Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Эффективное архивное дело — это не просто хранение бумаг, а системный процесс управления документооборотом на финальной стадии жизненного цикла документов. Ключевым инструментом упорядочивания этого процесса является График приема-передачи дел в архив организации. На 2026 год требования к его оформлению и применению остаются строгими, а игнорирование этого документа чревато хаосом в архиве, потерями дел и нарушениями законодательства.

Нормативно-правовая база и значение графика

Деятельность архива организации регулируется Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также приказами Росархива (в частности, Приказ Росархива от № 77). Согласно нормативным актам, передача дел в архив, это обязательная процедура, которая должна быть регламентирована локальными нормативными актами (ЛНА) организации.

Зачем нужен График?

Упорядочивание работы: исключает хаотичную сдачу дел «когда вздумается» и «россыпью».
Правовая защита архивиста: дает основания отказать в приеме не оформленных или не подлежащих архивированию дел.
Планирование ресурсов: позволяет архиву заранее подготовить полки, упаковку, описи и распределить нагрузку на сотрудников.
Контроль сроков: обеспечивает соблюдение сроков хранения и своевременную экспертизу ценности документов.

Кто и как разрабатывает График

Инициатор и разработчик

Проект Графика составляется архивом организации (или службой делопроизводства, в состав которой входит архив). Архивист лучше всего знает объемы фондов, вместимость хранилищ и трудоемкость приемки тех или иных категорий дел.

Этап согласования (Критически важен!)

Согласно установленной практике и рекомендациям экспертов (в т.ч. Журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера»), проект Графика обязательно согласовывается с руководителями структурных подразделений, которые передают документы.

Почему это важно:

Руководители подразделений знают специфику своей работы, пиковые нагрузки и сроки завершения дел.
Согласование снимает конфликты вида «мы не успеваем к вашей дате».
Фиксирует ответственность сторон за соблюдение сроков.

Утверждение

График вступает в силу только после утверждения руководителем организации (приказом/распоряжением). Допускается также утверждение руководителем службы делопроизводства, если на него делегированы соответствующие полномочия уставом/должностной инструкцией.

Структура и содержание Графика приема дел

Единой обязательной формы (бланка) для всех организаций не существует (кроме госорганов, где могут действовать ведомственные формы). Организация разрабатывает форму самостоятельно, обычно в виде таблицы. Обязательные реквизиты:

Реквизит	Описание / Что заполнять
Номер и дата утверждения	Ссылка на приказ руководителя организации.
Период действия	Обычно — календарный год (например, 2026 год).
Структурное подразделение	Наименование отдела/службы/филиала, сдающего дела.
Категория дел / Номенклатура	Ссылка на утвержденную Номенклатуру дел (составляется 1 раз в 5 лет или при изменении структуры/функций по Приказу Росархива № 77).
Сроки подготовки дел подразделением	Даты, к которым дела должны быть сформированы, прошиты, пронумерованы, проверены экспертизой ценности.
Сроки передачи в архив (Даты приемки)	Конкретные даты или периоды (например, «10-15 февраля», «квартал I»), когда архив готов принимать дела.
Ответственные лица	ФИО ответственного от подразделения (сдает) и архивиста (принимает).
Примечания	Особые условия (например, передача дел личного состава отдельно, электронные носители и т.д.).

Подготовительные работы к передаче (Предварительная проверка)

График, это только временная рамка. Качество приемки обеспечивается предварительной работой. В период подготовки дел к передаче (до дат, указанных в Графике) сотрудники архива должны осуществить предварительную проверку:

Правильность оформления дел: обложки, корешки, прошивка, нумерация листов.
Формирование дел: соответствие номенклатуре, хронологический/систематический порядок внутри дела.
Соответствие количества: сверка количества дел в сдаточной описи с количеством дел, заведенных в номенклатуре.
Наличие экспертизы ценности: каждое дело должно иметь отметку о прохождении экспертизы (акта экспертизы) с установленным сроком хранения.

Совет: Лучше провести эту проверку за 1-2 недели до даты приемки по Графику, чтобы у подразделения было время на исправление ошибок.

Порядок непосредственной передачи и оформление документов

Передача дел в архив организации осуществляется строго по Графику и оформляется Сдаточной описью (Форма № 1-Арх или собственная форма, утвержденная в ЛНА).

Этапы процедуры:

Подготовка сдаточной описи подразделением в 2 экземплярах (один остается в архиве, второй, у сдающего).
Приемка архивистом: сверка описи с физическими делами, проверка состояния дел.
Подписание: опись подписывается ответственным лицом подразделения (сдающим) и архивистом (принимающим).
Расстановка дел на хранение: присвоение деловым единицам кодов хранения (фонд, опись, дело, единица хранения).
Внесение в учетные системы: регистрация в журнале приема дел, в электронной системе управления архивом (ЭСУА).

