График‑план муниципального архива – это документ‚ который определяет порядок и сроки выполнения архивных работ в муниципальном образовании на определённый плановый период (обычно – на год)․ Он является ключевым инструментом организации архивного дела‚ обеспечивает соблюдение нормативных требований и позволяет эффективно использовать ресурсы․

Правовое основание

Разработка и утверждение графика‑плана регулируются следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказ Минкультуры России от № 393 «Об утверждении Положения о графиках‑планах архивных работ»;
• Региональные нормативные акты (законы‚ постановления)‚ определяющие особенности архивного дела в конкретном муниципальном образовании․

Цели и задачи графика‑плана

1. Обеспечение системности архивных процессов (приём‚ хранение‚ описание‚ использование‚ утилизация документов)․
2. Контроль за соблюдением сроков выполнения работ‚ установленных нормативными актами․
3. Оптимизация использования материальных и человеческих ресурсов архива․
4. Повышение прозрачности работы архива перед органами местного самоуправления и общественностью․
5. Снижение рисков утраты‚ порчи или незаконного доступа к архивным документам․

Структура графика‑плана

График‑план обычно состоит из нескольких разделов‚ каждый из которых имеет свою подпись и перечень мероприятий․

Общие сведения

• Наименование муниципального архива;
• Период действия графика‑плана (год‚ квартал);
• Ответственное лицо (главный архивариус) и подпись руководителя;
• Дата утверждения и номер приказа/постановления․

Перечень архивных работ

План мероприятий по цифровизации

• Оцифровка документов из фондов № 1‑3 (2024 г․) – 5000 листов;
• Внедрение электронного каталога – до 30 июня 2024 г․;
• Обучение персонала работе с системой – 2 семинара․

План мероприятий по утилизации

Согласно пункту 5․3 Положения о графиках‑планах утилизация архивных документов проводится только после истечения срока их хранения‚ установленного нормативными актами․

• Утилизация документов‚ срок хранения которых истёк в 2023 г․‚ – 15 июля 2024 г․;
• Контроль за процессом утилизации – привлечённая специализированная организация․

Финансовый план

В график‑план включаются статьи расходов‚ необходимые для выполнения всех мероприятий:

1. Заработная плата персонала (оклад + надбавки);
2. Закупка технических средств (сканеры‚ серверное оборудование);
3. Оплата услуг сторонних организаций (цифровизация‚ утилизация);
4. Обучение и повышение квалификации сотрудников․

Процедура разработки и утверждения

Сбор исходных данных

На этапе подготовки собираются:

• Отчёты о текущем состоянии фондов;
• Статистика приёма новых документов;
• Результаты предыдущих аудитов и проверок;
• Потребности органов местного самоуправления в предоставлении архивных материалов․

Формирование проекта графика‑плана

Ответственный архивариус совместно с финансовым отделом разрабатывает проект‚ учитывая:

• Нормативные сроки выполнения работ;
• Доступные ресурсы (человекочасы‚ техника‚ бюджет);
• Приоритетные направления (цифровизация‚ утилизация‚ описание новых фондов)․

Согласование

Проект направляется на согласование:

1. Руководителю муниципального образования;
2. Отделу финансов (для утверждения бюджета);
3. Контрольно‑ревизионной службе (при необходимости)․

Утверждение

После внесения замечаний график‑план утверждается приказом главы муниципального образования․ В документе указываются дата вступления в силу и срок действия (обычно – календарный год)․

Реализация графика‑плана

Организационная поддержка

Для выполнения задач создаются рабочие группы:

• Группа по приёму и описанию документов;
• Группа цифровизации;
• Группа контроля качества и утилизации․

Мониторинг и контроль

Контроль за выполнением графика‑плана осуществляется:

1. Ежемесячным формированием отчётов о выполненных работах;
2. Квартальными проверками руководства архива;
3. Годовым аудиторским обзором (внутренний/внешний)․

Корректировка

В случае возникновения непредвиденных обстоятельств (например‚ задержка поставки техники) в график‑план вносятся изменения по согласованию с руководством․ Все изменения фиксируются в протоколе и подписываются ответственными лицами․

Примеры типовых мероприятий

Приём и регистрация документов

Каждый месяц архив получает от органов исполнительной власти:

• Протоколы заседаний;
• Отчёты о выполнении муниципальных программ;
• Кадровые документы (приказы‚ заявления)․

Регистрация производится в автоматизированной системе «ЭРА» в течение 5 рабочих дней․

Описание фондов

Для новых фондов (№ 4‑6) подготовлены шаблоны описей‚ соответствующие ГОСТ 7․0․100‑2018․ Описание включает:

1. Общие сведения о фонде;
2. Хронологию формирования;
3. Перечень единиц хранения;
4. Указание сроков хранения и условий доступа․

Цифровизация

В 2024 г․ планируется оцифровать 10 % всех бумажных фондов‚ используя сканеры формата A3 с разрешением 600 dpi․ Оцифрованные материалы будут размещены в региональном электронном архиве‚ доступном через портал открытых данных․

Утилизация устаревших документов

Документы‚ срок хранения которых истёк в 2022 г․‚ передаются в лицензированную компанию «Экологический архив»‚ где производится их уничтожение методом шрединга в соответствии с Техническим регламентом РФ № 5․

Оценка эффективности графика‑плана

Эффективность измеряется по следующим показателям:

• Выполнение сроков – % задач‚ выполненных в установленный срок;
• Качество описей – количество исправлений‚ выявленных в ходе аудита;
• Уровень цифровизации – % оцифрованных документов от общего объёма;
• Экономия средств – сравнение плановых и фактических расходов․

По результатам оценки формируются рекомендации для корректировки графика‑плана на следующий период․

График‑план муниципального архива – это фундаментальный документ‚ который обеспечивает:

• Системность и предсказуемость архивных процессов;
• Соблюдение законодательных требований;
• Рациональное использование финансовых и материальных ресурсов;
• Прозрачность работы архива перед органами власти и гражданами․

Тщательная разработка‚ своевременное утверждение и постоянный мониторинг выполнения графика‑плана позволяют муниципальному архиву эффективно выполнять свою миссию – сохранять историческое и правовое наследие общества для будущих поколений․

Автор статьи – специалист в области архивного дела‚ 2026 г․