Группа архива органов, регистрирующих акты гражданского состояния (далее – Группа архива) является структурным подразделением Главного управления юстиции (ГУ Юстиции) и отвечает за систематизацию, хранение, учет и обеспечение доступа к документам, фиксирующим основные события в жизни граждан: рождение, брак, смерть, изменение имени и другие юридически значимые факты.

Правовое основание деятельности

Деятельность Группы архива регулируется рядом нормативных актов РФ:

• Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных»;
• Федеральный закон от № 160-ФЗ «О государственной регистрации актов гражданского состояния»;
• Приказ Минюста России от № 123/пр «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения актов гражданского состояния»;
• Внутренние регламенты ГУ Юстиции, в частности Положение о работе архивных подразделений, утверждённое приказом ГУ Юстиции от № 45.

Структура Группы архива

Группа архива состоит из нескольких отделов, каждый из которых отвечает за определённый этап жизненного цикла документов:

1. Отдел приёма и регистрации документов – осуществляет первичный приём актов, их проверку на соответствие требованиям законодательства и ввод в электронный реестр.
2. Отдел классификации и систематизации – назначает каждому документу уникальный идентификационный код, определяет категорию и уровень доступа.
3. Отдел хранения и консервации – обеспечивает физическое и электронное хранение документов, контролирует условия хранения (температура, влажность, защита от магнитных полей).
4. Отдел выдачи и обслуживания запросов – рассматривает обращения граждан, юридических лиц и государственных органов, выдаёт выписки, справки и копии актов.
5. Отдел цифровой трансформации – отвечает за миграцию бумажных актов в электронный формат, внедрение систем электронного документооборота (ЭДО) и поддержание информационной безопасности.
6. Отдел контроля и аудита – проводит внутренние проверки соблюдения регламентов, готовит отчёты для надзорных органов.

Основные функции Группы архива

3.1 Приём и регистрация актов

В процесс включаются:

• Получение оригиналов актов (свидетельств о рождении, браке, смерти и др.) от ЗАГСов и иных уполномоченных органов.
• Проверка подлинности и полноты документов.
• Ввод данных в Единый государственный реестр актов гражданского состояния (ЕГРАГС).

3.2 Систематизация и классификация

Для удобства поиска и обеспечения правовой определённости каждый акт получает:

• Уникальный регистрационный номер (УРН).
• Код классификации по типу акта (рождение – 01, брак – 02, смерть – 03 и т.д.).
• Метаданные: дата и место регистрации, ФИО участников, сведения о родителях (для свидетельств о рождении) и др.

3.3 Хранение и консервация

Документы хранятся в двух формах:

• Физическая форма – в специально оборудованных архивных помещениях с контролируемым микроклиматом.
• Электронная форма – в централизованной базе данных с резервным копированием на несколько дата‑центров.

3.4 Обеспечение доступа

Запросы могут подаваться:

• Гражданами (через портал Госуслуг, лично в отделе выдачи или по почте).
• Органами государственной власти (судебные органы, органы опеки, миграционная служба).
• Юридическими лицами (банки, страховые компании) при наличии законных оснований.

Все запросы проверяются на соответствие требованиям закона о персональных данных и о защите тайны государственной регистрации.

3.5 Цифровая трансформация

В последние годы Группа архива активно внедряет:

• Систему электронного архива (ЭА) с поддержкой стандарта ISO 15489 «Управление документами».
• Технологию блокчейн для обеспечения неизменяемости записей о регистрации актов.
• Автоматизированные инструменты распознавания текста (OCR) для ускорения оцифровки бумажных документов.

Взаимодействие с другими органами

Группа архива тесно сотрудничает с:

• ЗАГСами – поставщиками первичных актов.
• Министерством внутренних дел – для обмена данными о смене фамилии, имени, отчества.
• Федеральной службой судебных приставов – для предоставления выписок в рамках исполнительного производства.
• Федеральной налоговой службой – для подтверждения семейного положения налогоплательщиков.
• Органами опеки и попечительства – при установлении опеки над несовершеннолетними.

Порядок обращения граждан

Для получения копии или выписки из акта гражданского состояния гражданин может воспользоваться одним из следующих способов:

1. Через портал Госуслуг – заполнить электронную форму, приложить скан паспорта и оплатить госпошлину (если требуется).
2. Лично в отделе выдачи – предъявить оригинал паспорта, заполнить заявление и получить документ в течение 5 рабочих дней.
3. По почте – отправить письмо с заявлением и копией паспорта заказным письмом, указав обратный адрес.

Сроки выдачи зависят от типа акта:

• Свидетельство о рождении – до 10 дней.
• Свидетельство о браке – до 7 дней.
• Свидетельство о смерти – до 5 дней.

Защита персональных данных и информационная безопасность

Группа архива обязана соблюдать требования ФЗ «О персональных данных» и ФЗ «О защите информации». Ключевые меры включают:

• Шифрование всех электронных записей с использованием алгоритмов ГОСТ Р 34.10‑2012.
• Контроль доступа по принципу «необходимости знать» (role‑based access control).
• Регулярные аудиты уязвимостей и тесты на проникновение.
• Обучение персонала правилам работы с конфиденциальной информацией.

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется:

• Полная миграция всех бумажных актов в электронный формат с сохранением оригиналов в архивных хранилищах.
• Внедрение единой биометрической идентификации заявителей для ускорения процесса выдачи документов.
• Расширение возможностей онлайн‑самообслуживания через мобильные приложения.
• Интеграция с международными реестрами (например, для подтверждения брака при иммиграции).

Группа архива органов, регистрирующих акты гражданского состояния, играет ключевую роль в обеспечении правовой определённости жизненных событий граждан России. Благодаря чёткой нормативной базе, современной инфраструктуре и постоянному внедрению цифровых технологий, она гарантирует надёжное хранение, быстрый доступ и защиту персональных данных, что в конечном итоге повышает эффективность работы государственных органов и удобство обслуживания населения.

Дата последнего обновления статьи: 12 июля 2026 г.