График передачи дел на хранение в архив — это основной нормативный документ, регулирующий сроки и порядок перевода документации из текущего делопроизводства организации в архив (внутренний или государственный). Его наличие обязательно для всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, ведущих делопроизводство в соответствии с законодательством РФ (ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации», ФЗ-229 «Об архивном деле в Российской Федерации» — действует до вступления в силу новой редакции, см. актуальные нормы, Приказ Росархива от № 174).
Правовая основа и назначение графика
Согласно ст. 14 ФЗ-229 и Порядку ведения делопроизводства, утвержденному Приказом Росархива № 174, каждая организация должна ежегодно составлять и утверждать График передачи дел на хранение. Основные цели документа:
- Обеспечение сохранности документов, своевременный перевод дел со сроком хранения более 10 лет (или постоянным) в архивные помещения, соответствующие требованиям по хранению.
- Оптимизация офисного пространства — освобождение рабочих кабинетов от неактивной документации.
- Юридическая значимость — график является основанием для составления акта передачи дел (форма № 174) и описей.
- Контроль сроков, предотвращение утери документов и нарушения сроков хранения.
Важно: Даже если организация передает дела в аутсорсинговый архив (коммерческую архивную организацию), составление собственного Графика остается обязанностью организации-владельца документов.
Ключевые понятия и термины
- Срок хранения
- Период времени, в течение которого документ должен быть сохранен. Устанавливается номенклатурой дел и типовыми перечнями (например, Приказ Минкультуры РФ от № 558 для общих организаций, отраслевые перечни для банков, медучреждений и т.д.).
- Годок (год завершения дела)
- Календарный год, в котором прекращена запись в деле или составлен последний документ. Передача в архив производится по истечении года, следующего за годком (обычно в 1 квартале года, следующего за годом завершения дела).
- Номенклатура дел
- Утвержденный ежегодно перечень дел, подлежащих зачислению в архив, с указанием сроков хранения. График составляеться на основе номенклатуры.
- Акт приема-передачи дел (ф. № 174)
- Первичный учетный документ, оформляемый по итогам передачи дел в архив на основании Графика.
Этапы составления Графика передачи дел
Этап 1: Подготовительный (анализ номенклатуры)
- Получите актуальную Номенклатуру дел на текущий год (утверждается до 1 февраля).
- Выделите дела, годок которых наступил в отчетном году (дела закрыты, проверены, прошиты, пронумерованы).
- Проверьте соответствие сроков хранения в номенклатуре актуальным типовым перечням ( Росархив, отраслевые ведомства).
Этап 2: Заполнение формы Графика
Единой строгой формы (как ГОСТ) для Графика не существует, однако Приказ Росархива № 174 (Приложение № 6) рекомендует структуру. Обычно это таблица со следующими колонками:
| № п/п | Индекс дела (по номенклатуре) | дела (точно по номенклатуре) | Годок (даты первых и последних документов) | Срок хранения (лет) | Объем (л./ед. хр.) | Срок передачи в архив (квартал/дата) | Примечание (куда передается: в архив орг; / гос. архив) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01-01 | Приказы по основной деятельности | 2023 ( – ) | 10 | 150 л. | I квартал 2024 г. (до ) | В архив организации |
| 2 | 02-05 | Личные дела сотрудников (увольнение 2023) | 2023 ( – ) | 75 | 5 ед. хр. | I квартал 2024 г. (до ) | В архив организации |
Этап 3: Согласование и утверждение
- Составляет: Архивариус / Ответственный за архив / Секретарь / Архивист.
- Согласовывает: Руководитель структурного подразделения (если дела формируются в отделах), Юридический отдел (по вопросам сроков хранения конфиденциальных документов), IT-безопасность (если есть электронные документы).
- Утверждает: Глава организации (Директор, Генеральный директор) путем подписи на ьном листе Графика или приказом/распоряжением об утверждении Графика.
Этап 4: Исполнение (передача дел)
- Подготовка дел к передаче: проверка оформления (обложки, опечатки, нумерация листов, зашивка, скрепление печатью/подписью).
- Составление Описи дел (в 2-х экземплярах) на основании Графика.
- Физическая передача дел архивариусу / на склад архива.
- Подписание Акта приема-передачи дел (ф. № 174) комиссией (представитель отдела, архивариус, председатель комиссии).
- Один экземпляр Описи и Акта остается в передающем отделе, второй — в архиве.
Сроки передачи дел: нормативные требования
Согласно п. 82 Приказа Росархива № 174, передача дел в архив организации производится ежегодно в первом квартале года, следующего за годом завершения дел (годком).
- Дедлайн: Обычно до 31 марта текущего года (для дел с годком прошлого года).
- Исключения: Дела, хранение которых прекращается (срок истек) — подлежат экспертизе на предмет уничтожения, а не передаче в архив (оформляется Акт экспертизы и Акт уничтожения).
- Электронные документы: Передача в электронный архив (СЭД/ЭА) осуществляется в те же сроки, но с оформлением Акта приема-передачи электронных документов (с использованием ЭП).
