График работы архива на год — это основной организационно-распорядительный документ, определяющий режим функционирования архивного учреждения или архива организации. Его грамотное составление обеспечивает доступность документов для пользователей, соблюдение сроков выполнения архивных процессов и соответствие требованиям законодательства. В данной статье подробно разбираются этапы разработки, структуру, правовые основы и нюансы ведения годового графика.

Правовые основы и нормативная база

Формирование графика работы архива регулируется комплексом нормативных правовых актов. Главным документом в РФ является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 12, 22). Дополняют его:

• Приказ Росархива от № 100 «Об утверждении Типовых правил работы архивов государственных органов, организаций» (п. 36-38).
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Термины и определения».
• Региональные законы об архивном деле (для муниципальных архивов).
• Устав архивного учреждения / Положение об архиве организации.

Важно: График работы архива организации (не являющегося архивным учреждением) утверждается руководителем организации, а график архивного учреждения — его директором (часто с согласованием учредителя).

Структура и обязательные разделы графика

График работы архива на год — это не просто таблица с часами открытия. Это комплексный документ, включающий несколько блоков:

Режим работы с пользователями (Читальный зал)

Определяет дни и часы приема посетителей, выдачи документов в читальный зал, консультаций.

• Пятидневная неделя: стандартный режим (пн-пт), часы приема (например, 9:00–17:00 с перерывом 13:00–14:00).
• Шестидневная неделя: для крупных архивов с высокой посещаемостью (добавляется суббота).
• Вечерние/выходные часы: практика «длинного дня» (например, один день в неделю до 20:00) или работы в субботу для удобства работающих граждан.
• Санитарный день: ежемесячный или ежеквартальный день закрытия читального зала для генеральной уборки, профилактики, обработки фондов (обычно последний четверг/пятница месяца).

Внутренний график архивных процессов (Технологический календарь)

Это «сердце» годового плана. Он распределяет по месяцам/кварталам основные архивные операции:

График сдачи дел в архив (для архивов организаций и государственных архивов)

Отдельный приложение к годовому графику. Утверждается совместно с архивом и структурными подразделениями-образователями документов. Содержит:

1. Список подразделений, сдающих дела.
2. Сроки сдачи дел за отчетный год (обычно 1 квартал следующего года).
3. Сроки подготовки дел к сдаче (сшивка, нумерация, описание).
4. Ответственных лиц за сдачу и приемку.

Профилактические работы и режим климат-контроля

• Плановые работы по обслуживанию систем вентиляции, кондиционирования, пожаротушения (обычно летом/осенью).
• Дератизация, дезинсекция, дезинфекция (по договору с СЭС/Дезинстанцией).
• Проверка средств пожаротушения, сигнализации.
• График замеров температуры и влажности (ежедневно/несколько раз в день) — вносится в журнал учета микроклимата.

Этапы разработки и утверждения графика

1. Сбор исходных данных (ноябрь-декабрь предшествующего года): анализ посещаемости читального зала за текущий год, планы приема документов, планы цифрования, график отчетности, планы капитального ремонта.
2. Проектная разработка (январь): заполнение шаблона календарного плана (Excel / 1С / СЭД). Учет праздничных дней (перенос выходных по производственному календарю РФ).
3. Согласование: со структурными подразделениями (по сдаче дел), с профсоюзом (если меняется режим труда сотрудников), с учредителем/главным архивом (для госархивов).
4. Утверждение: Приказ (Распоряжение) директора архива / руководителя организации. Номер, дата, подпись.
5. Ознакомление под роспись: всех сотрудников архива, руководителей структурных подразделений-образователей документов.
6. Публикация: размещение на официальном сайте архива/организации, на информационных стендах в читальном зале, в холле.

Особенности учета праздничных и нерабочих дней

При составлении графика на 2024, 2025, 2026 годы и далее необходимо строго следовать Производственному календарю РФ, утверждаемому ежегодно Постановлением Правительства РФ.

• Перенос выходных дней: Если праздничный день выпадает на выходной, он переносится на рабочий день (обычно понедельник или пятницу). Архив в этот день не работает с пользователями (если не предусмотрено дежурство).
• Предпраздничные дни: Рабочий день, предшествующий нерабочему праздничному дню, сокращается на 1 час (ст. 95 ТК РФ). Режим читального зала в этот день корректируется (например, закрытие на 1 час раньше).
• Майские и Новые годние каникулы: Длительные периоды нерабочих дней. В графике необходимо зафиксировать: режим дежурства (для обеспечения сохранности фондов), даты полного закрытия, даты начала приема пользователей после каникул.

Типовые ошибки при составлении графика

• Игнорирование санитарного дня: приводит к нарушению санитарных норм (СанПиН) и риску порчи фондов.
• Отсутствие графика сдачи дел: хаотичная сдача документов в конце квартала/года перегружает архив, приводит к ошибкам при приемке.
• Несогласованность с производственным календарем: график утверждается «в вакууме», без учета перенесенных выходных, что порождает конфликты с пользователями и проверяющими органами.
• Формализм во внутреннем плане: пункты «Инвентаризация», «Оценка» написаны общими фразами без привязки к конкретным фондам, срокам и ответственным исполнителям.
• Скрытый график: документ утвержден, но не опубликован на сайте и не повешен на стене — нарушение права граждан на доступ к информации об архиве (ст. 22 Закона № 125-ФЗ).

Пример оформления Приказа об утверждении графика

ПРИКАЗ
Директора Федерального государственного учреждения
«Государственный архив __________ области»
от «___» _____________ 202_ г. № _____
г; ___________________

Об утверждении Графика работы архива на 202_ год

В соответствии с Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказом Росархива от № 100 и Уставом учреждения ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить прилагаемый График работы Государственного архива __________ области на 202_ год (Приложение № 1).
Утвердить График сдачи дел в архив за 202_ год структурными подразделениями-образователями документов (Приложение № 2).
Обеспечить размещение Графика работы архива на официальном сайте учреждения в сети Интернет и на информационном стенде в читальном зале не позднее 10 января 202_ г.
Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя директора по научной работе __________________ /ФИО/.

Директор ______________ /Ф.И.О./
М.П.

Автоматизация и учет выполнения графика

Для эффективного контроля рекомендуется вести:

• Электронный календарь-планировщик (Outlook, Яндекс.Календарь, Bitrix24, 1С:Документооборот) с напоминаниями о дедлайнах внутренних процессов.
• Журнал учета выполнения плановых мероприятий ( или электронный) с колонками: «Мероприятие», «Срок по графику», «Фактическая дата выполнения», «Исполнитель», «Примечание/Причина отклонения».
• Квартальный анализ выполнения графика на совещаниях архива для корректировки планов на последующие периоды.

График работы архива на год — это не бюрократическая формальность, а стратегический инструмент управления. Он синхронизирует работу всех подразделений архива (приемка, хранение, учет, использование, реставрация), координирует взаимодействие с организациями-образователями документов и гарантирует права пользователей на доступ к архивной информации. Своевременное, реалистичное и публичное составление графика — залог бесперебойной работы архива и его готовности к проверкам контролирующих органов.

Ключевые выводы для практика:

• Начинайте подготовку проекта графика в ноябре-декабре предшествующего года.
• Обязательно используйте актуальный Производственный календарь РФ.
• Разделяйте «График работы с пользователями» (режим читального зала) и «Внутренний технологический календарь».
• Публикуйте утвержденный график на сайте и в читальном зале.
• Проводите квартальный мониторинг выполнения внутреннего плана.