Архив Южно-Уральского государственного университета (ЮУрГУ) является важнейшим структурным подразделением, обеспечивающим формирование, хранение, учет и использование архивных документов университета. Для студентов, преподавателей, сотрудников и внешних исследователей знание актуального графика работы и правил обращения в архив критически важно для получения справок, выписок, копий документов об образовании или научных работах.

Важное примечание: Поскольку график работы может меняться в связи с учебным календарем, праздниками, санитарными днями или режимом ЧС/карантина, перед визитом обязательно уточняйте актуальную информацию по телефонам или на официальном сайте университета (раздел «Структура» -> «Архив» или «Администрация» -> «Архив»).

Типовой график работы архива ЮУрГУ

В большинстве государственных университетов России, включая ЮУрГУ, архивы работают в стандартном пятидневном режиме с перерывом на обед. Ниже приведен примерный (типовой) график, который действует в стандартные периоды:

Особенности графика в разные периоды года

• Сессионные периоды (январь, июнь): График может расширяться для удобства выпускников, которым срочно нужны справки/дубликаты дипломов.
• Летний период (июль-август): Часто вводится летний график (например, работа только до обеда или 4-дневная рабочая неделя). Обязательно проверяйте анонсы на сайте в июне.
• Санитарные дни: Обычно последний пятница или четверг месяца (или квартала) архив закрыт для посетителей для проведения генеральной уборки, проверки фондов, борьбы с вредителями.
• Праздничные дни: В дни, установленные Трудовым кодексом РФ как нерабочие, архив не работает. Перенос выходных дней также учитывается.

Место нахождения и контакты

Архив ЮУрГУ обычно размещается в одном из корпусов на главной площадке университета (проспект Ленина, 76, Челябинск) или в отдельном административном здании.

Какие услуги оказывает архив и зачем туда обращаться

Понимание целей визита поможет вам подготовить нужные документы и сэкономить время.

Для студентов и выпускников (Образовательный архив)

• Выдача справок об обучении (для банков, военкомата, посольств, трудоустройства).
• Выдача дубликатов документов об образовании (дипломов, приложений, свидетельств) в случае утери/порчи оригинала (на основании заявления и решения комиссии).
• Подтверждение фактов обучения для прохождения аттестации, получения ученых степеней.
• Выдача выписок из личных дел (оценки, переведенные зачеты, практики).

Для преподавателей и сотрудников (Кадровый/Административный архив)

• Формирование и выдача пенсионных справок (стаж, зарплата за советский период/90-е).
• Подтверждение трудового стажа, наград, присвоенных званий.
• Хранение личных дел сотрудников (по истечении сроков хранения в кафедрах/институтах).

Для научных сотрудников и историков (Научный архив)

• Доступ к фондам истории университета: протоколы ученых советов, приказы ректора, документы факультетов, фото/видеофонды.
• Помощь в подготовке юбилейных изданий, истории кафедр.

Порядок обращения и необходимые документы

Чтобы визит прошел успешно, подготовьте следующий пакет (зависит от цели):

1. Паспорт гражданина РФ (оригинал), обязательно для идентификации личности.
2. Заявление (пишется на месте по образцу или заранее скачанное с сайта) с указанием цели обращения и реквизитов для связи.
3. Доверенность (нотариальная или простая письменная, заверенная в организации/паспортном столе) — если документы забирает представитель. В доверенности должны быть указаны паспортные данные доверенного лица и перечень полномочий (получение справки, дубликата диплома и т.д.).
4. Документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке/разводе, решение ЗАГС) — если фамилия в паспорте отличается от фамилии в документах об образовании/трудовой книжке.
5. Оплаченная квитанция (если предусмотрена плата за дубликат диплома или срочное изготовление справки — уточняйте в кассе или на сайте).

Сроки выполнения запросов

• Справки стандартные: часто выдаются в день обращения или в течение 1-3 рабочих дней.
• Дубликаты дипломов/приложений: срок до 30 календарных дней (требуется решение комиссии по выдаче дубликатов).
• Сложные архивные справки (пенсионные, зарплатные за старые периоды): до 1 месяца (ст. 22 ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ»).

Дистанционное обращение (Онлайн-сервисы)

ЮУрГУ активно развивает цифровые сервисы. Личный визит в архив часто можно избежать:

• Личный кабинет студента/сотрудника (Портал ЮУрГУ / Moodle / Студенческий портал): Многие справки (об обучении, академической задолженности) можно сгенерировать и скачать в электронном виде с ЭЦП самостоятельно.
• Электронная приемная / Система обращений граждан (СОГ): На сайте susu.ru есть раздел «Обращения граждан» или «Электронная приемная». Можно подать запрос на справку/дубликат, прикрепив сканы паспорта и заявления. Готовый документ пришлют по почте или выдадут в МФЦ/почте России.
• Почта России / МФЦ «Мои Документы»: Заказ дубликатов документов об образовании часто доступен через госуслуги (Госуслуги.ру) или в любом МФЦ (межведомственное взаимодействие).
• Email: Напишите на официальный адрес архива (archive@susu.ru) с описанием запроса и сканами документов для предварительной консультации.

Частые ошибки и советы

Краткая шпаргалка перед визитом (Чек-лист)

1. ☐ Уточнил(а) актуальный график на сайте susu.ru или по телефону на сегодня/завтра.
2. ☐ Подготовил(а) паспорт (оригинал).
3. ☐ Подготовил(а) заявление (можно взять образец на сайте или написать на месте).
4. ☐ Если едет доверенное лицо — оформил(а) доверенность.
5. ☐ Если менялась фамилия — взял(а) документы о смене фамилии.
6. ☐ Проверил(а), можно ли заказать нужную справку онлайн через Личный кабинет / Госуслуги / Email, чтобы не ехать лично.

Архив ЮУрГУ — это гарант сохранности вашей учебной и трудовой истории. Благодаря внедрению электронных сервисов (Личный кабинет, Госуслуги, Электронная приемная), большинство рутинных справок теперь можно получить удаленно, не тратя время на дорогу и ожидание в очереди. Однако для получения дубликатов дипломов, сложных пенсионных справок или работы с историческими фондами личное обращение (или обращение через нотариально заверенную доверенность) остается необходимым.

Главное правило: всегда звоните заранее для подтверждения графика работы, наличия сотрудника на месте и списка нужных документов. Это сэкономит ваше время и нервы.

Статья подготовлена на основе типичных стандартов работы архивов российских вузов и общей информации о структуре ЮУрГУ. Актуальные реквизиты (телефоны, кабинеты, email) обязательно сверяйте на официальном сайте susu.ru в разделе «Университет» → «Структура» → «Архив» или «Администрация».