Сдача документов в архив, это обязательная процедура для любой организации, регулируемая законодательством РФ. Особое внимание уделяется графикам сдачи дел — внутренним документам, которые регламентируют сроки и порядок передачи дел из структурных подразделений в архив организации. В этой статье подробно разберем, как правильно составлять, согласовывать и сдавать эти графики, а также какие изменения в нормативе нужно учитывать на 2024–2026 годы.

Нормативная база: на чем стоит процесс

Основным документом, регулирующим архивное дело в России, является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Практическое применение закона детализируется в:

• Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (утв. приказом Росархива от № 24, с изм. от № 117).
• Типовых номенклатурах дел и типовых сроках хранения документов (утв. приказами Росархива).
• Внутренних документах организации: Положении об архиве, Номенклатуре дел, Графике сдачи дел.

Что такое «График сдачи дел» и зачем он нужен

График сдачи дел в архив, это локальный нормативный акт организации, который устанавливает конкретные сроки (даты), когда структурные подразделения (бухгалтерия, кадровый отдел, секретариат и др.) должны передать сформированные дела в архив организации на хранение.

Ключевые функции графика:

1. Дисциплинирование: исключает хаос и задержки при сдаче дел.
2. Планирование: позволяет архивариусу заранее подготовить места хранения и распределить нагрузку;
3. Контроль: служит основой для проверки исполнения обязанностей ответственными лицами подразделений.
4. Формирование сводной описи: на основе графиков подразделений архив составляет единый сводный годовой раздел описи дел, который является основой для сдачи дел в государственный архив (при необходимости).

Кто и когда составляет график

Сроки составления

Согласно практике архивного дела (п. 11, ч. 2, п. 13 Правил работы архивов) и рекомендациям Росархива, график составляется в начале календарного года (обычно в январе).

Ответственные лица

• Инициатор и разработчик: Архивариус (начальник архива / архивное подразделение).
• Согласующие: Руководители структурных подразделений (отделов, служб), которые образуют дела.
• Утверждающий: Руководитель организации (Генеральный директор, Директор, Глава администрации).

Структура и содержание графика

Единой обязательной формы (бланка) для графика не установлено, организация разрабатывает его самостоятельно (обычно в виде таблицы). Обязательные реквизиты:

• Наименование организации.
• Название документа: «График сдачи дел в архив на 20__ год».
• Дата составления и регистрационный номер.
• Табличная часть со столбцами:
  • № п/п.
  • Наименование структурного подразделения.
  • Ответственное лицо (ФИО, должность).
  • Срок сдачи дел (конкретная дата или период, напр., «до 15 февраля»).
  • Примечание (категории дел, особенности оформления).
• Подписи согласующих руководителей подразделений.
• Утверждающая подпись руководителя организации с датой;

Процедура согласования и утверждения

1. Проект графика готовит архивариус с учетом сроков формирования дел в подразделениях (закрытие дел за прошлый год, подготовка описей).
2. Проект рассылается руководителям подразделений для согласования (ставится виза «Согласовано», подпись, дата, печать при наличии).
3. После сбора всех виз проект подаеться на утверждение руководителю организации.
4. Утвержденный график регистрируется в журнале учета приказов/распоряжений или отдельном журнале архивных документов.
5. Копии графика направляются в структурные подразделения для исполнения.

Подготовка дел к сдаче: требования к оформлению (проверка по графику)

В день, указанный в графике, подразделение не просто приносит папки. Архивариус проводит предварительную проверку на соответствие требованиям (ч. 1 п. 24 Правил № 24):

Чек-лист проверки перед сдачей:

• Полнота дела: все документы по индексу номенклатуры есть, нет пробелов.
• Правильность оформления обложки: заполнены все графы (индекс, название, даты начала/окончания, срок хранения, количество листов).
• Соответствие описи: опись дел (форма № 1 или своя) составлена верно, количество дел в описи совпадает с реальным количеством переданных дел.
• Прошивание и нумерация: дела прошиты, листы пронумерованы, поставлен листок-заверитель (для дел длительного и постоянного хранения).
• Электронные документы: если ведется гибридный или электронный документооборот — проверка соответствия метаданных, наличия ЭП, доступности файлов (согласно новым правилам Росархива от для кадровых документов и общим правилам КЭДО).

