Сдача дел в архив – обязательный процесс‚ регулируемый законодательством РФ и внутренними нормативными актами организации.
Неправильное планирование может привести к штрафам‚ потере ценных документов и нарушению делопроизводства.
В этой статье мы разберём‚ что такое график сдачи дел‚ какие нормативные требования к нему предъявляются‚
как правильно его составить‚ согласовать и внедрить в работу организации.

Что такое график сдачи дел в архив?

График сдачи дел в архив – это документ‚ в котором фиксируются сроки и порядок передачи дел (дело‑нарядов) из
структурных подразделений организации в архив. Он отражает:

• какие дела подлежат передаче (постоянные‚ временные‚ личные);
• когда (конкретные даты или периоды) они должны быть переданы;
• ответственных за подготовку и передачу документов;
• способ оформления (опись‚ регистрационные картотеки‚ сопроводительные акты).

График позволяет упорядочить процесс‚ избежать «запасных» дел в подразделениях и обеспечить своевременную
архивизацию согласно Правил архивного дела.

Нормативно‑правовая база

Ключевые нормативные акты‚ регулирующие сдачу дел в архив:

1. Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле» (2002 г.) – определяет категории дел и сроки их хранения.
2. Постановление Правительства РФ № 1255 от г. – устанавливает сроки сдачи дел в государственные архивы (от 1 до 3 лет после завершения делопроизводства‚ в некоторых случаях – до 10 лет).
3. Приказ Минкультуры России № 106 от г. – регламентирует порядок экспертизы ценности документов.
4. Внутренние локальные нормативные акты (приказ руководителя‚ регламент Департамента документооборота).

Согласно пункту 9.1 Правил архивного дела‚ дела постоянного срока хранения передаются в архив по истечении 15 лет‚
а дела временного срока (свыше 10 лет) – в течение 1‑3 лет после завершения их делопроизводства.

Этапы подготовки графика сдачи дел

Подготовка графика проходит несколько последовательных этапов:

1. Экспертиза ценности документов – архивист определяет‚ какие документы подлежат постоянному‚ а какие – временного хранения.
2. Инвентаризация дел в подразделениях – составляется перечень завершённых дел‚ их сроков хранения и текущего статуса.
3. Определение ответственных лиц – назначаются ответственные за подготовку‚ оформление и передачу каждого вида дел.
4. Разработка проекта графика – формируется таблица с датами‚ объёмами и перечнем документов.
5. Согласование с руководителями подразделений – проект передаёться на согласование руководителям структурных подразделений.
6. Утверждение приказом руководителя организации – после согласования график фиксируется приказом.
7. Контроль исполнения – архивный отдел ведёт мониторинг выполнения графика‚ фиксирует отклонения.

Содержание графика (пример структуры)

График обычно оформляется в виде таблицы. Ниже – пример типовой структуры.

Согласование и утверждение графика

Для того чтобы график имел юридическую силу‚ необходимо:

• Разослать проект графика всем руководителям подразделений не позднее 10 дней после его разработки.
• Получить их подписи (можно в электронном виде) в течение 5‑7 рабочих дней.
• Подготовить приказ руководителя организации с указанием:
  • Номера и даты приказа;
  • Текста «Утверждаю график сдачи дел в архив на 2026‑2027 годы»;
  • Подписей руководителя и главного архивариуса.
• Опубликовать приказ в корпоративной информационной системе (интранет) и разместить копию в архиве.

Сроки и порядок передачи дел

Основные принципы‚ вытекающие из нормативных актов:

• Сдача дел не ранее‚ чем через год и не позднее‚ чем через три года после завершения их делопроизводства (п. 4.1 Правил 77).
• Для государственных и муниципальных служащих – не позже 10 лет после прекращения трудового договора.
• Основной период передачи – с конца весны по начало осени. В это время большинство подразделений готовят документы к сдаче.
• Передача осуществляется по описям и регистрационным картотекам‚ которые прилагаются к каждому делу.
• Все передачи фиксируются актами приема‑передачи‚ подписанными обеими сторонами.

Практические рекомендации

1. Начинайте подготовку заранее. Идеальный момент – начало календарного года‚ когда архивист уже провёл экспертизу ценности.
2. Автоматизируйте процесс. Используйте специализированные системы документооборота (ДЕЛО‚ 1С:Документооборот) для формирования опций и контроля сроков.
3. Проводите обучение персонала. Регулярные семинары (например‚ вебинары РГАНТД) помогут избежать ошибок при оформлении.
4. Контролируйте полноту комплектования. Перед передачей проверяйте наличие:
   • Описи;
   • Регистрационных картотек;
   • Сопроводительных актов;
   • Электронных копий (если предусмотрено).
5. Ведите журнал исполнения графика. В нём фиксируются даты передачи‚ отклонения и причины их возникновения.
6. Учитывайте особенности личных дел. Они могут передаваться в отдельный архив (например‚ архив личных дел сотрудников) и требуют отдельного согласования.

Ниже – готовый шаблон‚ который можно скопировать в любой текстовый редактор и адаптировать под свою организацию.

<table border="1" cellpadding="5" cellspacing="0">
 <thead>
 <tr>
 <th>№</th>
 <th>Подразделение</th>
 <th>Тип дел</th>
 <th>Наименование дел</th>
 <th>Дата завершения</th>
 <th>Дата сдачи в архив</th>
 <th>Ответственный за подготовку</th>
 <th>Ответственный за передачу</th>
 <th>Примечание</th>

 </tr>
 </thead>
 <tbody>
 <tr>
 <td>1</td>
 <td>Отдел кадров</td>
 <td>Личное дело</td>
 <td>Личное дело Петрова П.П.</td>
 <td></td>
 <td></td>
 <td>Смирнова А.В.</td>
 <td>Петров К.Н.</td>
 <td>Документы оформлены в рег. картотеку</td>
 </tr>
 <!-- Добавьте остальные строки -->
 </tbody>
</table>

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как часто нужно обновлять график?

График утверждается ежегодно‚ но при возникновении значимых изменений (например‚ реорганизации подразделения) его
можно пересматривать и утверждать дополнительно.

Что делать‚ если подразделение не успевает подготовить документы в срок?

Необходимо оформить акт отклонения с указанием причин и согласовать новый срок с архивистом. Отклонения фиксируются в журнале исполнения графика.

Можно ли передавать документы в электронном виде?

Да‚ если это предусмотрено внутренними регламентами и согласовано с архивом. При этом необходимо обеспечить
аутентичность‚ целостность и возможность восстановления оригинала.

Как оформить передачу личных дел сотрудников‚ уволенных более 3 лет назад?

Личные дела передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее 3 лет после увольнения‚
а для государственных и муниципальных служащих – в течение 10 лет. Оформляются отдельными актами и рег. картотеками.

Какие штрафы могут быть наложены за несоблюдение сроков?

В соответствии с п. 9.2 Правил архивного дела‚ за нарушение сроков сдачи дел в архив предусмотрены административные штрафы
в размере от 5 000 до 30 000 рублей для юридических лиц.

Грамотно составленный и своевременно реализованный график сдачи дел в архив – это фундамент надёжного документооборота.
Он обеспечивает соответствие законодательству‚ упрощает работу подразделений и позволяет архиву планировать свои ресурсы.
Следуйте рекомендациям‚ приведённым в этой статье‚ и ваш процесс архивирования будет прозрачным‚ эффективным и безрисковым.

Помните: правильный график – это не только документ‚ но и система контроля‚ которая помогает сохранять корпоративную память на долгие годы.