Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно составлять, согласовывать и реализовывать график передачи дел в архив, какие нормативные требования необходимо соблюдать и какие документы оформляются на каждом этапе.

Почему нужен план‑график передачи дел?

• Соблюдение законов. Передача документов в архив регулируется Правилами делопроизводства и нормативными актами (п. 4.33. Правил, п. 2.6.9‑2.6.10 и др.).
• Оптимизация работы. График позволяет распределить нагрузку между подразделениями, избежать «потери» документов и планировать ресурсы архивистов.
• Контроль и отчётность. Наличие согласованного графика упрощает проверку со стороны ревизоров и обеспечивает прозрачность документооборота.

Нормативно‑правовая база

Основные положения, которые следует учитывать при составлении графика:

1. Документы передаются в архив по согласованному графику, утверждённому руководителем организации (п. 4.33. Правил).
2. На корешке обложки каждого дела указывается индекс дела по номенклатуре, номер тома и год формирования (п. 2.6.9).
3. Номер тома указывается только при наличии более одного тома; в скобках указывается общее количество томов (п. 2.6.10).
4. С момента заведения до передачи дело хранится у специалистов делопроизводственной службы по месту формирования (п. 3.1).
5. Экспертно‑методическая комиссия (ЭМК) утверждает график, обычно раз в месяц.

Этапы процесса передачи дел в архив

Как составить график передачи дел

Определяем временные рамки

• Начало года. Планирование графика обычно начинается с 1 января.
• Крайняя дата. Устанавливается, например, 15 февраля – последний день для подачи всех дел, подлежащих передаче в текущем году.
• Основной период приёма‑передачи. С конца весны (апрель‑май) по начало осени (сентябрь‑октябрь). В этот период происходит большинство передач.

Формируем список подразделений

Для каждой структурной единицы указываем:

1. Ответственного за подготовку дел.
2. Количество дел, подлежащих передаче.
3. Предполагаемые даты сдачи.

Пример шаблона графика (в свободной форме)

---------------------------------------------------------------
| № | Подразделение | Ответственный | Кол-во дел | Дата |
---------------------------------------------------------------
| 1 | Отдел кадров | Иванов И.И. | 12 | 12.05 |
| 2 | Финансовый отдел | Петров П.П.| 8 | 20.05 |
| 3 | Юридический отдел | Сидорова А.А.| 5 | 28.05 |
---------------------------------------------------------------
Подписи:
____________________ (Руководитель организации)
____________________ (Главный архивариус)

Согласование и утверждение

1. Составление проекта графика архивными специалистами.
2. Согласование с руководителями всех подразделений (подписи, комментарии).
3. Утверждение руководителем организации (или уполномоченным лицом).
4. Регистрация графика в системе документооборота (например, в «КонсультантПлюс»).

Что требуется при сдаче дел в архив

• Акт приёма‑передачи. Оформляется в двух экземплярах, подписывается обеими сторонами.
• Опись дел. Содержит полные сведения о каждом деле (индекс, номер тома, год формирования, количество томов).
• Регистрационные картотеки. Приложения к каждому документу, включённые в опись.
• Договор (при необходимости). Если передача осуществляется в сторонний архив, заключается договор и уплачивается госпошлина за каждое учтённое в описи дело.
• Сводные годовые разделы. Предоставляются в экспертно‑методической комиссии для окончательного утверждения.

Практические рекомендации

Не откладывайте подготовку до последнего дня

Начинайте работу с номенклатурой и индексацией уже в конце предыдущего года. Это позволит избежать спешки и ошибок.

Ведите единый реестр

Создайте электронный реестр (Excel/1С) со следующими колонками: №, Подразделение, Индекс дела, Номер тома, Год, Статус подготовки, Дата сдачи, Примечания.

Проводите контрольные встречи

ЭМК обычно собирается раз в месяц. На этих заседаниях обсуждайте:

• Текущий статус подготовки дел.
• Вопросы экспертизы и отбраковки.
• Корректировку графика (если возникли задержки).

Обучайте сотрудников

Проведите инструктаж по правилам оформления обложек, индексации и заполнения описей. Это снизит количество замечаний при приёмке.

Храните копии всех актов и описей

По закону обе стороны получают по одному экземпляру акта приёма‑передачи. Храните их в отдельном «деле контроля передачи» – это будет доказательство выполнения обязательств.

Примерный календарный план на 2026 год

Как оформить акт приёма‑передачи (образец)

Акт приёма‑передачи дел № ___
г. ____________ «____» ___________ 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся:
______________________ (руководитель подразделения) – передал(а) в архив:
 ౼ количество дел: ___;
 ౼ перечень дел (приложение): ______________________;
______________________ (главный архивариус) – принял(а) в архив указанные дела.

Подтверждаю, что переданные документы соответствуют требованиям
нормативных актов, оформлены в соответствии с номенклатурой и
описаны в описи.

Подписи:
____________________ (Руководитель подразделения) __________
____________________ (Главный архивариус) __________

План‑график передачи дел в архив – это не просто административный документ, а важный инструмент обеспечения законности, сохранности и доступности архивных материалов. Правильное составление, согласование и исполнение графика позволяют:

• Соблюдать сроки и нормативные требования;
• Снизить риск потери или порчи документов;
• Обеспечить прозрачность и контроль со стороны проверяющих органов;
• Оптимизировать работу как архивных специалистов, так и сотрудников структурных подразделений.

Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете создать эффективный график передачи дел, который будет отвечать всем требованиям законодательства и практическим потребностям вашей организации.

Примечание: Текст статьи основан на актуальных данных на и может потребовать уточнения в случае изменения нормативных актов.