График передачи дел в архив — это ключевой локальный нормативный акт организации, регламентирующий сроки и порядок сдачи документации на хранение. Отсутствие утвержденного графика или нарушение установленных в нем сроков ведет к хаосу в делопроизводстве, риску утери документов и возможным штрафным санкциям со стороны контролирующих органов. В данной статье подробно разберем, как составить график, какой образец использовать в 2024–2025 годах, и какие нюансы законодательства необходимо учитывать.
Нормативная база и правовое значение графика
Формирование и утверждение графика передачи дел основывается на следующих актах:
- ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 15, 18) — устанавливает обязательность передачи дел в архивы по истечении сроков хранения в организации.
- Приказ Росархива от № 558 (ред. от 2020 г.) — утверждает Типовые нормы документооборота и правила ведения делопроизводства.
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 — регламентирует состав и параметры описания дел для передачи в архив.
- Локальные нормативные акты организации — Инструкция по делопроизводству, Номенклатура дел, Перечень документов с сроками хранения.
Важно: Согласно п. 3.1 Типовых норм (Приказ Росархива № 558), с момента заведения и до передачи в архив организации дела хранятся у специалистов делопроизводственной службы (структурных подразделений) по месту их формирования. График, это единственный документ, легализующий процесс перехода дел из «рабочей» зоны в «архивную».
Кто и когда утверждает график?
График передачи дел в архив организации разрабатывается ежегодно.
- Разработчик: Ответственный за делопроизводство / архивист / секретарь АК (архивной комиссии).
- Согласование: Руководитель структурного подразделения (если передача идет из филиалов/отделов), главный архивист организации.
- Утверждение: Генеральный директор (руководитель организации) приказом (распоряжением).
- Срок утверждения: Обычно — кануне нового рабочего года (декабрь текущего года на следующий) или в первые дни января.
Как отмечается в практике (например, на ресурсе Profiz.ru), унифицированной формы графика нет. Организация разрабатывает его самостоятельно, опираясь на свою номенклатуру дел и специфику работы.
Структура и обязательные реквизиты графика (Образец)
Хотя строгой формы нет, в графике обязательно должны присутствовать следующие колонки и реквизиты:
| № п/п | Наименование реквизита / Колонка | Что указывается / Пример заполнения |
|---|---|---|
| 1 | Порядковый номер | Сквозная нумерация строк графика. |
| 2 | Структурное подразделение | Отдел/служба, формирующая дела (например: Бухгалтерия, Кадры, Отдел закупок). |
| 3 | Индекс дела по номенклатуре | Код дела из утвержденной Номенклатуры дел (например: 01-05, 12-01). См. п. 2.6;9 Типовых норм: на корешке обложки указывается индекс дела по номенклатуре. |
| 4 | Наименование дела | Полное название дела так, как оно записано на корешке и в описи. |
| 5 | Год формирования дела | Год, за который сформировано дело (например: 2023). |
| 6 | Номер тома (при наличии) | Указывается только если заведено более одного тома. Формат: «Т. 1 (3)», «Т. 2 (3)». См. п. 2.6.10 Типовых норм. |
| 7 | Срок хранения | Срок в годах из Перечня/Номенклатуры (например: 5 лет, 50 лет, 75 лет). |
| 8 | Дата окончания срока хранения в структурном подразделении | Расчетная дата, когда дело должно быть сдано в архив (обычно 1 января года, следующего за годом окончания срока хранения в подразделении). |
| 9 | Плановая дата передачи в архив | Конкретная дата (число, месяц), к которой дело должно быть передано в архив организации. |
| 10 | Фактическая дата передачи | Заполняется архивистом/ответственным при фактической сдаче дела (подпись получателя). |
| 11 | Примечания | Отметки о заведении новых дел, утилизации, способе хранения (электронный/бумажный), ответственных лицах. |
Пример заполнения строки графика (текстовый вид):
1 | Бухгалтерия | 03-01 | Журналы учета хозяйственных операций | 2022 | Т. 1 (1) | 5 лет | | | | Передано по акту № 5 от
Порядок подготовки дел к передаче (Предварительный этап)
Перед тем как занести дело в график на передачу, необходимо провести экспертизу документов на предмет их ценности и сроков хранения. Это заседание Экспертной архивной комиссии (ЭК/ЭПК).
Этапы подготовки:
- Сбор и упорядочение: Специалист подразделения собирает документы, проверяет полноту дел, прошивает, нумерует листы.
- Оформление обложки и корешка: Заполнение по форме (ГОСТ Р 7.0.97-2016). На корешке: индекс по номенклатуре, номер тома, год формирования.
- Составление описи дел: В 2-х экземплярах (один остается в архиве, второй — в подразделении до передачи, затем переходит в архив).
- Заседание ЭПК: Протокол заседания ЭПК — основание для передачи. В протоколе фиксируется: список дел на хранение, список дел на уничтожение.
- Утверждение годового раздела описи: Годовой раздел описи подписывается руководителем организации и архивистом.
Процедура передачи: Акт приема-передачи
Сама передача дел в архив организации оформляется Актом приема-передачи дел в архив организации (внутренний архив) в двух экземплярах.
Состав акта:
- Наименование организации.
- Наименование документа: «Акт приема-передачи дел в архив организации».
- Дата и место составления.
