График передачи документов в архив – это документ, который фиксирует сроки, порядок и ответственных лиц при передаче дел из структурных подразделений в архив․ Его цель – обеспечить своевременное и упорядоченное перемещение материалов, исключить потерю или несоответствие нормативным требованиям․

Правовое регулирование

Согласно Правилам организации хранения документов (утверждённым в 2023 году) и нормативным актам федеральных органов исполнительной власти, передача материалов в архив должна происходить:

• не позднее трёх лет после завершения их делопроизводственной обработки (п․ 7 Правил);
• для временных дел – не более 10 лет (в случае, если они не подлежат архивному хранению);
• по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями подразделений и утверждённому руководителем службы ДОУ (п․ 7․2․4)․

Что такое график передачи?

График – это план, в котором указаны:

1. Наименование подразделения‑источника;
2. Перечень дел (номера, названия, сроки хранения);
3. Дата передачи (плановая и фактическая);
4. Ответственные лица (сотрудник архива и представитель подразделения);
5. Подписи и расшифровки подписей․

График подписывается директором организации и согласуется с начальством всех участвующих подразделений․

Составление графика передачи

Сбор исходных данных

Для каждого дела необходимо собрать следующую информацию (переносится из обложки дела):

• Наименование и код дела;
• Срок хранения (временный – до 10 лет, постоянный – более 10 лет);
• Дата завершения делопроизводственной обработки;
• Наличие недостающих листов или документов․

Утверждение графика

Процесс утверждения выглядит так:

1. Подготовка проекта графика ответственным сотрудником архива;
2. Согласование проекта с руководителями структурных подразделений;
3. Подписание графика директором организации;
4. Рассылка утверждённого графика в подразделения․

Сдаточная опись – основной документ передачи

Сдаточная опись (иногда называют «описью передачи») заполняется в двух экземплярах – один остаётся в архиве, второй – у подразделения․ При её заполнении необходимо:

• Перенести данные с обложки каждого дела (номер, название, срок хранения);
• Указать количество фактически принятых дел и номера отсутствующих дел;
• Отметить дату приёма‑передачи;
• Подписать документ в строках «Передал» и «Принял» с расшифровкой подписей․

Для электронных документов, имеющих статус оригиналов (например, формы электронной налоговой отчётности), опись также составляется в электронном виде согласно обязательным формам, приведённым в приложениях к Правилам․

Процедура передачи дел в архив

Подготовка дел к передаче

Передача должна происходить в строгом порядке:

1. Удалить все скрепки, зажимы и другие посторонние элементы;
2. В начало каждого дела подшить чистый лист (для отметки о передаче);
3. Провести четырёхпрокольное прошивание (4 прокола) для обеспечения сохранности;
4. Проверить наличие всех листов и сопроводительных документов․

Само́й акт передачи

Приём‑передача дел производится в присутствии работника архива и представителя подразделения․ В момент передачи обе стороны подтверждают:

• Количество принятых дел;
• Отсутствие недостающих листов (при их наличии – указываются номера);
• Дата и время передачи․

Оформление после передачи

В конце каждой описи указывается:

• Общее количество принятых дел (цифрами и прописью);
• Дата передачи;
• Подписи ответственных лиц․

Оформление дел и их номенклатура

Если в номенклатуре указаны тома, а при фактической передаче их нет, необходимо:

1. Отметить в описи пропущенные тома;
2. Согласовать с руководителем подразделения причины отсутствия;
3. Внести поправки в график передачи․

Особенности временного (до 10 лет) хранения

Документы, подлежащие временному хранению, могут оформляться частично:

• Систематизацию можно не проводить;
• Листы дела не нумеруются;
• Заверительные надписи не составляются․

Такие дела хранятся не дольше 10 лет и не передаются в архив, а после истечения срока подлежат уничтожению в соответствии с регламентом․

Электронные документы

Для электронных оригиналов применяется та же сдаточная опись, но в электронном виде․ Обязательные формы заполняются в соответствии с приложениями к правилам, а подписи могут быть электронными (КЭП)․

Контроль и ответственность

Контроль за соблюдением графика возлагается на:

• Архивариуса – проверка полноты и правильности описи;
• Ответственного сотрудника подразделения – подготовка дел к передаче;
• Руководителя подразделения – утверждение графика и подписи․

Нарушения (например, передача не тех дел или несвоевременная передача) могут стать основанием для отказа в приёме и последующего привлечения к ответственности․

Практические рекомендации

• Планируйте передачу заранее․ Согласуйте даты с архивом минимум за 2 недели․
• Ведите актуальный реестр дел․ Регулярно обновляйте номенклатуру и сроки хранения․
• Проверяйте готовность дел․ Удаляйте скрепки, проверяйте наличие всех листов․
• Заполняйте опись точно․ Любая ошибка может привести к возврату дел в подразделение․
• Сохраняйте копии описи․ Электронные копии удобно хранить в системе документооборота․

Примечание: Таблица – лишь образец․ В реальном документе могут быть добавлены столбцы «Кол‑во листов», «Отсутствуют листы», «Комментарий» и др․

График передачи документов в архив – ключевой элемент системы документооборота, который гарантирует:

• Соблюдение законодательных сроков;
• Упорядоченность и полноту передаваемых материалов;
• Ответственность всех участников процесса;
• Упрощение контроля со стороны архивных служб․

Тщательное планирование, правильное оформление сдаточной описи и соблюдение установленного порядка передачи позволяют избежать ошибок, ускорить работу архивов и обеспечить надёжную сохранность корпоративных документов․