Эффективное документооборотное обеспечение любой организации немыслимо без четко регламентированного процесса передачи дел в архив. Ключевым инструментом управления этим процессом является график сдачи документов в архив. Это локальный нормативный акт, который дисциплинирует структурные подразделения, предотвращает хаос и гарантирует соблюдение законодательных сроков хранения.

В данной статье подробно разберем, как составить график, какие нормативные основы его регулируют, как подготовить дела к сдаче и какие ошибки стоит избегать.

Нормативная база и правовое значение графика

Деятельность архивов организаций в РФ регулируется:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказом Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, формируемых в ходе деятельности федеральных органов исполнительной власти…» (методически применимо и к коммерческим организациям);
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартизации. Архивное дело. Номенклатура дел. Общие требования к составлению»;
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Опись дел. Общие требования к составлению».

Согласно ст. 19 Закона № 125-ФЗ, организации обязаны обеспечивать сохранность документов и передачу их в архивы в установленные сроки. График сдачи — это исполнительный документ, который переводит общие требования закона в конкретные даты и ответственных лиц для конкретной организации.

Важно: Унифицированной государственной формы графика не существует. Организация разрабатывает его самостоятельно (обычно на основании Примера из методических рекомендаций Росархива или типовых образцов) и утверждает приказом (распоряжением) руководителя.

---

Зачем нужен график сдачи? Основные функции

1. Планирование нагрузки архива: Архивариус (или ответственный за архив) заранее знает, когда и какой объем документов поступит, и может подготовить места хранения, упаковку и описи.
2. Дисциплинирование подразделений: Каждому структурному подразделению выделяется конкретный временной слот (обычно несколько дней), что исключает «последнюю минуту» и накопление дел на рабочих местах.
3. Контроль сроков хранения: График привязан к Номенклатуре дел и срокам хранения. Он гарантирует, что дела с истекшим сроком хранения в подразделении (обычно 3 года после завершения дела в делопроизводстве) вовремя перейдут в архив.
4. Формирование сводной описи: На основе документов, сданных по графику, в начале следующего года формируется единый сводный годовой раздел описи, который служит базой для сдачи дел на постоянное хранение (в госархив).

---

Ключевые сроки: Когда сдавать дела?

Самое распространенное правило (п. 7.2.2 типовых инструкций, КонсультантПлюс, ст. 19 125-ФЗ):

Дела передаются в архив организации не позднее чем через 3 года после их завершения участия в делопроизводстве.

Это относится к делам длительного хранения (10, 50, 75 лет) и делам постоянного хранения (в т.ч. кадровые: личные карточки, служебные записки о приеме/увольнении, табели учета рабочего времени и др.).

Исключения и нюансы:

• Дела временного хранения (до 10 лет): Могут храниться в структурных подразделениях до истечения срока хранения, после чего подлежат уничтожению по акту (передача в архив для уничтожения также планируется по графику).
• Образовательные организации (школы, вузы): Сдача дел в архив школы проводится ежегодно (часто к 1 октября или в иные сроки, установленные местными нормами).
• Передача в госархив: Сроки передачи из архива организации в государственный архив устанавливаются отдельно (обычно после истечения сроков хранения в ведомственном архиве). Нормативно не установлены жесткие сроки, в течение которых госархив обязан принять документы, поэтому процесс может затягиваться.

---

Этапы подготовки и составления графика

Этап 1: Анализ Номенклатуры дел

Перед составлением графика архивариус должен проанализировать утвержденную Номенклатуру дел организации. Для каждого индекса дела определяется:

• Срок хранения;
• Год окончания дела (последний документ в деле);
• Год, когда наступит 3-летний срок после завершения (год сдачи в архив);
• Подразделение-образователь дела (откуда сдают).

