Грамотное оформление акта приема-передачи документов на хранение в архив — это обязательная процедура для любой организации, передающей дела в архивное учреждение (государственное, ведомственное или специализированное коммерческое). Данный документ фиксирует факт передачи прав на хранение, подтверждает состав и состояние дел и является основой для снятия документов с учета у передающей стороны.

На 10 июля 2026 года действуют требования Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказа Росархива от № 189 (утвердившего типовые формы архивной документации) и ГОСТ Р 7.0.100-2018. Ниже представлен подробный разбор процедуры, актуальный образец акта и разбор типичных ошибок.

Правовое регулирование и назначение акта

Согласно ст. 22 ФЗ № 125-ФЗ, передача документов в архивы осуществляется на основании акта приема-передачи. Этот документ решает несколько ключевых задач:

• Юридическая: фиксирует момент перехода ответственности за сохранность документов от передающей стороны к принимающей (архиву).
• Учетная: служит основанием для списания дел с учета в организации-передателе (форма инвентарной книги или журнал учета).
• Контрольная: подтверждает соответствие фактического состава дел описям (номенклатурам).
• Идентификационная: присваивает делам архивные коды/индексы (фонд, опись, дело) для дальнейшего поиска.

Важно: Единой строго установленной государством формы акта приема-передачи документов НЕТ (в отличие от форм 0504101/0510448 для основных средств). Организации вправе разработать свой бланк самостоятельно в составе Учетной политики или Использовать рекомендуемую форму из Приказа Росархива № 189 (Приложение № 10 — «Акт приема-передачи документов на хранение»).

Обязательные реквизиты акта (по ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Приказу Росархива № 189)

Для юридической силы документ должен содержать следующие элементы:

1. Наименование документа: «Акт приема-передачи документов на хранение».
2. Дата составления (число, месяц, год словами и цифрами) и место составления (населенный пункт).
3. Сведения о сторонах:
   • Передающая сторона: полное наименование организации, ИНН/КПП, адрес, ФИО и должность уполномоченного лица (руководителя или ответственного за архив), основание действия (приказ, доверенность, устав).
   • Принимающая сторона (Архив): полное наименование архивного учреждения, лицензия на архивную деятельность (если коммерческий архив), ФИО и должность архивариуса/эксперта.
4. Основание для передачи: ссылка на закон (ст. 22 ФЗ-125), сроки хранения (утвержденная номенклатура дел), акт экспертизы ценности документов.
5. Табличная часть (описание передаваемых документов): это ключевой раздел (см. детально ниже).
6. Состояние документов: запись о состоянии дел (хорошее, удовлетворительное, требуют восстановления), наличии повреждений, грибка, следов влаги.
7. Количество экземпляров акта: минимум 2 (один у передающей стороны, один в архиве), часто 3 (третий — в вышестоящую организацию или для отчета).
8. Подписи сторон: с расшифровкой (ФИО), датами подписания и печатями (если используются).
9. Приложения: перечень приложений (номенклатура дел, описи дел, акт экспертизы, перечень электронных носителей, если есть).

Структура табличной части: что обязательно заполнить

В теле акта должна быть таблица, описывающая каждое дело (или партию дел, если передача массовая и приложена опись). Минимальный набор колонок:

Совет: Если дел много (сотни единиц хранения), в акте пишут: «Документы передаются в соответствии с приложенной Описью дел № 1 от на 150 стр., в 2-х экземплярах», а в таблицу акта вносят только итоговые суммы (кол-во дел, кол-во листов, кол-во коробок).

Ниже приведен универсальный образец, соответствующий требованиям 2026 года. Вы можете скопировать код, вставить в редактор (Word, Google Docs, 1С) и заполнить данными своей организации.

