Эффективное документооборот в любой организации немыслим без четко регламентированного процесса передачи дел на хранение в архив. Ключевым инструментом управления этим процессом является График передачи дел в архив (часто называемый также План-графиком упорядочения и передачи документов); В данной статье подробно разберем, что это за документ, какой у него макет, как его правильно заполнить и какие нормативные акты регулируют данную процедуру.
Что такое График передачи дел в архив и зачем он нужен?
График передачи дел в архив — это локальный нормативный акт организации, который устанавливает сроки и порядок сдачи готовых дел (по истечении сроков хранения в структурных подразделениях) в архив организации или в государственный архив;
Согласно информации из справочно-правовых систем (КонсультантПлюс) и практике архивного дела, основные функции графика:
- Планирование: позволяет равномерно распределить нагрузку на архивариус и сотрудников подразделений в течение года, избежав «авралов» в конце отчетного периода.
- Контроль: служит основой для проверки своевременности сдачи дел ревизорами и аудиторами.
- Правовая основа: фиксирует ответственность сторон (передающей и принимающей) за сохранность документов.
- Связь с номенклатурой: график составляется на основе утвержденной Номенклатуры дел структурного подразделения.
Важно: Как указывается в источниках (Profiz.ru), унифицированной государственной формы графика нет. Организация разрабатывает его самостоятельно (в произвольной форме) и утверждает внутренним приказом или распоряжением руководителя.
Нормативная база
При разработке макета графика необходимо опираться на следующие акты:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 16, 17, 22).
- Приказ Росархива от № 125 «Об утверждении Типовых перечней документов, подлежащих обязательному хранению в государственных архивах…» (для гос. архивов).
- Приказ Минкультуры России от № 558 (в ред. от 2021 г.) «Об утверждении Требований к составу и параметрам систем управления документами…».
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартизации. Архивное дело. Термины и определения».
- ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Описание дел. Общие требования».
- Внутренние документы организации: Положение об архиве, Инструкция по подготовке и передаче дел в архив, Номенклатура дел.
Этапы подготовки и утверждения Графика (Алгоритм)
На основе практических рекомендаций (например, SPOK.BY, Журнал «Справочник секретаря»), процесс выглядит следующим образом:
Шаг 1. Инициация и составление черновика
В начале календарного года (обычно в январе) архивариус или лицо, ответственное за архив, составляет проект графика. Основой служат:
- Утвержденная на год Номенклатура дел структурных подразделений.
- Сроки хранения дел, истекающие в текущем году.
- Объем документов, подлежащих передаче.
Шаг 2. Согласование с руководителями структурных подразделений
Проект графика направляется руководителям отделов/служб для согласования сроков сдачи дел. Это критически важный этап: подразделения должны успеть сформировать дела, составить внутренние описи, пронумеровать листы и подшить дела.
Шаг 3. Утверждение руководителем организации
Согласованный график передается на подпись генеральному директору (руководителю организации). С момента подписи приказом/распоряжением график вступает в силу и становится обязательным для исполнения.
Шаг 4. Контроль исполнения и приемка дел
В течение года архивариус контролирует соблюдение сроков. При сдаче дел проводится приемка по актам приема-передачи с сверкой по описям.
Структура и макет Графика (Что должно быть в таблице)
Хотя единой формы нет, практика (образцы 2023–2025 гг., Моё дело, Делис Архив) выработала стандартный набор колонок. Ниже приведен рекомендуемый макет таблицы.
Рекомендуемые колонки макета:
| № п/п | Наименование структурного подразделения | Индекс дела по номенклатуре | Заголовок дела (по номенклатуре) | Срок хранения (лет) | Год окончания хранения в подразделении | Плановая дата сдачи в архив | Фактическая дата сдачи | Номер описи дел / Номер дела в описи | Ответственное лицо подразделения (ФИО, подпись) | Примечание (отметки о передаче, утилизации, носителе) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Отдел кадров | 01-05 | Личные дела работников (увольненные 2018 г.) | 75 / 50 | 2025 | Оп. 1 / Д. 1-15 | Иванова И.И. | Передача в архив организации | ||
| 2 | Бухгалтерия | 02-12 | Книги учета доходов и расходов | 5 | 2025 | Оп. 2 / Д. 1 | Петров П.П. | Электронный носитель + бумага |
Детализация колонок:
- Индекс дела по номенклатуре: Обязательный реквизит для связи с Номенклатурой дел.
- Срок хранения: Указывается в годах (например, 10, 50, 75, постоянный).
- Плановая дата сдачи: Устанавливается с учетом загрузки архивария. Лучше передавать документы по специально разработанному плану-графику приема дел, а не все сразу в январе.
- Примечание: Здесь проставляються отметки о заведении новых дел, передаче дел в архив, утилизации, способе хранения (электронный или бумажный носитель), лицах, ответственных за формирование дел (как указано в источнике Делис Архив).