Этап 2: Проект графика и согласование

Архивариус составляет проект графика на календарный год. Обычно это таблица со следующими колонками:

1. № п/п
2. Наименование структурного подразделения
3. Период сдачи (даты «с» и «по»)
4. Перечень индексов дел (по Номенклатуре), подлежащих сдаче
5. Ориентировочное количество дел
6. Ответственное лицо из подразделения (сдает)
7. Ответственное лицо архива (принимает)
8. Примечание (подписи о приеме-передаче)

Согласование: Проект графика направляется руководителям структурных подразделений для согласования удобных дат. Это критически важный этап: если бухгалтерия сдает отчетность в марте, а кадры — в мае, график должен это учитывать.

Этап 3: Утверждение приказом руководителя

Утвержденный график оформляется Приказом (распоряжением) руководителя организации. Приказ вступает в силу с момента подписания или с указанной даты; Обязательно ознакомить под роспись всех ответственных лиц.

Пример структуры графика (фрагмент):

Подразделение	Сроки приема-передачи	Индексы дел (Номенклатура)	Кол-во дел (план)	Ответственный (подразд.)	Ответственный (архив)
Бухгалтерия	10.02 –	Инд. 10, 11, 15 (Финансы, Налоги, Зарплата за 2022 г.)	45	Иванова И.И.	Петров П.П. (архивариус)
Кадровая служба	01.03 –	Инд. 20, 21 (Личные дела, Приказы за 2022 г.)	120	Сидоров С.С.	Петров П.П. (архивариус)
Отдел закупок	15.03 –	Инд. 30 (Договоры, Акты за 2022 г.)	30	Козлов К.К.	Петров П.П. (архивариус)

---

Подготовка дел к сдаче: Требования к оформлению

Сдача документов в архив — это не просто перемещение коробок. Это строгая процедура, описанная в Инструкции по подготовке и передаче дел в архив организации.

Основные требования (ГОСТ Р 7.0.97, Инструкция):

• Группировка в дела: Документы сгруппированы по структурному, функциональному, тематическому признакам и периодам хранения. Нельзя сдавать «кипу бумаг».
• Прошивание и оформление: Дела прошиты, на корешках наклеены этикетки с реквизитами (индекс, название, даты, срок хранения).
• Составление описи дел: К каждому делу составляется опись (форма по ГОСТ Р 7.0.100). В описи: номер дела, заглавие, даты начала/окончания, количество листов, срок хранения, примечание.
• Нумерация листов: Листы в деле пронумерованы сквозно.
• Проверка полноты: Перед сдачей обязательно сверяют каждое передаваемое дело с описью (двойной контроль). Отсутствующие листы ищутся или оформляется акт об отсутствии.

---

Порядок приема-передачи (Акт приема-передачи)

Передача осуществляется в присутствии сотрудника подразделения (который сдает) и уполномоченного лица архива (который принимает).

Процедура:

1. Сотрудник подразделения привозит дела и описи (в 2 экземплярах: один остается в архиве, второй с отметкой о приеме возвращается в подразделение).
2. Архивариус проверяет соответствие дел описи, целостность прошивки, правильность оформления корешков.
3. В каждом экземпляре описи ставится отметка о приеме: «Принято в архив [Название орг.] [Дата] Подпись/Расшифровка».
4. Фиксируются количество принятых дел и дата приема.
5. Составляется Акт приема-передачи дел в архив (единый на партию или на подразделение). Акт подписывается архивариусом, сдающим лицом и, желательно, руководителем архива/организации.

Система доступа: При передаче конфиденциальных документов (кадровые, коммерческая тайна) архив должен обеспечить установку соответствующих уровней доступа, чтобы к ним имели доступ только уполномоченные сотрудники.

---

Электронные документы и электронный архив

С переходом на электронный документооборот (ЭДО) понятие «график сдачи» трансформируется:

• Автоматизация: В СЭД (системах электронного документооборота) и САЭ (системах архивного обеспечения) можно настроить автоматическое перемещение завершенных дел в архивный фонд по истечении 3 лет (или иного срока) без физического переноса бумаг.
• Гибридный архив: Если организация ведет смешанный учет, график должен предусматривать отдельные строки/этапы для передачи электронных копий (на носителях или через СЭД) и бумажных оригиналов.
• Электронная опись: Опись формируется в системе, подписывается ЭЦП ответственного лица и архивариуса. Акт приема-передачи также оформляется в электронном виде.