- Состав комиссии по приемке (председатель, члены, архивист, представитель сдающего подразделения).
- Табличная часть: № п/п, Индекс дела, Наименование дела, Год, Кол-во томов, Срок хранения, Подпись сдавшего, Подпись принявшего.
- Подписи членов комиссии с расшифровкой.
Один экземпляр акта остается в архиве (сшивается в опись или хранится в отдельной папке контрольных документов), второй — у ответственного лица структурного подразделения (для отчетности перед ЭПК).
Особенности передачи в Государственный архив (Государственное хранение)
Если срок хранения в организационном архиве истек и документы подлежат передаче на государственное хранение (или уничтожению), процедура сложнее:
- Формируется План-график упорядочения и передачи документов на государственное хранение (на 5 лет — пятилетний план, и ежегодные графики).
- Ежегодные планы-графики согласовываются с соответствующим государственным архивом и утверждаются руководством организации.
- Проводится экспертиза ценности (ЭПК) с участием представителя госархива (или по согласованию).
- Оформляются описи по форме для госархива (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
- Оплачивается госпошлина за каждое учтенное в описи дело (для передачи в госархив).
- Подписывается Договор на передачу документов на государственное хранение.
- Оформляется Акт приема-передачи в 2-х экземплярах (один в госархиве, один в организации).
Типичные ошибки и рекомендации
⚠ Частые ошибки:
- Отсутствие графика — передача делается хаотично, «когда накопится» или «когда архивист попросит». Это грубое нарушение делопроизводства;
- Несвоевременное утверждение — график подписывается директором в середине года. Сроки сдачи сдвигаются, дела застаревают в отделах.
- Игнорирование номенклатуры — в графике указываются произвольные названия дел, не соответствующие индексам номенклатуры. Это делает невозможным поиск и учет.
- Отсутствие акта приема-передачи — дела просто кладут на полку в архиве. Нет ответственного лица, нет подтверждения факта передачи.
- Передача незавершенных дел — сдача дел, по которым не истек календарный год или не завершено дело (нет последнего документа, нет описи).
✅ Рекомендации лучшей практики:
- Автоматизация: Ведите график в ЭДО (1С:Документооборот, Диадок, СБИС, Directum) или хотя бы в Excel с фильтрами и условным форматированием (просроченные — красным).
- Ежеквартальный контроль: Архивист раз в квартал сверяет график с реальностью, направляет напоминания руководителям подразделений.
- Единый реестр: График передачи в архив организации должен быть частью единого реестра движения дел (журнал регистрации дел, журнал выдачи дел, график передачи).
- Обучение: Проводите ежегодные инструктажи для секретарей/ответственных по делопроизводству в отделах перед началом кампании по сдаче в архив.
- Электронные дела: Если организация перешла на электронное делопроизводство, график должен отражать передачу электронных томов дел в электронный архив (с указанием путей к файлам, хеш-сумм, подписей ЭП).
Образец графика (Шаблон для скачивания/копирования)
Ниже приведена структура таблицы, которую можно скопировать в Excel или Word для создания собственного документа.
Реквизиты шапки документа:
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «Ромашка» _______________ /Иванов И;И./ «___» _____________ 202_ г. ГРАФИК передачи дел в архив ООО «Ромашка» на 202_ год
Табличная часть (для копирования в Excel):
| № п/п | Структурное подразделение | Индекс дела (по номенклатуре) | Наименование дела | Год формирования | Номер тома (кол-во томов) | Срок хранения (лет) | Сроки передачи | Фактическая дата передачи | Номер и дата Акта приема-передачи | Подпись сдавшего / принявшего | Примечание | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Плановая дата сдачи в архив | Контрольная дата (дедлайн) | |||||||||||
| 1 | Бухгалтерия | 03-01 | Журналы учета хозяйственных операций (синтетический учет) | 2022 | Т. 1 (1) | 5 | ||||||
| 2 | Кадровая служба | 12-05 | Личные дела работников (уволенные в 2022 г.) | 2022 | Т. 1 (3) | 75 | ||||||
| 3 | Кадровая служба | 12-05 | Личные дела работников (уволенные в 2022 г.) | 2022 | Т. 2 (3) | 75 | ||||||
| 4 | Отдел закупок | 08-12 | Договоры поставки товаров (исполненные в 2021 г.) | 2021 | Т. 1 (2) | 10 | ||||||
График передачи дел в архив — это не просто формальность для проверки Росахива или внутреннего аудита. Это рабочий инструмент, который дисциплинирует организацию, гарантирует сохранность документов и обеспечивает их поисковость. Грамотно составленный график, основанный на актуальной Номенклатуре дел и согласованный с ЭПК, снимает с руководителя и архивиста ответственность за утерю или несвоевременную сдачу документов.
Главное правило: График должен быть «живым» документом. Проводите мониторинг исполнения ежемесячно, вносите корректировки при реорганизации структуры или изменении номенклатуры, и всегда оформляйте передачу Актом приема-передачи в двух экземплярах.
Данная статья подготовлена на основе актуального законодательства (ФЗ-125, Приказ Росархива № 558, ГОСТ Р 7.0.97-2016) и судебной практики на 2024–2025 годы. Перед применением шаблонов рекомендуется согласовать их с вашим архивистом/юристом с учетом специфики вашей организации.