Эффективное документооборот в любой организации немыслим без четко регламентированного процесса перевода дел из текущего пользования в архив. Ключевым инструментом управления этим процессом является график передачи документов в архив. Отсутствие или неисполнение графика приводит к накоплению документации в структурных подразделениях, нарушению сроков хранения, потере ценных сведений и штрафным санкциям со стороны контролирующих органов.
Нормативная база и правовое значение графика
Деятельность по архивному делу в РФ регулируется Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также Росархивом (Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Типовых норм документооборота…»).
Согласно нормативным актам:
- Передача дел в архив организации осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и соответствующего архива.
- График составляется архивом (или лицом, отвечающим за архив) совместно с руководителями структурных подразделений, осуществляющих передачу документов.
- Документ подписывается директором (руководителем организации) и согласовывается с начальством структурных подразделений.
- Унифицированной государственной формы графика не существует, что дает организациям право разработать собственный бланк, соответствующий внутренним бизнес-процессам.
Сроки и периодичность составления
Годовой цикл
В начале календарного года (обычно в январе) архивариус либо ответственное за архив лицо разрабатывает проект графика на текущий год. Это позволяет:
- Равномерно распределить нагрузку на архив и подразделения.
- Учесть отчетные периоды (кварталы, полугодия, год), когда подразделения наиболее загружены.
- Запланировать закупку архивных коробок, папок и расходных материалов.
Распределение по подразделениям
Практика показывает, что эффективнее всего выделять каждому структурному подразделению несколько дней (окно) на прием-передачу документов. Это исключает хаос, когда несколько отделов привозят дела одновременно, и архив не справляется с приемкой.
Этапы подготовки к передаче (Предварительная работа)
График — это лишь временная рамка. Качественная сдача документов требует предварительной подготовки дел в подразделениях. Процесс включает:
- Формирование дел: Сбор документов по номенклатуре, хронологическому или предметному признаку.
- Оформление дел: Удаление скрепок и зажимов (металлические предметы корродируют и портят бумагу), прошивка дела 4 проколами (стандарт архивного дела), подшивка чистого листа в начало дела.
- Составление описей: К каждому делу готовится опись (инвентаризационная ведомость). Наименования дел в описи должны в точности соответствовать номенклатуре.
- Регистрационные картотеки: К делам должны быть приложены регистрационные картотеки (учетные карточки) на все документы, наименование которых включено в опись.
Процедура приема-передачи (Фактическая передача)
Согласно графику, в установленные дни происходит физическая передача бумажных носителей. Процедура строго регламентирована:
- Уполномоченные лица: Документацию принимает уполномоченное лицо архива (архивариус) в присутствии сотрудника подразделения, из которого направлены бумаги (двусторонний контроль).
- Проверка: Архивариус сверяет состав дел с описями, проверяет качество оформления (прошивку, отсутствие скрепок, правильность заполнения обложек и корешков).
- Подписание документов: При отсутствии замечаний описи подписываются ответственными лицами сторон (передающим и принимающим). Один экземпляр описи остается в архиве, второй — в подразделении (или передается в архив вместе с делом, в зависимости от принятой инструкции).
- Акт приема-передачи: По итогам сдачи может составляться акт приема-передачи дел в архив организации.
Типовая структура графика (Пример заполнения)
Хотя единой формы нет, рекомендуется включать в график следующие реквизиты (пример таблицы):
| № п/п | Наименование структурного подразделения | Ответственное лицо подразделения (ФИО, тел.) | Период сдачи (даты «Окно») | Объем дел (предварительно, шт./пог. м.) | Ответственный архивариус | Отметка об исполнении (дата, подпись) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Бухгалтерия | Иванова И.И. (доб. 101) | 10.02 – 14.02 | 45 шт. / 2.5 п.м. | Петров П.П. | |
| 2 | Отдел кадров | Сидоров С.С. (доб. 105) | 17.02 – 21.02 | 12 шт. / 0.8 п.м. | Петров П.П. | |
| 3 | Юридический отдел | Козлова К.К. (доб. 110) | 24.02 – 28.02 | 30 шт. / 1.2 п.м. | Петров П.П. |
Типичные проблемы и способы их решения
На практике график часто «не работает». Рассмотрим основные риски и меры по их минимизации:
В архиве не хватает места
Решение: Проведение ежегодной экспертизы стоимости документов и своевременное уничтожение дел с истекшими сроками хранения до начала приемочной кампании. Планирование закупки стеллажей и архивной мебели за год.
В подразделении отчетный период — некому готовить сдачу
Решение: Учет пиковых нагрузок при составлении графика (не ставить сдачу бухгалтерии на март-апрель — сдача отчетности). Внедрение практики передачи дел по мере формирования (квартально/полугодично), а не раз в год.
Низкое качество оформления дел
Решение: Проведение обучающих семинаров для секретарей и делопроизводителей подразделений за 1–2 месяца до начала сдачи. Выдача методических рекомендаций (инструкций) по оформлению дел. Возможность предварительной консультации у архивариуса («предзащита» дел).
Игнорирование графика руководителями подразделений
Решение: Утверждение графика приказом руководителя организации. Включение пункта об исполнении графика в KPI или должностные инструкции ответственных лиц. Контроль исполнения графиком со стороны службы делопроизводства/ДОУ.
Контроль за исполнением графика
Источниками информации для контроля (внутреннего аудита, ревизии) служат:
- Сам график документооборота с отметками об исполнении.
- Оформленные к передаче в архив и уже хранящиеся в архиве дела.
- Акты о выделении документов к уничтожению (экспертиза стоимости).
- Журналы учета движения дел (журнал приема-передачи дел в архив).
Рекомендуется проводить промежуточные проверки (например, раз в квартал) состояния исполнения графика и оперативно корректировать сроки при необходимости (с оформлением дополнения к приказу).
Особенности передачи электронных документов
При переводе организации на электронный документооборот (ЭДО) график передачи также необходим, но меняется его суть:
- Передача происходит не физически, а путем перемещения файлов/папок в электронный архив (систему хранения) с установлением атрибутов хранения.
- График регламентирует сроки переноса данных из рабочих баз в архивные (отсечение прав на редактирование, установка статуса «Архив»).
- Контроль целостности (хеш-суммы) и читаемости форматов (PDF/A, XML) заменяет проверку прошивки и состояния бумаги.
График передачи документов в архив — это не просто формальность, а оперативно-распорядительный документ, обеспечивающий системность архивного дела. Его ключевые успехи — это:
- Своевременное составление (в начале года).
- Согласование с потребителями (подразделениями).
- Утверждение приказом руководителя (юридическое закрепление ответственности).
- Подготовительная работа с делопроизводителями подразделений.
- Постоянный мониторинг исполнения и оперативная корректировка.
Только при соблюдении этих условий архив перестанет быть «кладбищем бумаг» и станет надежным информационным ресурсом организации, обеспечивающим правовую защиту и операционную эффективность бизнеса.
Рекомендуемые локальные нормативные акты для разработки:
- Инструкция по подготовке и передаче дел в архив организации.
- Номенклатура дел с указанием сроков хранения.
- Положение об архиве (службе архива) организации.
- Приказ об утверждении ежегодного графика передачи дел в архив.