Передача дел в архив — это важнейший этап жизненного цикла документов в любой организации. Для того чтобы этот процесс проходил системно‚ без спешки и накладок‚ составляется специальный документ — график передачи дел в архив. В этой статье мы подробно разберем‚ как его правильно составить‚ что нужно учесть при подготовке документации и как выглядит типовой образец этого графика.
Что такое график передачи дел в архив?
График передачи дел — это внутренний организационно-распорядительный документ‚ который регламентирует сроки и порядок передачи исполненных дел из структурных подразделений компании в архив организации или на государственное хранение.
Унифицированной (строго обязательной) формы графика законодательством не предусмотрено‚ поэтому каждая организация разрабатывает его самостоятельно‚ адаптируя под свои нужды; Обычно этот график ежегодно утверждается генеральным директором компании накануне нового рабочего года.
Подготовка дел к передаче: ключевые требования
Прежде чем дела попадут в архив‚ они должны быть должным образом сформированы и подготовлены. Специалисты делопроизводственной службы (или сотрудники структурных подразделений) хранят дела по месту их формирования с момента заведения и до непосредственной передачи в архив. При подготовке необходимо соблюдать следующие правила:
- Оформление обложки дела: На корешке обложки дела обязательно указывается индекс дела по номенклатуре дел‚ номер тома и год его формирования.
- Указание номера тома: Номер тома указывается только в том случае‚ если по данной номенклатуре заведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указывается общее количество заведенных томов (например: Том 2 (всего 5)).
- Заполнение номенклатуры дел: В соответствующих графах номенклатуры проставляются отметки о заведении новых дел‚ передаче дел в архив‚ утилизации‚ а также указывается способ хранения (бумажный или электронный носитель) и лица‚ ответственные за формирование.
Порядок взаимодействия с государственными архивами
Если документы подлежат передаче на государственное хранение‚ процесс усложняется. В этом случае часто используется план-график упорядочения и передачи документов. Основными частями пятилетнего плана работы служб научно-технической документации (СНТД) являются ежегодные планы-графики‚ которые должны быть согласованы с соответствующими госархивами и утверждены руководством организации.
Процесс передачи в госархив включает следующие этапы:
- Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) архивного учреждения проводит заседания по утвержденному графику (обычно раз в месяц) для рассмотрения описей дел.
- По мере истечения временных сроков хранения документов и выделения их к уничтожению‚ соответствующие акты представляются на ЭПК вместе с копиями утвержденных годовых разделов описей дел постоянного хранения.
- После положительного решения ЭПК заключается договор с архивным учреждением.
- Оплачивается государственная пошлина за каждое учтенное в описи дело.
- Осуществляется непосредственная передача документов с оформлением акта приема-передачи в двух экземплярах.
Как составить график передачи дел: основные графы
Передача дел из подразделений в архив организации осуществляется на основе описей дел структурного подразделения строго по утвержденному графику. Источниками информации для проверки могут служить график документооборота‚ в котором зафиксированы сроки сдачи‚ а также уже оформленные к передаче дела.
В графике передачи дел обычно указываются:
- Наименования структурных подразделений‚ которые будут сдавать документы.
- Категории и индексы дел (по номенклатуре)‚ подлежащих передаче.
- Сроки (конкретные даты или периоды) подготовки дел к передаче.
- Даты фактической сдачи дел в архив.
- ФИО и должности ответственных лиц от подразделения и от архива.
- Примечания (например‚ информация о переносе сроков или выделении дел к уничтожению).
Образец графика передачи дел в архив
Ниже представлен примерный образец графика‚ который вы можете адаптировать под специфику вашей компании‚ скопировав его в текстовый редактор.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Компания»
______________ / Иванов И.И. /
«10» января 2026 г.
ГРАФИК
передачи дел в архив организации на 2026 год
| № п/п | Наименование структурного подразделения | Индексы дел (по номенклатуре) | Срок подготовки дел | Срок сдачи в архив | Ответственный исполнитель (ФИО‚ должность) | Отметка о выполнении (Подпись архивариуса) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Бухгалтерия | 01-03‚ 01-04 | до | — | Петрова А.В.‚ гл. бухгалтер | |
| 2 | Отдел кадров | 02-01‚ 02-05 | до | — | Смирнов В.С.‚ инспектор ОК | |
| 3 | Секретариат | 03-01 (Том 1-3) | до | ⎯ | Кузнецова Е.А.‚ секретарь | |
| 4 | Отдел продаж | 04-02‚ 04-07 | до | , | Волков Д.А.‚ менеджер |
Примечание: Дела передаются в архив по описям дел структурного подразделения. Прием дел осуществляется архивариусом организации в присутствии лица‚ ответственного за делопроизводство в подразделении.
Составил:
Заведующий архивом ____________ / Сидоров С.С. / «09» января 2026 г.
Грамотно составленный график передачи дел в архив позволяет избежать хаоса при завершении делопроизводственного года. Он распределяет нагрузку на сотрудников архива‚ обеспечивает сохранность ценных бумаг и гарантирует‚ что компания не столкнется с штрафами со стороны проверяющих органов за нарушение сроков хранения документации. Если в компании архивное дело только ставится‚ в график можно включить прием всех документов архивных категорий‚ завершенных делопроизводством в предыдущие годы.