График работы архива – это один из ключевых элементов управленческой инфраструктуры любой компании, учреждения или государственного органа. От правильно построенного расписания зависят:

• Своевременный доступ к документам;
• Соблюдение нормативных требований по хранению и учёту архивных материалов;
• Эффективность работы сотрудников, использующих архив;
• Оптимизация расходов на содержание архивного помещения.

Правовые основы формирования графика

В России порядок организации и работы архивов регулируется рядом нормативных актов:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ.
2. Приказ Минкультуры России № 71 от «Об утверждении Положения об организации работы архивов в организациях».
3. Трудовой кодекс РФ (статьи о режиме рабочего времени).
4. Локальные нормативные документы организации (приказы, регламенты, положения).

Эти документы определяют:

• Обязательные часы работы (не менее 40 часов в неделю для штатных сотрудников архива).
• Требования к режиму доступа к архивным материалам (рабочие часы, часы приема запросов).
• Порядок работы в праздничные и выходные дни.

Основные принципы построения графика

• Непрерывность доступа. Архив должен быть доступен в те часы, когда это необходимо пользователям (служебные, юридические, бухгалтерские отделы и т.д.).
• Гибкость. Возможность изменения расписания в зависимости от сезонных нагрузок (например, конец финансового года).
• Соблюдение нормативов. Необходимо учитывать ограничения по времени работы персонала (перерывы, сверхурочные).
• Оптимизация ресурсов. Сокращение простоев, рациональное распределение обязанностей между архивистами.

Типовые варианты графика работы архива

3.1 Стандартный пятидневный график (8 ч/день)

Самый распространённый вариант для большинства организаций.

День недели	Время работы
Понедельник	09:00 – 18:00 (перерыв 12:00‑13:00)
Вторник	09:00 – 18:00
Среда	09:00 – 18:00
Четверг	09:00 – 18:00
Пятница	09:00 – 17:00 (короткий день)

3.2 Сменный график (2 смены)

Применяется в крупных предприятиях, где требуется круглосуточный доступ к архиву.

• Первая смена: 07:00 – 15:00
• Вторая смена: 15:00 – 23:00

Каждая смена имеет 30‑минутный обеденный перерыв.

3.3 Гибкий график (по запросу)

Подходит для небольших компаний, где архив используется нерегулярно.

• Рабочие часы фиксируются в рабочие дни с 10:00 до 16:00.
• Вне этих часов архив открывается по предварительному согласованию (запрос через электронную форму).

Факторы, влияющие на формирование графика

1. Объём и тип архивных материалов. Хранилища с крупными фондами требуют более длительного времени на обслуживание.
2. Поток запросов; Если в организации часто запрашивают документы (например, в юридическом отделе), график должен быть более гибким.
3. Требования к сохранности. Для особо ценных или конфиденциальных документов может потребоваться ограниченный доступ.
4. Рабочее время основных подразделений. Синхронизация с графиками бухгалтерии, отдела кадров и др.
5. Технические возможности. Наличие автоматизированных систем (ЭДО, электронный архив) может сократить необходимость в длительном присутствии персонала.

Как разработать оптимальный график работы архива

5.1 Сбор и анализ данных

• Определить количество запросов за последний год (по месяцам).
• Выявить пиковые периоды (конец квартала, годовой отчёт).
• Оценить количество сотрудников архива и их квалификацию.

5.2 Формулирование требований

Сформулировать требования к доступности архивных материалов, учитывая:

• Внутренние сервис‑уровни (SLA) – например, «доступ к документу в течение 2 часов после запроса».
• Внешние требования (контрольные органы, аудиторы);

5.3 Проектирование расписания

На основе полученных данных построить несколько вариантов расписания и провести их оценку по критериям:

1. Соответствие нормативным требованиям.
2. Уровень удовлетворённости пользователей.
3. Затраты на персонал (сверхурочные, ночные смены).
4. Техническая реализуемость.

5.4 Тестирование и корректировка

Запустить пилотный период (1–2 месяца) и собрать обратную связь. При необходимости скорректировать часы работы, добавить/убрать смены.

5.5 Оформление и публикация

Оформить график в виде официального приказа, разместить его в:

• Внутреннем портале организации;
• На информационных досках в архивном помещении;
• В регламенте работы архива.

Пример официального приказа о графике работы архива

Приказ № 12/2026
«О графике работы архива организации»

Установить следующий график работы архива:
 1.1. Пятидневка (понедельник‑четверг) – 09:00‑18:00, пятница – 09:00‑16:00.
 1.2. Перерыв на обед – 12:30‑13:30.
При необходимости работы в выходные и праздничные дни – оформление сверхурочных согласно ТК РФ.
Информировать всех сотрудников организации о новых часах работы до .
Приказ вступает в силу с .

Рекомендации по поддержанию эффективности графика

• Регулярный мониторинг. Ежемесячно проверять количество запросов и время их выполнения.
• Автоматизация. Внедрять системы электронного доступа к документам, чтобы сократить нагрузку на персонал.
• Обучение персонала. Проводить тренинги по работе с новыми технологиями и правилам обслуживания архивных фондов.
• Гибкость. При возникновении особых обстоятельств (аудит, судебные разбирательства) своевременно корректировать график.
• Обратная связь. Создать форму для пользователей архива, где они могут оставлять предложения по улучшению работы.

Грамотно построенный график работы архива – это фундамент, обеспечивающий:

• Соблюдение законодательных требований;
• Быстрый и удобный доступ к важным документам;
• Оптимизацию затрат и повышение продуктивности сотрудников.

Подход к разработке расписания должен быть системным: от анализа потребностей до официального оформления и постоянного контроля. При правильном подходе архив становится надёжным ресурсом, поддерживающим эффективность всей организации.