сроков хранения бумажных аналогов (если те предусмотрены законом).
Целостность и читаемость: График/пояснительная записка должна фиксировать меры по обеспечению читаемости (миграция форматов, проверка ЭЦП, хранение ключей проверки, описание метаданных).
Уничтожение: Удаление электронных документов должно быть необратимым (перезапись секторов, физическое уничтожение носителей) с составлением акта.

Типичные ошибки и риски

⚠ Топ-5 ошибок, ведущих к штрафам и рискам:

Отсутствие графика или его просрочка. Штраф по ст. 13.20 КоАП РФ: для должностных лиц — 500–1000 руб., для юрлиц, 3000–5000 руб. (с возможностью дисквалификации должностного лица).
Сокращение сроков по сравнению с типовым графиком/законом. Например, установление срока хранения трудовых книжек 50 лет вместо 75, или налоговых регистров 4 года вместо 5 (ст. 23 НК РФ).
Несвоевременная переоценка. Документы лежат в архиве годами со сроком «до 10 лет», забивая место, или, что хуже, уничтожаются без акта.
Расхождение с номенклатурой дел. График составлен на один набор названий дел, а в работе используется другая номенклатура. При проверке это расценивается как отсутствие графика.
Игнорирование требований спецзаконов. ФЗ-115 (AML/CFT) требует хранения данных об операциях и клиентах 5 лет после прекращения отношений. ФЗ-152 (Персональные данные), уточнение сроков в локальных актах. График должен это отражать.

Практический чек-лист для архивариуса/ответственного

[ ] Есть ли приказ об создании экспертной комиссии (актуальный состав)?
[ ] Утвержден ли график хранения приказом руководителя за текущий год?
[ ] Соответствует ли график актуальной номенклатуре дел?
[ ] Учтены ли все отраслевые типовые графики (если применимо)?
[ ] Есть ли колонка «Примечания» с правовыми обоснованиями сроков?
[ ] Проведена ли ежегодная переоценка в I квартале?
[ ] Оформлены ли акты экспертизы и акты уничтожения/передачи за последние 3 года?
[ ] Есть ли журнал учета графиков хранения и актов уничтожения?
[ ] Учтена ли специфика электронных документов (ЭДО, сканы, ЭЦП)?
[ ] Проведено ли обучение сотрудников, формирующих дела, правилам заполнения обложек и регистрации по графику?

График хранения документов, это не просто бюрократическая формальность, а инструмент управления рисками. Он защищает организацию от:

Штрафов за нарушение архивного законодательства.
Потери доказательной базы в судебных спорах (преждевременное уничтожение).
Чрезмерных затрат на хранение макулатуры (просроченное хранение).
Утечек конфиденциальной информации (неконтролируемое хранение).

Регулярное обновление графика (не реже одного раза в год), привязка к актуальной номенклатуре дел и строгая процедура переоценки через экспертную комиссию — залог архивной безопасности и порядка в документообороте любой организации.

Дата актуальности информации: . Статья подготовлена на основе действующего на указанную дату законодательства РФ (ФЗ-125, Приказ Росархива № 236, ГОСТ Р 7.0.8-2013, КоАП РФ, НК РФ, ТК РФ).