Особенности сдачи кадровых документов (актуально с 2023–2024 гг.)

С 17 сентября 2023 года вступили в силу новые правила Росархива по кадровым документам. Это критически важно для графиков сдачи:

• Сроки хранения изменены: личные дела, трудовые договоры, приказы по личному составу теперь хранятся 75 лет (вместо 50/75 ранее), остальные кадровые — 50 лет.
• Формирование дел: дела формируются строго по обновленным типовым номенклатурам.
• Электронный архив: при сдаче кадровых документов в электронном виде необходимо обеспечить их надежное хранение (КЭДО), возможность выгрузки и проверки ЭП. График должен предусматривать отдельные сроки для передачи электронных версий и бумажных оригиналов (если двойной учет);

Порядок передачи и оформление акта приема-передачи

Физическая передача дел оформляется Актом приема-передачи дел в архив организации (форма не утверждена, свободная, но обязательно с реквизитами).

Этапы передачи:

1. Подразделение привозит дела в архив в срок, указанный в графике.
2. Архивариус проверяет дела по чек-листу (см. раздел 6).
3. При обнаружении ошибок: дела возвращаются за доработке с составлением служебной записки/акта о несоответствии. Новый срок сдачи фиксируется.
4. При положительной проверке: составляется Акт приема-передачи в 2 экземплярах (один у архива, второй у подразделения).
5. В журнале учета движений дел (или в АИС «Архив») фиксируется факт приема.

Контроль исполнения графика

Архивариус ведет контроль за исполнением графика. Меры при нарушении сроков:

• Написание служебной записки руководителю организации о нарушителе.
• Внесение вопроса о дисциплинарной ответственности (по ст. 192 ТК РФ, замечание, выговор).
• Включение показателя исполнения графика в KPI ответственных сотрудников подразделений.

Типичные ошибки и как их избежать

Электронный документооборот и графики

При переходе на электронное управление документами (СЭД/ЭДО) график сдачи дел трансформируется:

• Сдача происходит не физически, а путем перевода дел в статус «Архив» / «На хранении» в информационной системе.
• График регламентирует сроки формирования и утверждения электронных описей и перевод дел в архивный фонд СЭД.
• Система должна поддерживать разграничение доступа (конфиденциальные дела видят только уполномоченные).
• Архивариус проводит автоматизированную или ручную проверку метаданных, целостности файлов, валидности ЭП перед принятием к хранению.

Резюме: пошаговый алгоритм для архивариуса

1. Декабрь–Январь: Проанализировать номенклатуру дел, сроки закрытия отчетности подразделениями.
2. Январь (1-я неделя): Составить проект графика на год.
3. Январь (2-я неделя): Согласовать с руководителями подразделений (сбор виз).
4. Январь (3-я неделя): Утвердить у руководителя организации, зарегистрировать, разослать копии.
5. В течение года: За 5–7 дней до срока сдачи напоминать подразделениям (почта, мессенджеры, СЭД).
6. День сдачи: Принять дела, проверить оформление, составить Акт приема-передачи.
7. После сдачи: Разместить дела на стеллажах / в СЭД, внести данные в учетные журналы/базы, сформировать сводную опись к концу года.

График сдачи дел в архив — это не просто бюрократическая формальность, а ключевой инструмент управления документооборотом. Грамотно составленный, согласованный и, главное, исполняемый график гарантирует, что архив организации будет сформирован полностью, своевременно и в надлежащем виде. Это защищает организацию от рисков при проверках контролирующих органов (Росархив, прокуратура, налоговая, суды) и обеспечивает быстрый поиск информации при необходимости.

Помните: архив — это не «свалка старых бумаг», а правовое основание деятельности организации. Начинать работу с архивом нужно именно с графика сдачи дел.