Требования к оформлению дел, принимаемых в архив (Чек-лист)

Архив имеет право не принять дела, не соответствующие требованиям (п. 3.6 типовых инструкций). Основные требования:

Дела сформированы в соответствии с утвержденной Номенклатурой дел.
Выполнена экспертиза ценности документов (Акт экспертизы оформлен).
Установлены сроки хранения (временные или постоянные).
Дела оформлены в твердых обложках (для бумажных носителей) с заполненными корешками и титульными листами.
Листы в деле пронумерованы, дело прошито, закреплена «пятачок» (или скрепка для толстых дел).
Внутриделая опись (если дело толстое) оформлена и подписана.
Отсутствуют посторние предметы (скобы, бумажные зажимы, записки на липких листочках).
Для дел личного состава: строгое соблюдение форм (личные карточки, служебные записки, приказы) и оформления «обложки дела личного состава».

Локальные нормативные акты: где закрепить правила?

График, это оперативный документ на год. Правила игры закрепляются в более фундаментальных ЛНА. Варианты:

Инструкция по подготовке и передаче документов в архив (отдельный документ). Утверждается руководителем организации, копии раздаются всем структурным подразделениям.
Инструкция по делопроизводству организации (раздел «Передача дел в архив»). Это оптимальный вариант для небольших и средних организаций, все правила в одном документе.
Положение об архиве организации (общие полномочия и задачи).

В этих документах прописываються: ответственность за нарушение Графика, порядок предварительной проверки, форма сдаточной описи, порядок действий при обнаружении брака.

Особенности 2026 года: актуальные нюансы

Номенклатура дел: Проверьте актуальность Номенклатуры. По Приказу Росархива № 77 она утверждается на 5 лет. Если в 2026 году истек срок или изменилась структура/функции — Номенклатуру нужно пересоставить до составления Графика на год.
Электронные документы: Если организация переводит делопроизводство в электронный вид, График должен предусматривать передачу электронных дел/объемов (в СЭД/ЭА) с оформлением описей в электронном виде (ЭП/КЭП).
Дела личного состава: Особое внимание — передача дел по личному составу. График часто предусматривает отдельные сроки для HR-отдела (например, к 1 марта года, следующего за отчетным).

Ответственность за нарушение Графика

Нарушение сроков передачи дел в архив, установленных Графиком и утвержденным приказом, влечет за собой:

Дисциплинарную ответственность виновных сотрудников (ст. 192 ТК РФ — замечание, выговор).
Административную ответственность организации/должностных лиц (ст. 13.20 КоАП РФ, нарушение правил ведения архивного дела, штрафы до 5000 руб. для должностных лиц, до 50 000 руб. для юрлиц).
Риски при проверках Росархива/прокуратуры: акты о нарушении, предписания по устранению.

Примерный алгоритм действий архивиста (Дорожная карта)

Ноябрь-декабрь (текущий год): Запросить у руководителей подразделений прогноз объемов дел к сдаче в следующем году.
Декабрь-Январь: Составить проект Графика на следующий год с учетом загрузки архива.
Январь: Согласовать проект с руководителями подразделений (подписи на проекте или по электронной почте).
Январь: Подготовить проект приказа об утверждении Графика, передать на подпись руководителю организации.
Сразу после подписания приказа: Рас разослать утвержденный График всем подразделениям (под роспись или через ЭДО).
В течение года (по Графику): Проводить предварительные проверки за 1-2 недели до сдачи.
В даты приемки: Принимать дела по сдаточным описям, выдавать сдающему сторону вторую копию описи с отметкой о приемке.
Конец года: Проанализировать исполнение Графика, подготовить отчет для руководства, начать цикл заново.

График приема дел в архив организации — это не бюрократическая формальность, а главный инструмент управления качеством архивного фонда. Грамотно составленный, согласованный со всеми заинтересованными сторонами и утвержденный руководителем График дисциплинирует организацию, защищает архивиста от неквалифицированных претензий и гарантирует, что документы попадут в архив в надлежащем виде и в установленные законом сроки.

Используйте предоставленные рекомендации и структуру таблицы для разработки собственного Графика на 2026–2027 годы. Помните: порядок в архиве начинается с Графика приемки.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства (ФЗ-125, Приказ Росархива № 77 от ) и рекомендаций профессионального сообщества архивистов и делопроизводителей. Дата актуализации: .