Типичные ошибки и риски
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| График не утвержден руководителем (нет подписи/приказа) | Документ не имеет юридической силы. При проверке Росархива/прокуратуры — нарушение ст. 14 ФЗ-229, штрафы по КоАП (ст. 13.20). | Обязательно оформлять приказ об утверждении Графика или ставить визу на ьном листе. |
| Несоответствие Графика Номенклатуре дел | Дела не находятся в Графике -> не передаются в архив -> грязный архив, риск утери. | Проводить сверку Графика с Номенклатурой перед утверждением (чек-лист). |
| Указание неверных сроков хранения | Преждевременное уничтожение ценных документов или забирание мусора в архив. | Использовать только актуальные типовые перечни (проверить дату приказа Минкультуры/отраслевого ведомства). |
| Пропуск сроков передачи (передача в Q2-Q4 вместо Q1) | Нарушение регламента, накопление дел в отделах, порча документов. | Внести контрольные даты в календарь архивариуса и руководителя; настроить напоминания в СЭД. |
| Отсутствие Описи или Акта приема-передачи (ф. № 174) | Невозможность подтвердить факт передачи, поисковые проблемы. | Строгое правило: «Нет Акта и Описи, нет передачи». |
Особенности для электронных документов и гибридного архива
С вступлением в силу Приказа Росархива № 174 и развитием ГОСТ Р 7.0.108-2022, График должен учитывать:
- Единый реестр: График может быть единым для бумажных и электронных дел, но с разделением по типам носителей;
- Метаданные: При передаче электронных дел в Электронный архив (ЭА) в Графике/Описи указываются хеш-суммы, форматы файлов, ЭП.
- Оригиналы и копии: Если оригинал на бумаге, а копия в СЭД — в Графике фиксируется место хранения оригинала. Если оригинал электронный (рожденный цифровой) — передача только в ЭА.
- Доступность: График должен обеспечивать поиск документов независимо от носителя.
Пример оформления ьного листа Графика
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «Ромашка» Иванов И.И. «___» _____________ 202_ г. ГРАФИК передачи дел на хранение в архив ООО «Ромашка» на 2024 год (по делам 2023 года завершения) г. Москва 2024 г. --- СОСТАВИЛ: Архивариус ООО «Ромашка» Петрова А.С. Тел.: +7 (XXX) XXX-XX-XX Email: archive@romashka.ru Дата составления:
Контроль за исполнением Графика
После утверждения Графика архивариус ведет Журнал контроля исполнения Графика передачи дел (форма свободная, рекомендуемая Росархивом). В журнал вносятся:
- Номер дела по Графику.
- Плановая дата передачи.
- Фактическая дата передачи.
- Номер и дата Акта приема-передачи (ф. № 174).
- Подпись передавшего и принявшего (архивариуса).
- Примечание (причины срыва сроков).
По итогам года (обычно в апреле) по Журналу составляется Справка об исполнении Графика, которая направляется руководству и хранится в архиве как отчетность.
Передача дел в государственный архив (по истечении сроков хранения в организации)
Отдельный График (или раздел в общем) составляется для дел, срок хранения в архиве организации которых истек (обычно 10, 50, 75 лет), и которые подлежат передаче в государственный архив (областной, краевой, федеральный).
- Основание: ст. 22 ФЗ-229, Порядок передачи архивных документов в государственные архивы (утв. Росархивом).
- Процедура: Экспертиза ценности -> Составление описей по форме гос. архива -> Договор о передаче -> Акт приема-передачи.
- Сроки: Обычно в течение года после истечения срока хранения в ведомственном архиве.
Чек-лист для архивариуса: «Готовность к сдаче Графика»
- [ ] Номенклатура дел на текущий год утверждена и вступила в силу.
- [ ] Проведена ревизия дел отчетного года (все закрыты, прошиты, оформлены обложки).
- [ ] Сроки хранения в Графике сверены с актуальными типовыми перечнями.
- [ ] График заполнен полностью (все колонки, нет пустых строк для передаваемых дел).
- [ ] График согласован с ответственными лицами (подписи на согласовании или по электронной почте).
- [ ] График утвержден Приказом/Распоряжением руководителя или визой на ьном листе.
- [ ] Распечатаны/подготовлены Описи дел (ф. № 174) в 2-х экземплярах по каждому передающемуся подразделению.
- [ ] Подготовлены Акты приема-передачи (ф. № 174) для подписания комиссией.
- [ ] Уведомлены структурные подразделения о сроках и порядке сдачи дел.
- [ ] Журнал контроля исполнения Графика заведен и готов к заполнению.
График передачи дел на хранение в архив — это не просто формальность для отчетности перед контролирующими органами, а ключевой инструмент управления документооборотом. Грамотно составленный и своевременно исполненный График гарантирует:
- Юридическую защищенность организации (документы на месте, сроки соблюдены).
- Экономию ресурсов (места, времени поиска).
- Непрерывность бизнес-процессов (доступ к истории операций).
Рекомендация: Автоматизируйте процесс формирования Графика с помощью СЭД (Системы электронного документооборота) или специализированного ПО для архивов (например, «Архивариус», «Документ. Архив», 1С:Архив). Это исключит ручные ошибки, обеспечит связку «Номенклатура — График — Опись, Акт» и даст автоматический контроль сроков.
Статья подготовлена на основе действующего на 2024 год законодательства РФ (ФЗ-229, Приказ Росархива № 174, Приказ Минкультуры № 558 и отраслевые перечни). Перед применением рекомендуется проверить актуальность нормативных актов на официальных ресурсах (pravo.gov.ru, rosarhiv.ru).