Право на ежегодный оплачиваемый отпуск есть у каждого работника․ Даты начала отпусков фиксируют в специальном документе – графике отпусков․ Правильное составление графика и соблюдение требований к его хранению в архиве позволяют избежать конфликтов с сотрудниками, предотвратить нарушения трудового законодательства и упростить работу кадровой службы․
Содержание статьи
- Законодательные основы
- Зачем нужен график отпусков
- Кого необходимо включать в график
- Форма и порядок составления
- Что важно не забыть при составлении
- Срок хранения графика в архиве
- Электронный vs бумажный вариант
- Пример графика отпусков
Законодательные основы
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 115‑119) каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней․ При этом:
- График отпусков обязателен для всех организаций, где численность работников превышает 20 человек (ст․ 115 ТК РФ)․
- График должен быть утверждён приказом работодателя и доведён до сведения работников․
- Сроки отпуска могут быть изменены только по согласованию с работником и при наличии уважительных причин․
Ключевые нормативные документы
- Трудовой кодекс РФ․
- Приказ Минтруда России от № 5н «Об утверждении формы графика отпусков»;
- Федеральный закон «Об архивном деле» (№ 125‑ФЗ) – определяет срок хранения кадровых документов․
Зачем нужен график отпусков
График отпусков служит нескольким важным целям:
- Планирование производства – позволяет руководству заранее учитывать периоды отсутствия персонала․
- Соблюдение прав работников – гарантирует, что каждый сотрудник получит отпуск в установленный срок․
- Контроль за соблюдением законодательства – документ фиксирует факт предоставления отпуска и служит доказательством в случае проверок․
- Архивирование – график является частью кадрового досье, которое должно храниться в архиве определённый срок․
Кого необходимо включать в график
В график отпусков включаются все работники, имеющие право на ежегодный отпуск, а также:
- Сотрудники, находящиеся в испытательном сроке (если им предоставлен отпуск)․
- Работники, находящиеся в декретном отпуске (в случае совместного отпуска с ребёнком)․
- Сотрудники, находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы (по их желанию)․
- Временные и сезонные работники, если их трудовой договор предусматривает отпуск․
Не включаются в график:
- Служащие, у которых отпуск уже полностью использован в текущем календарном году․
- Работники, уволенные до начала отпуска (их график удаляется из текущей версии)․
Форма и порядок составления графика
График отпусков может быть оформлен в двух формах:
Бумажный вариант
- Заполнить форму, утверждённую Минтрудом (пример – таблица «График отпусков»)․
- Указать в шапке организации: название, ИНН, ОКПО, адрес․
- Для каждого сотрудника указать:
- ФИО, должность, табельный номер;
- Дата начала отпуска и дата его окончания;
- Кол-во дней отпуска;
- Подпись сотрудника (при согласовании) и подпись руководителя․
- Утвердить график приказом руководителя․
- Разослать копии сотрудникам (лично или по внутренней почте)․
Электронный вариант
- Создать таблицу в Excel/Google Sheets с теми же полями, что и в бумажной форме․
- Настроить автоматическое уведомление сотрудников о предстоящем отпуске (email, корпоративный мессенджер)․
- Подписать документ электронной подписью (КЭП) руководителя․
- Сохранить файл в защищённом разделе корпоративного сервера (например, в папке «Кадры/Отпуска/2026»)․
- Регулярно делать резервные копии․
В обоих случаях график должен быть утверждён приказом и доступен для проверки в любой момент․
Что важно не забыть при составлении
- Согласование с сотрудниками – до утверждения графика необходимо обсудить желаемые даты отпуска․
- Учёт особенностей – праздничные и выходные дни, сменный график, командировки․
- Периодичность обновления – график пересматривается минимум раз в год, а в случае изменения планов – в любой момент․
- Контроль за остатком дней отпуска – вести отдельный учёт использованных и оставшихся дней․
- Соблюдение сроков – отпуск должен быть предоставлен в течение года, в котором он накоплен, иначе он подлежит компенсации․
- Документирование изменений – любые корректировки фиксируются дополнительными записями (протоколом изменения графика)․
Срок хранения графика в архиве
Согласно Федеральному закону № 125‑ФЗ «Об архивном деле» и Трудовому кодексу РФ, кадровые документы, включая графики отпусков, подлежат хранению в течение:
- 5 лет после окончания трудового договора (для большинства работников)․
- Если работник имеет право на пенсионные выплаты, срок хранения может быть продлён до 10 лет после увольнения․
- Для работников, уволенных в связи с ликвидацией организации, срок хранения составляет 10 лет от даты ликвидации․
Эти сроки применимы как к бумажным, так и к электронным версиям графика․ При хранении в архиве необходимо обеспечить:
- Защиту от несанкционированного доступа (контроль доступа, пароли, шифрование)․
- Условия сохранности (температурный режим, защита от влаги и пыли для бумажных носителей)․
- Регулярный аудит архивных материалов (проверка целостности файлов, соответствие срокам)․
Порядок передачи в архив
- После утверждения графика и завершения отпусков за календарный год – сформировать архивный комплект (график + приказ + подтверждения согласования)․
- Подписать акт передачи документа в архив (руководитель отдела кадров + заведующий архивом)․
- Внести запись в реестр архивных документов (номер дела, дата, срок хранения)․
- Для электронных вариантов – сохранить файл в архивной системе (например, 1С:Документооборот, SharePoint) с указанием метаданных «Срок хранения – 5 лет»․
Электронный vs бумажный вариант: плюсы и минусы
| Критерий | Электронный вариант | Бумажный вариант |
|---|---|---|
| Доступность | Мгновенный доступ из любой точки сети | Только в офисе, где хранится папка |
| Защита от потери | Резервные копии, облачное хранение | Уязвим к пожару, затоплению |
| Подпись | Электронная подпись (КЭП) | Ручная подпись, требуется сканирование |
| Сроки хранения | Автоматический контроль сроков в системе | Требуется ручной контроль и пересчёт |
| Стоимость | Начальные затраты на ПО, далее – почти ноль | Бумага, печать, архивные шкафы |
В современных организациях рекомендуется использовать гибридный подход: основной график хранится в электронном виде, а печатные копии – только в случае необходимости (например, для проверок инспекций)․
| # | ФИО | Должность | Таб․ № | Дата начала отпуска | Дата окончания отпуска | Кол‑во дней | Подпись сотрудника | Подпись руководителя |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | Главный бухгалтер | 001 | 2026‑07‑15 | 2026‑07‑30 | 14 | _________________ | _________________ |
| 2 | Петрова Мария Сергеевна | Менеджер проекта | 014 | 2026‑08‑01 | 2026‑08‑14 | 14 | _________________ | _________________ |
| 3 | Сидоров Алексей Николаевич | Инженер‑техник | 027 | 2026‑07‑20 | 2026‑08‑02 | 14 | _________________ | _________________ |
После заполнения таблицы необходимо распечатать её (если используется бумажный вариант) и подписать․ Электронную версию подписывают с помощью КЭП, после чего сохраняют в архиве․
График отпусков – это не просто список дат, а важный управленческий документ, который помогает:
- Соблюдать трудовое законодательство;
- Планировать работу предприятия;
- Обеспечить прозрачность и доверие между руководством и персоналом;
- Соблюдать требования архивного законодательства․
Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете быстро составить корректный график, оформить его в удобной форме и правильно хранить в архиве в течение установленного срока․ Помните, что своевременное обновление и контроль за сроками хранения – залог безупречной кадровой практики․
Дата публикации: