График передачи дел в архив — это основной организационный документ, регулирующий сроки и порядок перевода архивных документов из действующего делопроизводства организации в ее архив (или в государственный архив). Наличие утвержденного графика является обязательным требованием архивного законодательства и внутренних нормативных актов организации.
Нормативная база и правовое значение
Согласно Правилам ведения делопроизводства в государственных органах (утв. Постановлением Правительства РФ от № 171, п. 4.33) и типовым инструкциям по архивному делу, передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации (уполномоченным им лицом).
Ключевые нормативные сроки (п. 1.4 типовых инструкций, ст. 22 ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации»):
- Дела передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве.
- Исключения могут устанавливаться отраслевыми стандартами или спецификой деятельности организации.
Цели и задачи графика
Составление графика не является формальностью. Оно решает следующие задачи:
- Равномерное распределение нагрузки на сотрудников архива в течение года (избежание «пиков» в конце года).
- Эффективное использование архивного оборудования (стеллажей, помещений, контейнеров).
- Контроль сроков передачи дел подразделениями (предупреждение нарушений сроков хранения в подразделениях).
- Планирование работ по экспертизе ценности документов и формированию описей.
Сроки и периодичность составления
График составляется ежегодно, как правило, в начале календарного года (январь–февраль), после проведения экспертизы ценности документов (акта отбора) и утверждения номенклатуры дел на текущий год.
Практика показывает, что основной период приема-передачи документов приходится с конца весны по начало осени (май–сентябрь). Это связано с тем, что к этому времени в подразделениях завершается работа с делами прошлых лет, они переплетаются и оформляются.
Этапы подготовки и утверждения графика Этап 1: Сбор исходных данных (Архив / Ответственный за архив) - Анализ номенклатуры дел организации (какие дела подлежат передаче в текущем году).
- Определение объема дел по каждому структурному подразделению (количество дел, листов, погонных метров).
- Учет готовности дел к передаче (завершены ли дела, проведена ли экспертиза, оформлены ли обложки и опорозь).
Этап 2: Проект графика и согласование с подразделениями
- Анализ номенклатуры дел организации (какие дела подлежат передаче в текущем году).
- Определение объема дел по каждому структурному подразделению (количество дел, листов, погонных метров).
- Учет готовности дел к передаче (завершены ли дела, проведена ли экспертиза, оформлены ли обложки и опорозь).
Этап 2: Проект графика и согласование с подразделениями
Архивист составляет проект графика в табличной форме (см. структуру ниже) и направляет его на согласование руководителям структурных подразделений. На этом этапе уточняются:
- Реальные сроки завершения дел в подразделениях.
- Возможность подготовки дел к установленным срокам.
- Необходимость консультаций по оформлению сложных дел.
Этап 3: Утверждение руководителем организации
После сбора подписей согласования (или отметок в ЭДО) проект графика подается на подпись руководителю организации (или уполномоченному лицу, заместителю директора, секретарю). С момента подписи график приобретает силу обязательного для исполнения документа.
Этап 4: Доведение до исполнителей и контроль - Ознакомление под роспись сотрудников подразделений, ответственных за передачу дел.
- Размещение графика на информационных стендах / во внутреннем портале.
- Плановые проверки архивистом готовности дел к передаче за 1–2 недели до даты по графику.
Структура и реквизиты графика (Образец заполнения)
Единой утвержденной государством формы (бланка) для графика передачи дел в архив организации не существует. Организация разрабатывает свой бланк самостоятельно, включая обязательные реквизиты. Обычно график оформляется в виде таблицы.
Обязательные колонки таблицы графика:
| № п/п | Наименование структурного подразделения | Индекс дела (по номенклатуре) | Наименование дела | Года начала и окончания дел | Количество дел | Объем (л./пог. м.) | Срок передачи в архив (дата/период) | Ответственное лицо (ФИО, подпись) | Примечание (статус готовности) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Бухгалтерия | 01-05 | Книги учета хозяйственных операций | 2023 | 3 | 450 л. | Иванова И.И. | Готово | |
| 2 | Кадровая служба | 02-12 | Личные дела работников (увольненные 2022 г.) | 2022 | 15 | 2.5 п.м. | Петров П.П. | В работе |
Реквизиты шапки документа:
- Наименование организации.
- Название документа: «График передачи дел в архив [Наименование организации] на 20__ год».
- Дата составления.
- Номер регистрации (по журналу учета приказов/распоряжений или архивному журналу).
- Подпись архивиста/ответственного за архив (составителя).
- Подписи руководителей подразделений (согласование).
- Утверждающая подпись руководителя организации с датой.
Подготовка дел к передаче: предварительная проверка
В период подготовки дел к передаче в архив (за 1–2 недели до даты по графику) сотрудники архива обязаны осуществить предварительную проверку на правильность:
- Оформления дел (обложки, опорозь, переплет, нумерация листов).
- Формирования дел (соответствие номенклатуре, хронологический/систематический порядок).
- Соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в номенклатуре.
- Наличия актов экспертизы ценности (для дел с истекшим сроком хранения).
Важно: Неоформленные или неверно сформированные дела в архив не принимаются. Они возвращаются в подразделение за доработкой с нарушений, что сдвигает сроки передачи.
Порядок непосредственной передачи (Акт приема-передачи)
Передача документов в архив на хранение оформляется Актом приема-передачи дел в архив в двух экземплярах (один остается в архиве, второй — в передающем подразделении).
Состав акта: - Шапка (организация, название документа, номер, дата).
- Состав комиссии (представитель архива, представитель подразделения, при необходимости — эксперт ЭПК).
- Табличная часть: перечень передаваемых дел (индекс, название, годы, кол-во листов, срок хранения, категория ценности).
- Подписи членов комиссии и печать (при наличии).
Если передача осуществляется в государственный архив (после истечения сроков хранения в организационном архиве), процедура включает: заседание Экспертной комиссии (ЭПК) по утвержденному графику (обычно раз в месяц), заключение договора с архивным учреждением, оплату госпошлины за каждое учтённое в описи дело.
Типичные ошибки и риски - Отсутствие графика или его составление «по остаточному принципу» в конце года (нарушение п. 4.33 Правил 20151).
- Игнорирование срока 1–3 года: слишком ранняя передача (делопроизводство еще работает с делом) или поздняя (нарушение сроков хранения, риск утери).
- Формальное согласование: руководители подразделений подписывают график, не проверяя реальную готовность дел.
- Отсутствие предварительной проверки: архив принимает дела «как есть», что приводит к накоплению неоформленных массивов;
- Несвоевременная экспертиза ценности: дела с истекшим сроком хранения не могут быть переданы в госархив без акта отбора.
Автоматизация и электронный документооборот (ЭДО)
В современных организациях график передачи дел ведется в системах ЭДО (1С:Документооборот, Directum, DIADOC и др.) или специализированных АИС архива (Архивариус, ЭЛАР и др.). Преимущества:
- Автоматическое формирование графика на основе номенклатуры и дат завершения дел.
- Задачи-оповещения ответственным лицам за 2 недели, за 3 дня, в день дедлайна.
- Электронное согласование и утверждение (ЭЦП).
- Автоматическое формирование Акта приема-передачи на основе данных дела в системе.
- Контроль исполнения в реальном времени (дашборды руководителя и архивиста).