---

Типичные ошибки и как их избежать

Ошибка	Последствия	Профилактика
График не утвержден приказом или утвержден «про формой» без согласования с подразделениями.	Подразделения не сдают дела в срок, архив не готов к приему, хаос в конце года.	Обязательное согласование дат с руководителями подразделений до подписания приказа. Контроль исполнения приказа архивариусом.
Сдача дел без описей или с неверными описями.	Невозможность поиска документов, нарушение ГОСТов, риск штрафов при проверке Росархивом.	Предварительная консультация архивариуса подразделений по оформлению. Приемка только с полным пакетом документов.
Игнорирование 3-летнего срока (дела лежат в подразделении 5-10 лет).	Нарушение ст. 19 125-ФЗ, риск утраты документов, порча от неправильного хранения (влажность, свет, несанкционированный доступ).	Ежегодный мониторинг Номенклатуры: какие дела «созрели» к сдаче. Включение их в график текущего года.
Отсутствие акта приема-передачи.	Споры: «Я сдал», «Я не принимал». Отсутствие юридической фиксации перехода ответственности.	Жесткое правило: нет акта — нет приема. Два экземпляра описи с отметками + Акт.
Сдача дел с истекшим сроком хранения (подлежащих уничтожению) в общую массу дел на хранение.	Забивание архива мусором, лишние расходы на хранение.	В графике отдельный этап/колонка для дел на уничтожение. Подготовка Акта отбора к уничтожению ДО сдачи в архив.

---

Контроль за исполнением графика

Работа не заканчивается подписанием приказа. Архивариус должен вести журнал контроля исполнения графика сдачи дел в архив.

• Отмечать фактические даты приема-передачи по каждому подразделению.
• Фиксировать причины срывов (болезнь ответственного, неготовность описей, пересортица дел).
• Направлять служебные записки руководителю/курирующему вице-директору о систематических нарушителях.
• По итогам года составлять отчет о выполнении графика (приложение к годовому отчету архивариуса).

---

Чек-лист для архивариуса: Подготовка к новому году сдачи

1. [ ] Изучить актуальную Номенклатуру дел (утвержденную на текущий год).
2. [ ] Выявить дела, для которых наступил 3-летний срок после завершения (год сдачи = год окончания дела + 3 года).
3. [ ] Сгруппировать дела по подразделениям-образователям.
4. [ ] Рассчитать трудоемкость (кол-во дел, листов, погонных метров) для планирования времени приемки.
5. [ ] Составить проект графика (таблицу с датами).
6. [ ] Согласовать даты с руководителями подразделений (письменно/по почте).
7. [ ] Подготовить проект Приказа об утверждении графика.
8. [ ] Ознакомить под роспись ответственных лиц с Приказом и Графиком.
9. [ ] Провести инструктаж/консультации для новых сотрудников подразделений по оформлению дел и описей.
10. [ ] Подготовить бланки Актов приема-передачи, штампы/печати для отметок в описях.
11. [ ] Обеспечить свободное место на стеллажах для приема новой партии дел.

---

График сдачи документов в архив, это не бюрократическая формальность, а операционный инструмент управления рисками и ресурсами организации. Грамотно составленный, согласованный и утвержденный график, подкрепленный контролем исполнения, гарантирует:

• Соблюдение законодательства (125-ФЗ, ГОСТы);
• Безопасность и сохранность документов;
• Быстрый поиск информации при запросах (суды, налоговая, пенсионный фонд, внутренние аудиты);
• Оптимизацию площадей офисов и затрат на хранение.

Помните: архив начинается не на стеллажах, а на столе сотрудника, который своевременно собрал дело, описал его и сдал по графику. Организуйте этот процесс системно, и ваш архив станет надежным фундаментом информационной безопасности бизнеса.

---

Статья подготовлена на основе актуальных нормативных актов (125-ФЗ, ГОСТ Р 7.0.97, ГОСТ Р 7.0.100), методических рекомендаций Росархива и практики архивного обеспечения организаций. Данные актуальны на 2026 год.