Связь Графика с иными архивными документами
График не существует в вакууме. Он неразрывно связан с пакетом документов, которые должны быть подготовлены к моменту сдачи:
А. Номенклатура дел структурного подразделения
Базовый документ. График составляется исключительно на ее основе. Без утвержденной номенклатуры график составить невозможно.
Б. Годовая опись дел (Внутренняя опись)
К моменту сдачи дел по графику к каждому делу должна быть приложена внутренняя опись (перечень документов внутри дела). В опись включаются регистрационные картотеки на все документы. Опись составляется в 2-х экземплярах: один остается в подразделении, второй идет в архив вместе с делом.
В. Акт приема-передачи дел в архив
Основной документ, оформляемый фактически в день сдачи дел. Составляется по форме организации (образец есть в Журнале «Справочник секретаря»). В акте фиксируется передача описей, дел, регистрационных карточек. Подписывается комиссией (архивариус, представитель подразделения).
Г. Акты о выделении документов к уничтожению
Если по итогам экспертизы стоимости (Эртизы (ЭПК) документы выделены к уничтожению, соответствующие акты представляются в архив вместе с копиями утвержденных годовых разделов описей дел постоянного хранения (по КонсультантПлюс).
Особенности передачи разных категорий дел
Дела постоянного хранения / Передача в государственный архив
Для передачи в государственные архивы используется документ: «План-график упорядочения и передачи документов на государственное хранение в государственный архив». Его форма и порядок утверждения строже, часто требуется согласование с госархивом. В продаже существуют готовые бланки (например, код 00-01011402 в CentrMag), но лучше разрабатывать под конкретный фонд.
Личные дела работников
Сдача личных дел требует особой тщательности:
- Проверка полноты личного дела (анкеты, приказы, трудовые договора, справки).
- Обязательное составление внутренней описи.
- Правильное подшивка и оформление обложки дела (ФИО, табельный номер, даты приема/увольнения, срок хранения).
Электронные документы
В графе «Примечание» или отдельной колонке необходимо указывать способ хранения. При передаче электронных дел в архив соблюдаются требования Приказа Минкультуры № 558 и ГОСТ Р 7.0.100-2018 (метаданные, ЭП, форматы файлов).
Типичные ошибки при работе с Графиком
- Отсутствие графика — грубое нарушение архивного дела, выявляется при ревизиях (Ревизоры проверяют наличие графика документооборота).
- Составление «на бумажке» без утверждения приказом — документ не имеет юридической силы.
- Игнорирование Номенклатуры дел, сдача дел, которых нет в номенклатуре, или несдача дел, которые там есть.
- Сдача дел без описей и регистрационных карточек — архив имеет право отказать в приеме (Правила приема-передачи документов в архив).
- Сдача всех дел в последние дни декабря — создает невыносимую нагрузку на архив, повышает риск потери и ошибок оформления.
Пример оформления шапки документа (Макет бланка)
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «Ромашка» ________________ /Иванов И.И./ «___» _____________ 202_ г. ГРАФИК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ ООО «РОМАШКА» НА 202_ ГОД Основание: Номенклатура дел ООО «Ромашка» на 202_ г. (утв. приказом № ___ от ___) Положение об архиве ООО «Ромашка» Составлен: Архивариус /Петрова П.П./ Тел.: 123-45-67 Согласовано: Начальник отдела кадров /Сидоров С.С./ Согласовано: Главный бухгалтер /Смирнова С.С./ [ Далее следует таблица, описанная в разделе 4 данной статьи ] Внизу страницы: Ответственный за контроль исполнения графика: Архивариус Петрова П.П.
График передачи дел в архив — это не просто формальная таблица, а главный управленческий инструмент архивного дела организации. Грамотно составленный макет, утвержденный вовремя и исполненный без срывов, гарантирует:
- Соблюдение законодательства об архивном деле.
- Безопасность и полноту документации.
- Готовность к проверкам контролирующих органов.
- Освобождение офисных площадей от неактивных документов.
Краткий чек-лист на начало года:
- [ ] Утверждена Номенклатура дел на текущий год.
- [ ] Составлен проект Графика передачи дел.
- [ ] Проект согласован со всеми структурными подразделениями.
- [ ] График утвержден приказом/распоряжением руководителя.
- [ ] Экземпляра графика разосланы подразделениям и в архив.
- [ ] Настроен контроль исполнения (календарь, напоминания за 2 недели до срока).
- [ ] Подготовлены бланки Актов приема-передачи и Внутренних описей.
Используйте предложенный выше макет как основу, адаптируйте колонки под специфику своей организации (добавьте колонки «Объем дел (л;м.)», «Номер полки в архиве» и т.д.) и закрепите форму в Инструкции по подготовке и передаче дел в архив — одном из важнейших локальных нормативных актов компании.