Подготовка документов к передаче: чек-лист перед подписанием акта

Архив имеет право отказать в приеме документов, если они не подготовлены согласно Приказу Росархива № 189. Проверьте следующие пункты ДО составления акта:

• Формирование дел: Документы сшиты в дела, пронумерованы листы, оформлены титульные листы дел (форма 0504101 или по ГОСТ Р 7.0.97-2016).
• Сроки хранения: На каждом деле проставлен срок хранения и год начала счета срока (обычно год следующего за последним документом в деле).
• Номенклатура/Опись: Составлена опись передаваемых дел (в 2-х экземплярах минимум) с указанием заголовков, дат, сроков, кол-ва листов.
• Упаковка: Дела упакованы в архивные коробки (формат А4/А3) или папки. На коробках — этикетки с указанием фонда, описи, диапазона номеров дел.
• Электронные документы: Если передаются ЭДО/сканы — оформлен отдельный реестр носителей/файлов, проверены ЭП, обеспечен доступ к ключам проверки (если требуется).
• Акт экспертизы: Для документов со сроком хранения более 10 лет и постоянным — обязательна экспертиза ценности (внутренняя или внешняя).

Особенности 2026 года: электронный документооборот и ФИС ФРДО

С учетом развития федеральной информационной системы фондов архивов (ФИС ФРДО) и перехода на электронное взаимодействие:

• Электронный акт: Допускается подписание акта усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) через системы ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, Госуслуги/Мой Архив). Юридическая сила равна бумажному.
• Реестр переданных фондов: После приема документов архив обязан внести сведения в ФИС ФРДО (если это госархив или ведомственный архив, подключенный к системе). Передающей стороне рекомендуется запросить у архива подтверждение внесения записи в ФИС.
• Гибридные фонды: Если передаются бумажные дела с электронными копиями (или наоборот), в акте обязательно указывается связь: «К делу № 5 прилагается CD-диск / файл в ЭДО с ЭП, содержащий электронные копии листов 1-50»;

Типичные ошибки и риски

1. Отсутствие описи в приложении. Акт без описи (или со ссылкой на «номенклатуру» без конкретных номеров дел) считается неполным. Архив может не принять документы к учету.
2. Несовпадение заголовков дел. Заголовок в акте/описи отличается от заголовка на титульном листе дела. Приводит к возврату акта на доработку.
3. Непроставленные сроки хранения на делах. Самая частая причина отказа архива при визуальном осмотре.
4. Передача документов с истекшим сроком хранения без акта экспертизы. Если срок истек, а экспертиза не проводилась — документы подлежат уничтожению, а не передаче в архив.
5. Подпись не уполномоченным лицом. Подписал менеджер/бухгалтер без доверенности или приказа о назначении ответственного за архив. Акт может быть оспорен.
6. Игнорирование состояния документов. Передача загрубевших, заплесневелых или разорванных документов без акта осмотра состояния создает риски для архива и споры о компенсации восстановления.

Хранение акта после подписания

• У передающей стороны: Экземпляр акта с отметкой архива о приеме хранится постоянно (как документ, подтверждающий законность вывода документов из организации). Прикрепляется к инвентарной книге или хранится в отдельном томе «Акты приема-передачи в архив».
• В архиве: Экземпляр акта оформляется в дело архива (фонд архива, опись «Акты приема-передачи»), хранится постоянно.
• Срок хранения акта: Постоянный (как документ архивного учета).

Акт приема-передачи документов на хранение — это не просто формальность, а ключевой юридический документ, защищающий интересы и передающей организации (снимает ответственность за сохранность), и архива (фиксирует входящий фонд). Использование актуального образца с полным набором реквизитов, тщательная подготовка дел (согласно Приказу Росархива № 189) и проверка соответствия описей реальному составу — залог быстрой и бесконфликтной сдачи документов в архив в 2026 году.

Рекомендация: Перед массовой сдачей согласуйте бланк акта и форму описи с принимающим архивом — у многих госархивов и крупных коммерческих архивов есть свои методические рекомендации по заполнению табличной части, соблюдение которых ускорит приемку в 2-3 раза.